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Planejamento

Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan)

Unidade Administrativa/Juiz de Fora

Sumário

  1. Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO)

  2. Coordenação de Contratos

  3. Coordenação de Convênios

  4. Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)

  5. Coordenação de Serviços de Passagens, Hospedagens e Diárias

  6. Coordenação de Suprimentos (Cosup)

  7. Coordenação do Censo da Educação Superior

  8. Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara)

  9. Escritório de Processos

  10. Secretaria da Proplan


1. Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www.ufjf.br/cgco/

E-mail: secretaria.cgco@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3374
(32) 2102-3377

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio do CGCO.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
O CGCO é a unidade responsável por traçar estratégias e mobilizar recursos de Tecnologia da Informação (TI) em prol da racionalização e agilização dos processos organizacionais. Além disso, é um órgão de apoio à governança digital na UFJF, auxiliando o Comitê de Governança Digital da instituição a promover o alinhamento das atividades de TI à estratégia organizacional, propor políticas e normas acerca da utilização dos recursos digitais e monitorar e avaliar a execução de ações e a gestão da TI na UFJF.

Público ao qual se destina:
Discentes, servidores docentes, técnicos administrativos, terceirizados e pessoas e instituições externas à UFJF.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, Requisições do Siga, e Online, através da Central de Serviços.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o manifestante é realizado através de email e telefone.

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Servidores do quadro e terceirizados (que tenham acesso ao Siga) e alunos devem acessar a Central de Serviços, com login e senha do Siga. Demais usuários devem entrar em contato através do telefone.

Prazo para prestação do serviço:
– Para demandas oriundas de Requisições abertas no Siga, o CGCO deve se manifestar em até 48 horas para iniciar a resolução do problema.
– Para chamados abertos na Central de Serviços Online, o CGCO deve se manifestar em até 7 dias úteis para iniciar a resolução do problema.

Prioridade no atendimento:
São considerados prioritárias as demandas que podem comprometer a continuidade operacional na UFJF e demandas oriundas de órgãos de controle e fiscalização.

Outras informações:
O CGCO possui um Catálogo de Serviços de TI disponível.


2. Coordenação de Contratos

Contatos e horários

Sítio eletrônico: www.ufjf.br
E-mail: contratos.planejamento@ufjf.edu.br

Telefone:
(32) 2102-3920
(32) 2102 3799
(32) 2102 3986

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Complexo Administrativo (2º Andar).

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Coordenação de Contratos é responsável por prestar suporte técnico às contratações efetivadas pela UFJF. Para tanto, no âmbito de atribuições do Setor:
(1) elabora minutas contratuais e instrumentos correlatos,
(2) analisa manifestações jurídicas emitidas pela Procuradoria Federal concernentes aos contratos administrativos da UFJF,
(3) executa atividades administrativas relacionadas aos procedimentos de formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, apostilamento, encaminhamento para aplicação de sanções e rescisão contratual,
(4) subsidia o acompanhamento da execução dos contratos por meio do fornecimento de apoio e orientação aos gestores e fiscais das avenças,
(5) faz o atendimento e mantém contato com empresas contratadas, e
(6) atesta notas fiscais após conferência de adequação dos valores faturados em relação àqueles pactuados nos contratos vigentes.

Demais disso, a Coordenação de Contratos oferece aos públicos interno e externo informações técnicas quanto aos procedimentos afetos às contratações realizadas pela Instituição.

 

Público ao qual se destina:
Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo. 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Para informações sobre contratos administrativos e instrumentos correlatos, necessário que o solicitante informe o número do contrato e/ou o número do processo administrativo correspondente. Informações consideradas sigilosas não podem ser fornecidas sem autorização da Administração Superior.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Os serviços são prestados mediante solicitação das unidades interessadas. As etapas são variáveis a depender da especificidade da atividade a ser executada.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Cada uma das solicitações atendidas pela Coordenação de Contratos demanda um prazo diferente para consecução, a depender de variados fatores envolvidos e, ainda, do volume de trabalho do Setor (sazonal).

Prioridade no atendimento:
O atendimento segue a ordem de chegada das demandas; demandas prioritárias são aquelas previamente definidas pela Administração Superior e comunicadas à chefia do Setor.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Variável.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
O usuário é tratado com respeito e a atenção necessária levando-se em conta os recursos humanos disponíveis.  

