Serviços Especializados
1. Auditoria Geral
2. Ouvidoria Especializada em Ações Afirmativas
3. Ouvidoria Geral
1. Auditoria Geral
Unidade Administrativa/Juiz de Fora e Governador Valadares
Contatos e horários
Sítio eletrônico: https://www2.ufjf.br/auditoriainterna/
E-mail: auditoriainterna@ufjf.br
Telefone: (32) 2102-3397
Endereços:
– Universidade Federal de Juiz de Fora – Auditoria Interna – Audin/UFJF Campus da UFJF – Martelos Juiz de Fora – CEP 36036-900
Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira das 7h às 19h.
Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A atividade de auditoria interna caracteriza-se pela prática independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações da instituição. A auditoria interna deve auxiliar a instituição a realizar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos.
Público ao qual se destina:
Docentes, discentes, TAEs, terceirizados e público externo.
Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).
Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
O PAINT – Plano Anual de Auditoria Interna – do ano em exercício define as ações a serem realizadas. Assim, a forma necessária de acessar o serviço é através do PAINT, que é votado anualmente no Conselho Superior da UFJF. Durante o correr dos trabalhos, deve-se monitorar a execução do plano de auditoria interna e comunicar periodicamente ao Conselho Superior da Universidade informações sobre o andamento dos trabalhos e as possíveis intercorrências ou situações relevantes ocorridas que possam impactar seus resultados.
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Planejamento; Execução; Comunicação dos Resultados; Monitoramento das Recomendações; Quantificação e Registro dos Benefícios da Atividade de Auditoria Interna
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Avaliação e consultoria, que são executados no prazo e de acordo com aquilo que é disposto no PAINT do ano corrente.
Prioridade no atendimento:
As prioridades definidas em lei. Também solicitando horário pré-agendado quando não houver disponibilidade imediata para atendimento (exclusivamente para membros da Administração Superior da Universidade e demais partes interessadas pertencentes ao serviço público).
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
No caso das Avaliações, o prazo máximo corresponde à duração do ciclo de auditoria em que a mesma está programada (entre 60 e 70 dias úteis). No caso das Consultorias, o prazo máximo será aquele acordado formalmente com as unidades solicitantes. Ao final desses prazos são emitidos os relatórios finais de auditoria e os pareceres de consultoria, documentos que materializam o resultado dos trabalhos.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
O previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
A atividade de auditoria interna caracteriza-se pela prática independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações da instituição. O prazo para execução de todas as atividades anuais é a constante do PAINT, geralmente correspondente a 1 (um) ano. A auditoria interna deve auxiliar a instituição a realizar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos.
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
O usuário deverá solicitar reunião, presencial ou virtual, enviar documento (ofício, e-mail etc.), realizar chamada telefônica ou fazer uso de quaisquer outras formas de comunicação admissíveis no serviço público federal.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Reuniões, presenciais ou virtuais, ofícios, e-mails, chamadas telefônicas ou quaisquer outras formas de comunicação admissíveis no serviço público federal.
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefone, divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e da unidade.
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Placas indicativas e cartazes
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
A sala da Auditoria Interna é ampla, espaçosa e confortável e pode receber bem o usuário do serviço público. Tem acesso para cadeirantes e pessoas com deficiência em geral.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Anotações que depois servirão de base para inserção nos sistemas informacionais.
(Informações atualizadas em 25/07/2023, às 18h56)
2. Ouvidoria Especializada em Ações Afirmativas
Unidade Administrativa/Diretoria de Ações Afirmativas (Diaaf)/Juiz de Fora e Governador Valadares
Contatos e horários
Sítio eletrônico:
E-mail:
Telefones:
- (32) 2102-3380
Endereço:
- Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio da Reitoria, sala 123
Dias e Horário de funcionamento:
- Segunda a sexta, das 7h às 19h
Breve descrição dos serviços prestados
- A Ouvidoria Especializada em Ações afirmativas é instância diretamente vinculada à Diretoria de Ações Afirmativas, que tem, segundo resolução do Conselho Superior da UFJF nº 608/ 2016, as seguintes competências:
– Receber denúncias e depoimentos a respeito das situações de discriminação, preconceito, violência e opressão vivenciadas no ambiente universitário, garantindo o sigilo dos e das envolvidos (as).
– Realizar o acolhimento e o encaminhamento dos manifestantes aos serviços de atendimento especializado no interior da UFJF ou na rede pública.
– Dar apoio e orientação aos membros da comunidade acadêmica da UFJF, vítimas de discriminação, preconceito, violência e opressão ou em situação de vulnerabilidade social, jurídica e psicológica.
– Sistematizar dados com vistas a subsidiar a formulação de novas políticas de ações afirmativas e apoio à diversidade pela gestão da UFJF.
– Articular-se sistematicamente com a Ouvidoria Geral da UFJF no processo de acolhimento e encaminhamento dos assuntos referentes às ações afirmativas.
Públicos e formas de acesso e comunicação
- Público ao qual se destina: Comunidade Acadêmica (Docentes, discentes, TAEs e terceirizados), Comunidade externa
- Forma de acesso ao serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Pessoalmente, Outros
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Pessoalmente
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço
- As manifestações dirigidas à Ouvidoria Especializadas em Ações Afirmativas podem ser identificadas ou anônimas e devem conter todas as informações necessárias à sua análise e tratamento.
- É garantido o sigilo quanto à autoria da manifestação quando expressamente solicitado pelo demandante ou, por decisão do(a) ouvidor(a), nos casos em que tal providência se fizer necessária.
