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ICSA

Instituto de Ciências Sociais Aplicadas (ICSA)

Unidade Acadêmica – Governador Valadares

 

Sumário

  1. Direção – Núcleo de Apoio Administrativo

  2. Secretaria da Direção do ICSA

  3. Secretaria das Ciências Sociais Aplicadas

 


 

1. Direção – Núcleo de Apoio Administrativo

Unidade Administrativa/Governador Valadares

Contatos e horários

Sítio eletrônico:
https://www.ufjf.br/icsagv/

E-mails:
nucleo.icsa@gmail.com

Telefone:
(33) 3301-1000 – Ramal 1008

Endereço: Avenida Doutor Raimundo Monteiro Rezende, número 330 – Terceiro andar – Sala 300 – Centro– CEP: 35.010-173 – Governador Valadares – Prédio da Faculdade Pitágoras.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
O Núcleo Administrativo tem a função dar apoio à direção do ICSA, aos departamentos e coordenações, prestando atendimento a alunos e servidores em geral, além dos usuários internos e externos com relação às funções administrativas do Instituto. Além disso, recebimento e envio de correspondência via malote, reencaminhamento de documentos, solicitação de reembolso de inscrição em eventos, e empréstimo de equipamentos sob os cuidados do setor.

A equipe ainda é incumbida da montagem de mapa de sala e divulgação das informações sobre o horário linear. O setor gerencia a parte de Achados e Perdidos, incluindo , recebimento, guarda, descarte e devolução de objetos; é responsável pela solicitação de compras, através da aquisição de material de consumo via termo de referência; faz o procedimento de análise de PCDP’s recebidas pelo Sistema de Concessão de Diárias e Passagens; e executa empréstimo de cópias de chaves. Através de ferramenta tecnológica, executa o gerenciamento de rotinas. Além disso, executa a fiscalização de contratos do setor.

 

Público ao qual se destina:
Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo. 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Em geral, o contato com o usuário dos serviços é realizado presencialmente no setor, na sala 300 do prédio principal do Pitágoras, podendo também ser feitos atendimentos por telefone e por e-mail. A princípio não é necessária a apresentação de documentos; basta a pessoa se identificar nominalmente e descrever sua solicitação, presencialmente, por telefone ou por e-mail, para a verificação da possibilidade de atendimento.

 

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
– Envio e Recebimento de Correspondências via Malote
· Recebimento do documento;
· Registro e impressão do protocolo;
· Despacho das correspondências;
· Prestação de informações sobre a remessa;
· Devolução ou reencaminhamento de correspondências postadas equivocadamente;
· Arquivo de protocolos e documentos diversos.

– Solicitação de Pagamento da Taxa de Inscrição ou Reembolso
· Abertura de requisição de taxa de inscrição ou reembolso no Siga;
· Solicitação de autorização do gestor;
· Recebimento dos documentos necessários ao processo;
· Conferência dos documentos recebidos;
· Montagem do processo;
· Encaminhamento do processo;
· Acompanhamento do processo.

– Empréstimo de Equipamentos
· Controle do portfólio de equipamentos;
· Preenchimento dos formulários de empréstimo;
· Entrega do equipamento ao solicitante;
· Recebimento do equipamento do solicitante;
· Conferência do equipamento;
· Arquivo dos termos de empréstimo.

– Montagem do Mapa de Sala
· Distribuição das salas;
· Verificação das inconsistências no mapa elaborado;
· Lançamento das disciplinas no sistema de reserva de salas;
· Emissão do horário linear;
· Emissão de outros relatórios necessários;
· Reserva de salas para servidores.

– Solicitação de Compras
· Abertura da requisição de compras no Siga;
· Solicitação de autorização do gestor;
· Elaboração de Estudo Técnico Preliminar;
· Realização de Pesquisa de Preços;
· Preenchimento do Termo de Referência;
· Abertura de solicitação para setor de suprimentos;
· Encaminhamento de documentos necessários para a Coordenação de Suprimentos.

– Análise no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP)
· Realização de análise dos requisitos da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP);
· Fornecimento de parecer para a PCDP;
· Realização de análise dos requisitos da prestação de contas;
· Fornecimento de parecer para a prestação de contas.