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
As etapas, bem como os prazos, são variáveis a depender do serviço a ser executado

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Serviço disponível através do link: https://www2.ufjf.br/planejamento/fale-conosco/ 

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Contato através dos meios de comunicação (Sistemas internos, email, telefone). 

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações pelos sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Os usuários podem receber a orientação necessária na portaria do prédio (Complexo Administrativo) que possui placas de orientação ao usuário.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
O prédio (Complexo Administrativo) possui elevador para uso de portadores de mobilidade reduzida que necessitam acesso aos setores instalados nos pavimentos superiores. Os serviços de limpeza são realizados por empresa contratada para tal finalidade. O prédio dispõe de espaço para espera do atendimento. 

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Atendimento pessoal ou por telefone.

Outras informações:
A Coordenação de Contratos não realiza o acompanhamento da execução de contratos da UFJF, ficando o mesmo a cargo dos gestores formalmente designados pela Administração Superior. Da mesma forma, a Coordenação de Contratos não detém competência para analisar o viés jurídico dos ajustes firmados pela Instituição, sendo certo que tal atribuição é exercida exclusivamente pela Procuradoria Federal, vinculada à Advocacia Geral da União.

 

(Informações atualizadas em 22/03/2021, às 15h18)


3. Coordenação de Convênios

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www2.ufjf.br/convenio/

E-mail: convenios.planejamento@ufjf.edu.br 

Telefone:
(32) 2102-3916

Endereço: Universidade Federal de Juiz de Fora – Complexo Administrativo Proplan – Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-900 – Juiz de Fora/MG – Prédio do CGCO.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Coordenação de Convênios é um órgão ligado à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças da Universidade Federal de Juiz de Fora, com a missão de auxiliá-la na gestão dos instrumentos jurídicos que envolvam transferência de recursos em que a UFJF seja partícipe, com exceção dos contratos. Atualmente, contudo, os instrumentos financiados por fomentadoras são de competência da Pró-reitoria de Pós-graduação e Pesquisa (Propp), os instrumentos que envolvam inovação tecnológica de competência do Centro Regional de Inovação e Transferência Tecnológica (Critt) e os instrumentos que não envolvam recursos financeiros de competência do Setor de Cooperação da Pró-reitoria de Extensão (Proex).

Público ao qual se destina:
Discentes da UFJF, servidores docentes e técnico-administrativos em Educação (TAEs), funcionários terceirizados e pessoas da comunidade externa.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
A celebração de convênios deve atender aos requisitos exigidos pela legislação pertinente, que dependendo das partes envolvidas, origem dos recursos ou tipo de projeto (pesquisa, extensão, ensino, desenvolvimento institucional ou inovação), pode ser diferente entre um instrumento e outro. Para celebração de convênios e instrumentos congêneres, que envolvam transferência de recursos em geral é necessário Projeto Acadêmico aprovado pelo órgão colegiado competente, Plano de Trabalho e Termo de Referência com requisitos mínimos exigidos e demais documentos exigidos pela legislação pertinente.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Abertura de processo no SEI, com inclusão de Solicitação de Celebração de Convênio, Plano de Trabalho, Termo de Referência, Projeto Acadêmico aprovado pelo órgão colegiado competente e demais documentos pertinentes.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso. Para a celebração de um instrumento, estima-se o prazo de 45 dias.

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda, com exceções no caso de pedido de urgência realizado por autoridade superior.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso. Para a celebração de um instrumento, estimamos o prazo de 45 dias.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
O tratamento dos servidores da Coordenação de Convênios para com os usuários deve ser sempre cortês e educado, buscando atender com rapidez a demanda do usuário, na busca de um bom atendimento.

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
– Celebração de Convênio (estimativa de 45 dias): 1. Recebimento de documentação, 2. Análise de conveniência e oportunidade do gestor, 3. Análise técnica e confecção de Minuta, 4. Análise Jurídica, 5. Convalidação e Assinatura, 6. Publicação e Publicidade.
– Acompanhamento e Fiscalização (enquanto durar o instrumento): 1. Análise dos documentos de execução, 2. Esclarecimentos, Notificações, 3.Relatório de Acompanhamento.
– Prestação de Contas (até um ano após a apresentação da Prestação de Contas): 1. Análise dos documentos, 2. Esclarecimentos, 3. Notificações, 4. Relatório Técnico final Conclusivo, 5. Aprovação/Reprovação da Prestação de Contas, 6. Comunicação.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
1. Usuário entra em contato por um dos mecanismos de comunicação, 2. Coordenação de Convênios registra a sugestão/reclamação, 3. Coordenação de Convênios promove diligência para atender/responder sugestão/reclamação, 4. Coordenação de Convênios responde sugestão/reclamação. 5. Em alguns casos, poderá ser comunicada à administração superior da Proplan para tomada de providências.