- As demandas e manifestações podem ser realizadas de maneira presencial, por telefone, por e-mail (ouvidoriaespecializada.diaaf@ufjf.br) ou por meio de registro na Plataforma Fala.Br. Denúncias não podem ser realizadas por telefone.
- São necessárias informações de contato (endereço, telefone ou e-mail) para o encaminhamento da resposta ou solicitação de informações adicionais, pela Ouvidoria.
- Informações referentes ao uso da Plataforma Fala.Br:
– Link de acesso: Fala.Br
– Informações e guias tutoriais de utilização: https://www.gov.br/cgu/pt-br/falabr/orientacaoes - Para requerer acolhimento ou atendimento presencial com a Ouvidora é necessário solicitar o agendamento prévio por telefone ou e-mail. Necessário informar nome completo, telefone ou e-mail para contato, unidade/departamento de lotação (quando comunidade acadêmica).
Etapas e prazos
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
- Todas as demandas encaminhadas ao setor passam, primeiramente, por uma triagem. Em seguida, é verificada a necessidade de complementação de informação. Após análise, a Ouvidoria busca a mediação do conflito por meio de resolução consensual ou encaminha para a unidade apuradora, que será responsável por apurar a situação e dar os encaminhamentos cabíveis.
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
- As manifestações devem ser respondidas em até 20 dias corridos, prorrogáveis por mais 20, mediante justificativa circunstanciada apresentada à Ouvidoria. O(a) Ouvidor(a) Especializado(a) em Ações Afirmativas pode reduzir o prazo previsto nos casos que julgar pertinente. Nos casos em que há pedido de complementação pela Ouvidoria ao manifestante, o prazo começa a ser contabilizado a partir do recebimento desta.
Prioridade no atendimento:
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
- Previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
- As manifestações devem ser respondidas em até 20 dias corridos, prorrogáveis por mais 20, mediante justificativa circunstanciada apresentada à Ouvidoria. Nos casos em que há pedido de complementação pela Ouvidoria ao manifestante, o prazo começa a ser contabilizado a partir do recebimento desta.
Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Plataforma Fala.Br
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Plataforma Fala.Br
Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
- O espaço conta com acessibilidade e conforto reduzidos. Contudo, mediante as necessidades requeridas pelo indivíduo, o atendimento presencial pode ser realizado em outros locais das dependências da UFJF.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
- Agendamento através do email ou telefone; ou presencialmente por demanda.
3. Ouvidoria Geral
Unidade Administrativa/Juiz de Fora e Governador Valadares
Contatos e horários
Sítio eletrônico:
E-mail:
Telefones:
- (32) 2102-3380
Endereço:
- Endereço: Campus Universitário – Prédio da Reitoria, sala 122 Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Martelos Juiz de Fora – 36036-900
Dias e Horário de funcionamento:
- De segunda a sexta-feira: das 7h às 19h
Breve descrição dos serviços prestados
- Este é um serviço de atendimento à comunidade interna e externa da UFJF, que tem por objetivo acolher, ouvir, encaminhar e acompanhar manifestações recebidas sob a forma de reclamações, denúncias, solicitações, simplificação, sugestões e elogios.
- Atualmente, abriga também o Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), que gerencia as solicitações e respostas no âmbito da Lei de Acesso à Informação.
- Nesse sentido, a prestação de serviços da Ouvidoria Geral prevê:
– O recebimento de manifestações, presencialmente ou via plataforma Fala.BR, cujo link de acesso se encontra disponível em: https://falabr.cgu.gov.br/publico/Manifestacao/SelecionarTipoManifestacao.aspx?ReturnUrl=%2fPrincipal.aspx
– O recebimento de solicitações de informações, através da plataforma Fala-BR.
– O acolhimento aos manifestantes, seja por demanda espontânea ou através de agendamento.
– A triagem e análise preliminar das manifestações, de modo a verificar sua materialidade.
– O tratamento das manifestações, com encaminhamento destas aos setores/unidades responsáveis por seu atendimento.
– O encaminhamento das solicitações de informações aos setores/responsáveis por seu atendimento.
– Mediações com as partes envolvidas em determinadas manifestações, conforme necessidade.
– O envio das respostas recebidas pelos setores/unidades responsáveis aos manifestantes/solicitantes, em conformidade com os prazos legais previstos.
– O acompanhamento das manifestações não resolvidas no prazo legal previsto, junto aos responsáveis.
Públicos e formas de acesso e comunicação
- Público ao qual se destina: Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo.
- Forma de acesso ao serviço: Presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: Presencialmente e sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço
- Este é um serviço de atendimento à comunidade interna e externa com atribuições de ouvir, encaminhar e acompanhar reclamações, solicitações e sugestões. Atualmente abriga também o setor SIC que gerencia as solicitações e respostas no âmbito da Lei de Acesso à Informação.
Etapas e prazos
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
- A partir do registro da manifestação pelo cidadão, a Ouvidoria faz uma análise prévia, encaminha ao setor, recebe do setor resposta, verifica se a resposta é conclusiva e devolve ao cidadão.
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
- 30 dias.
Prioridade no atendimento:
- Não há.
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
- 20 dias.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
- Previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
- A partir do registro da manifestação pelo cidadão, a Ouvidoria faz uma análise prévia, encaminha ao setor, recebe do setor resposta, verifica se a resposta é conclusiva e devolve ao cidadão. Prazo estimado: 20 dias.
Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
- Todas as manifestações são recebidas através do preenchimento de formulário na Fala.BR – Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
- Plataforma Fala.BR
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
- Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor.
Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
- Não existe.
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
- Regulares.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
- Durante o plano de contenção da Covid-19, o atendimento está limitado ao preenchimento do formulário na plataforma Fala-Br.
(Informações atualizadas em 18/08/2022, às 17h02)