– Empréstimo de Chaves
· Entrega das chaves ao solicitante;
· Recebimento em devolução das chaves pelo solicitante;
· Atualização dos controles cabíveis.

– Gerenciamento do Site do ICSA
· Manutenção e edição de páginas no Site;
· Atualização de informações relevantes no Site;
· Identificação das necessidades de melhorias no Site.

– Controle de Estoque de Materiais
· Identificação das necessidades de melhorias na gestão dos materiais;
· Realização de levantamentos físicos;
· Tratamento das requisições dos solicitantes;
· Atualização de informações do estoque.

 

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Depende do tipo de demanda, o que pode variar de poucos minutos, para solicitações mais simples tratadas diretamente com o solicitante, até 60 dias, para solicitações mais complexas, que envolvem planejamento prévio.

Prioridade no atendimento:
A regra é seguir a ordem de chegada da demanda no atendimento presencial ou na solicitação virtual. Nos atendimentos à distância, a prioridade se concentra na urgência e na existência de prazo. Procedimentos que seguem prazos previamente estipulados passam a ser prioridade, uma vez que o objetivo se concentra em atender à necessidade dos usuários e no cumprimento de prazos, embora procuremos seguir as regulamentações específicas que constam da legislação sobre atendimento prioritário.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Em média 24 horas, dependendo da situação demandada.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
Todos os usuários são atendidos com urbanidade, ética e respeito, levando-se em consideração cada caso para personalização do atendimento, de acordo com as atribuições do setor, além de encaminhar o usuário a outros setores competentes se necessário para ter sua demanda atendida. 

 

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
– Serviço: Envio e Recebimento de Correspondências via Malote
Etapas presentes: Recebimento, despacho, impressão de protocolo, encaminhamento, arquivamento de protocolo
Prazo estimado 15 minutos
Etapas futuras: Prestação de informações, devolução ou reencaminhamento de correspondências
Prazo estimado: 24 horas

– Serviço: Solicitação de Reembolso de Inscrição
Etapas presentes: Requisição, recebimento e conferência de documentos enviados pelo solicitante
Prazo estimado: 24 horas
Etapas futuras: Montagem do processo, encaminhamento, acompanhamentos
Prazo estimado: Três dias

– Serviço: Empréstimo de Equipamentos
Etapas presentes: Preenchimento dos formulários necessários, entrega dos equipamentos, atualização do controle de empréstimos
Prazo estimado: 24 horas
Etapas futuras: Recebimento e conferência dos equipamentos, arquivamento dos termos de empréstimo
Prazo estimado: 15 minutos

– Serviço: Montagem do Mapa de Sala
Etapas presentes: Distribuir as salas, verificar inconsistências, lançar disciplinas no sistema, emitir horário linear Prazo estimado: Duas semanas
Etapas futuras: Emitir relatórios necessários, reservar salas para servidores
Prazo estimado: Cinco minutos

– Serviço: Solicitação de Compras
Etapas presentes: Abrir requisição no sistema, elaboração de estudo técnico preliminar, realização de pesquisa de preços, preenchimento de termo de referência
Prazo estimado: 15 dias
Etapas futuras: Abertura de solicitação ao setor local de suprimentos, encaminhamento dos documentos à Coordenação de Suprimentos
Prazo estimado: 48 horas

– Serviço: Análise de SCDP
Etapas presentes: Análise da PCDP, parecer sobre a PCDP
Prazo estimado: 48 horas
Etapas futuras: Análise da prestação de contas, parecer sobre a prestação de contas
Prazo estimado: Três dias

– Serviço: Empréstimo de Chaves
Etapas presentes: Entrega das chaves, atualização do controle
Prazo estimado: Cinco minutos
Etapas futuras: Recebimento das chaves, atualização do controle
Prazo estimado: Cinco minutos

– Serviço: Gerenciamento do Site
Etapas presentes: Edição do site, atualização de informações
Prazo estimado: 24 horas
Etapas futuras: Manutenção do site, identificação de pontos de melhoria no site
Prazo estimado: Três dias