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Os processos estão gradativamente sendo inseridos no SEI, razão pela qual podem ser consultados através deste sistema. Já nos processos físicos, seus trâmites podem ser consultados via Siga ou através de solicitação por telefone/email.

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
O prédio em que está instalada a Coordenação de Convênios possui placas de sinalização, incluindo informações em braile.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
O prédio em que está instalada a Coordenação de Convênios possui vaga de estacionamento para portadores de necessidades especiais, elevador, sala de espera com copa em local limpo e arejado.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Convênios que envolvam transferências voluntárias, obrigatoriamente necessitam ser inseridos e executados no sistema Plataforma Mais Brasil, razão pela qual é imprescindível que este sistema esteja disponível e funcionando. Os demais instrumentos podem ter seu trâmite feito fisicamente, em caso de indisponibilidade prolongada do SEI.

(Informações atualizadas em 13/11/2020, às 18h17)


4. Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www2.ufjf.br/planejamento/coesf/
E-mail: coesf@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3948
(32) 2102-3950

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-900 – Juiz de Fora/MG – Prédio da Reitoria.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
Execução e suporte orçamentário, financeiro e contábil. A Coordenação de Execução e Suporte Financeiro – Coesf, vinculada à Pró-reitoria de Planejamento, é o setor responsável pelas etapas exigidas na legislação para ultimação dos pagamentos realizados por esta autarquia: empenho, liquidação e pagamento.

Ressalta-se que são diversos os tipos de despesas existentes na Universidade: materiais/equipamentos; serviços; despesas fixas, como exemplos, água, luz e telefone; bolsas estudantis; bolsas a residentes; obras e serviços de engenharia; pessoas físicas; premiações, auxílios financeiros; etc.

Além das fases da despesa pública, são realizadas prestações de contas, serviços de secretaria, de conformidade e registro de gestão, de contabilidade, apoio/suporte aos demais setores quanto a dúvidas de cunho orçamentário, financeiro e contábil.

Público ao qual se destina:
Alunos, TAE’s, docentes e empresas contratadas pela UFJF.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Devido à variedade de serviços prestados, cada um terá uma maneira de acesso. Em regra pode ser encaminhado e-mail ou Ofício no SEI para que sejam solicitadas as orientações. Responderemos orientando individualmente o procedimento a ser realizado.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Encaminhar e-mail ou Ofício solicitando orientações ou mesmo para atendimento direto do serviço, dependendo da especificidade do mesmo.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Não há prazo, pois dependerá de cada solicitação e sua complexidade.

Prioridade no atendimento:
Por ordem de demanda/solicitação e visando também as condições físicas e de idade do usuário em caso de atendimento presencial.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
A depender do tipo de serviço e solicitação

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
O tratamento dos usuários será de maneira cordial, em respeito ao gênero e nome social e a condição física dos usuários  

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Serão realizadas as análises pela Gerência responsável da Coesf, dependendo dos serviços a serem realizados. As gerências da Coesf estão divididas em Gerência de Execução Orçamentária, Gerência de Execução Financeira, Gerência de Liquidação, Gerência de Contabilidade e Gerência de Conformidade e Registro de Gestão. Além das gerências que fazem parte do processo de execução orçamentária e financeira, há ainda os servidores da Secretaria que recebem as demandas e encaminham para os servidores responsáveis por aquele serviço.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
A Coesf está à disposição através de todos os meios eletrônicos e também fisicamente para atendimento e recebimento de sugestões e reclamações.

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Para usuários internos, poderá será realizado o acompanhamento via Siga ou SEI, a depender da solicitação, e também via e-mail ou telefone, caso necessário. Para atendimento de público externo poderá ser encaminhada solicitação para consulta do andamento de forma presencial, telefone ou e-mail. 

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Sinalização do prédio da reitoria.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
O Setor está localizado no segundo andar da Reitoria e para acesso possui um elevador adaptado, caso o usuário tenha ou esteja com alguma dificuldade de locomoção. 

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Poderá ser realizado o atendimento presencial ou via telefone.

 

(Informações atualizadas em 11/02/2021, às 16h26)


5. Coordenação de Serviços de Passagens, Hospedagens e Diárias

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www2.ufjf.br/scdp/

E-mail: reservas.planejamento@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3921

Endereço: Universidade Federal de Juiz de Fora – Prédio da Reitoria – Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças – Coordenação de Serviços de Passagens, Hospedagens e Diárias – Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h30 às 19h30.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
É o setor responsável pela coordenação do processo de concessão de diárias e passagens no âmbito da UFJF.

Público ao qual se destina:
Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo. 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
– Para orientações gerais, a princípio, não é necessária a apresentação de documentos. No primeiro contato, é preciso que o solicitante se identifique e descreva sua necessidade, geralmente por e-mail, telefone ou pessoalmente, assim será verificada a necessidade do atendimento para posterior orientação sobre os procedimentos e/ou apresentação de documentos necessários em cada caso.
– Especificamente para utilização do SCDP é necessário ter indicação formal para cadastro prévio, conforme indicação de perfil e necessidade de acesso (solicitação de acesso efetuada via formulário SEI).
– Para solicitação de emissão de certificados digitais, é necessário o encaminhamento de formulário de solicitação, também disponível no nosso sítio.
– As análises das PCDPs são realizadas em ordem de chegada e urgência. Todas são avaliadas no mesmo dia, salvo em situações de grande volume de solicitação.
– Para o cadastramento de viagens no sistema e prestação de contas, são requeridos documentos gerais e específicos que comprovam a missão e o interesse institucional, segundo a legislação vigente sobre o tema (disponível em nosso sítio eletrônico e no próprio SCDP).

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
1) Recebimento da demanda
2) Análise da mesma
3) Resolução (que pode ter seu tempo variado de acordo com a sua complexidade ou necessidade de ajustes por parte do próprio solicitante ou, ainda, pode ser encaminhada para o setor responsável).

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Cada uma das demandas da Coordenação de Serviços de Passagens, Hospedagens e Diárias necessita de um prazo diferente para atendimento, a depender de variados fatores envolvidos e, ainda, do volume de trabalho do Setor (sazonal). Porém, geralmente são atendidas de imediato e de acordo com a urgência e ordem de chegada da demanda.

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado, bem como urgência na viagem ou prazo da demanda, ou ainda, aquelas com prazos previamente definidos para execução.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
O atendimento é efetuado de forma imediata, conforme demanda de solicitação.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
O atendimento aos usuários é feito de forma igualitária, respeitando-se a cordialidade, formalidade, ética, polidez e clareza na prestação de informações, condutas estas indispensáveis nas relações dentro da Administração Pública.  

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
As etapas para a realização dos serviços e o prazo para o atendimento vão depender de cada caso, sendo o objetivo atender e resolver a situação de forma imediata. As orientações solicitadas são respondidas de imediato, bem como os pareceres nas PCDPS.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
São utilizados atendimento telefônico e o e-mail institucional como formas de registrar e acompanhar a demanda de sugestão e/ou reclamação. As respostas geralmente são dadas via e-mail institucional. Além disso, manifestações também podem ser dirigidas diretamente no setor ou pelo SEI.

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
A depender do serviço, poderá ser feito por consulta através do envio de e-mails, realização de telefonema ou presencialmente e, também, via sistema interno SEI e sistema externo SCDP, onde é possível consultar as ações realizadas em cada processo de afastamento a serviço (nas PCDPs – Propostas de Concessão de Díarias e Passagens).

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Placa de sinalização com o nome da unidade

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
As condições de acessibilidade, limpeza e conforto para a realização adequada do atendimento ao público são as disponibilizadas pela Instituição. Se necessário, poderá ser solicitado serviço de apoio para atendimentos especiais.  

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
O atendimento poderá ser efetuado presencialmente ou por telefone. Porém, para maioria das situações, dependerá de registro e acesso ao sistema informatizado. Sendo possível o atendimento da demanda, esta será atendida via documentos físico, e posteriormente registrada nos sistemas.