Serviço: Controle de Estoque de Materiais
Etapas presentes: Tratamento de requisições, atualização de informações do estoque
Prazo estimado: 24 horas
Etapas futuras: Levantamentos físicos, identificar pontos de melhoria na gestão dos materiais
Prazo estimado: 60 dias

 

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Em regra, ao receber uma sugestão ou reclamação por meio dos canais de comunicação com os usuários, o setor inicialmente checa as informações recebidas quanto à pertinência, tomando como base cada Procedimento Operacional Padrão interno aplicável à questão. Após verificar que a sugestão ou reclamação procede, o setor comunica o relacionamento internamente para resolução do problema ou acatamento da sugestão em prazo razoável, registrando formulário de ocorrência se cabível. Por fim, ao solucionar o problema reclamado ou implementar a ideia sugerida, comunica o fato a todos os usuários interessados, arquivando o formulário de ocorrência se houver.  

 

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
As formas de consulta dependem do tipo de serviço solicitado, mas em geral podem ser feitas presencialmente no local onde funciona o setor ou por meio das opções do menu Administrativo do site do ICSA. Além disso, certas demandas específicas podem ser consultadas por acompanhamentos no Siga ou processos no SEI. 

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; divulgação de informações em redes sociais; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
São utilizados cartazes na própria sala onde funciona o setor, para indicar seu local de funcionamento e efetuar comunicados breves. Além disso, a unidade sinaliza comunicações relevantes de interesse geral dos usuários em quadro branco de uso comum no ICSA.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
Esses serviços são de responsabilidade da locadora do prédio onde funciona a unidade, cujas condições estão em conformidade com as normas aplicáveis e possibilitam o desempenho normal das atividades no setor.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Há serviços que dependem da disponibilidade dos sistemas informatizados, como o Siga e o SEI, para os devidos andamentos. Entretanto, sempre que possível, são utilizados procedimentos manuais para suprir necessidades imediatas, tais como: uso de formulários impressos e solicitação de contatos para futuros atendimentos virtuais ou presenciais.

 

Outras informações:
O Núcleo de Apoio Administrativo do ICSA também mantém um controle interno dos bens móveis do Instituto, embora a responsabilidade primordial seja do Setor de Patrimônio do Campus GV. Entretanto, esse controle próprio do setor auxilia nas atividades de auditoria interna da Instituição e também na realização de levantamentos físicos para confecção de relatórios, a pedido da Direção do ICSA.

 

(Informações atualizadas em 10/05/2021, às 14h39)

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2. Secretaria da Direção do ICSA

Contatos e horários

Sítio eletrônico:
https://www.ufjf.br/icsagv/

E-mail:
secretaria.direcao.icsa@ufjf.edu.br 
secretaria.direcao.icsa@gmail.com

Telefone:
(33) 3301-1000 – Ramal 1905

Endereço: Avenida Doutor Raimundo Monteiro Rezende, número 330 – Quarto  andar/Sala 02 – Centro– CEP: 35.010-173 – Governador Valadares – Prédio da Faculdade Pitágoras.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, de 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Secretaria da Direção do ICSA tem a função de assessorar a Direção do ICSA, bem como ao Conselho de Unidade e à Congregação do ICSA, além dos usuários internos e externos, com relação a acesso à informação não sigilosa e a processos administrativos cujo trâmite passe pelo setor.

A assessoria ao ICSA, nas categorias de usuários acima descritas, correlaciona-se com as solicitações de oficialização documental (sustentando o Princípio da Legalidade), bem como as notificações aos interessados e a culminância com a publicização e arquivamento dos documentos expedidos – gêneros textuais “Portaria”, “Resolução”, “Ata” – pela Direção do ICSA no sítio eletrônico (atenção ao Princípio da Publicidade) e dentro dos prazos cabíveis (Princípio da Eficiência).

Não obstante, esta Secretaria recebe as solicitações feitas à Direção em questão, fazendo a devida organização de pautas, para deliberação em reunião ordinária ou extraordinária da alçada da Direção, ou para que demandas diversas possam ser suplantadas, por e-mail, telefone, inserção de documentos e despachos em processos administrativos e pessoalmente, com os devidos registros necessários em protocolo ou por malote, e, por fim, saída/entrada/ abertura/arquivamento de processos via SIGA.

Ainda com relação à gestão documental, o inventário de documentos físicos é mantido (arquivamento em suas diversas fases, principalmente, corrente), controlado numericamente e acessado para consulta do setor, dos usuários e do próprio diretor do Instituto.

Documentos relacionados aos Estágios Probatórios Docente e de TAE têm sua assessoria prestada por este setor, que faz conferências de check list documental, coleta de assinaturas e conferência de pendências e sequência de assinaturas; além de diligências administrativas cujo objetivo seja o encaminhamento completo e preciso desses processos; e, em atenção ao Princípio da Impessoalidade, todos são atendidos com a máxima celeridade e sem prejuízo de suas demandas por parte desse setor e de seu diretor.

Com relação aos TAEs do ICSA, registra-se a confecção e envio mensal ao setor competente de Relatório Mensal de Frequência e apoio ao Proades.

Coleta de assinaturas, sendo as mais frequentes relacionadas aos formulários RH de solicitação de férias e de afastamentos diversos, são abarcadas na Secretaria da Direção do ICSA, como também, solicitações de reunião e conversas com a direção, sejam de membros da própria comunidade acadêmica ou de órgãos públicos da esfera federal, estadual ou municipal.

O setor faz também interface entre a Direção do ICSA, o campus sede e a Direção Geral do campus de Governador Valadares.

 

Público ao qual se destina:
Membros da comunidade interna e externa.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente e sítio eletrônico.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o usuário dos serviços é realizado por telefone, por e-mail e pessoalmente.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
A princípio não é necessária a apresentação de documentos; basta a pessoa se identificar e descrever sua solicitação, presencialmente, por telefone ou por email, para a verificação da possibilidade de atendimento.

 

Prazo para prestação do serviço:
Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso, mas o objetivo é atender, sempre que possível, ao deadline indicado em cada pedido.

 

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado.

 

Outras informações:
Pedidos de divulgação de eventos no âmbito do Conselho de Unidade ou por parte da Direção devem ser feitos, preferencialmente, por email, e devem conter informações como nome do evento, data, local, organizadores, programação, prazos e taxas de inscrição, e número de telefone de quem fala sobre o evento, além disso, é essencial que os documentos digitalizados estejam nítidos.

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3. Secretaria das Ciências Sociais Aplicadas (Secretaria das CSAs)

Contatos e horários

E-mails:
secretaria.sociais.gv@ufjf.edu.br 
secretaria.sociais.ufjf.gv@gmail.com

Telefone:
(33) 3301-1000 ramal: 1950

Endereço: Av. Dr. Raimundo Monteiro Rezende, n° 330, 3° andar, sala 300, Centro, Governador Valadares/MG, CEP: 35.010-173 – Prédio da Faculdade Pitágoras.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
Somos responsáveis pela organização e manutenção dos arquivos do setor, bem como a guarda e distribuição dos documentos entre os departamentos de curso. Efetuamos a abertura e trâmite de processos, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos. Assessoramos nas reuniões departamentais, confeccionando as atas. Assessoramos também em bancas de concurso. Somos responsáveis ainda pela abertura e prestação de contas de SCDP.


Público ao qual se destina:
Membros da comunidade interna e externa.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente e Serviço de Atendimento Unificado (SAU) online.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Geralmente é realizado pessoalmente, por e-mail e telefone.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Para ter acesso ao serviço, a pessoa precisa se identificar e descrever sua solicitação. Em alguns casos, é exigida a apresentação de documentos.

 

Prazo para prestação do serviço:
Como são demandas específicas, o prazo para prestação do serviço vai depender de cada caso.

 

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda.

 

Outras informações:
A documentação dos pedidos de afastamento (SCDP) devem conter informações como nome do evento, data, local, programação, taxa de inscrição (quando houver). Além disso, é essencial que os documentos apresentados estejam nítidos.

 

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