 

Outras informações:
Outras informações podem ser encontradas no sítio eletrônico do setor, principalmente em relação a procedimentos formais, legislação, prazos e documentos necessários para afastamentos a serviço no âmbito da UFJF. No próprio SCDP também pode ser encontrada documentação de apoio que visa auxiliar a todos os usuários do referido sistema na execução de suas funções.

 

(Informações atualizadas em 11/05/2021, às 15h02)


6. Coordenação de Suprimentos (Cosup)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www2.ufjf.br/cosup/

E-mail: logística.cosup@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3739 / 3740 / 3741 / 3742 / 3744 / 3745
(32) 2102-3698

Endereço: Universidade Federal de Juiz de Fora – Coordenação de Suprimentos (Cosup) – Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-900 – Juiz de Fora/MG

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Cosup é responsável pelas contratações nacionais e internacionais de bens e serviços; pelo recebimento, guarda e distribuição dos materiais adquiridos, e pelo controle patrimonial dos bens móveis e imóveis da UFJF. Suas gerências são: Gerência de Compras, de Estoque, de Patrimônio e Pós-Compra.

Público ao qual se destina:
Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Requisição com termo de referência e orçamentos.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Licitação.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Depende do tipo de licitação.

Prioridade no atendimento:
Não há.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Normalmente não há espera.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
Cordial.

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Legislação pertinente a licitação.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Rotinas internas e legislação vigente.

 

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Sistema Siga.

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Placas de sinalização.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
Há elevador e cadeiras para espera. Prédio limpo.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Deverá esperar a volta.

Outras informações:
– Os editais de licitação da UFJF encontram-se em nossa página, assim como manual de compras e calendário de compras.
– Os formulários de transferência e desfazimento de item patrimonial encontram-se no site da Proplan
 

(Informações atualizadas em 16/11/2020, às 17h31)


7. Coordenação do Censo da Educação Superior

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www.ufjf.br/planejamento/
E-mail: pesquisadorinstitucional@ufjf.edu.br
Telefone: (32) 2102-3361

Endereço: Universidade Federal de Juiz de Fora -Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio do CGCO sala 38.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Coordenação do Censo da Educação Superior responsabiliza-se pela interface entre a Universidade Federal de Juiz de Fora e o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira – Inep – na prestação de informações referentes à infraestrutura da Instituição, aos alunos, aos cursos e aos docentes da graduação. A Coordenação também é a responsável por calcular e inserir os Indicadores de Gestão solicitados pelo Tribunal de Contas da União (TCU) no portal operacional e de gestão do Ministério da Educação, o Sistema Integrado de Monitoramento, Execução e Controle (Simec). As atividades mencionadas envolvem também a coleta e a consolidação interna dos dados obtidos com os outros setores da Universidade (Cdara, Cead, CGCO, Coesf, Progep, Caed).

Público ao qual se destina:
Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo. 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
A princípio não é necessária a apresentação de documentos. Basta o requerente se identificar e descrever detalhadamente sua solicitação, preferencialmente por e-mail, para a verificação da possibilidade de atendimento e do prazo de resposta.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Recebimento da solicitação, levantamento dos dados e relatórios necessários para o atendimento, geração dos relatórios e/ou dos dados consolidados e resposta ao solicitante.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso, sendo o objetivo atender o mais breve possível. Quando o atendimento está vinculado aos Órgãos externos, os prazos ficam vinculados ao calendário do órgão em questão.

Prioridade no atendimento:
Setores internos e órgãos externos que possuem prazo para a utilização de nossas informações e cálculos.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
24 horas para informações já consolidadas e em posse da Coordenação. Informações que dependem de cálculos ou de interfaces com outros setores e órgãos não temos como prever.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
Atender com efetividade as solicitações pertinentes à Coordenação.

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
– Estabelecer uma comunicação clara e objetiva com o solicitante
– Comunicar etapas, prazos e as especificidades da solicitação
– Justificar eventuais atrasos e imprevistos e estabelecer novas etapas e prazos

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Preencher formulário em https://www2.ufjf.br/planejamento/fale-conosco/

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Telefone, e-mail ou acompanhamento do processo pelos sistemas internos da Instituição (SEI, Siga). 

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Gráficos.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
Satisfatórias.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Telefonema ou comparecimento presencial.

 

Outras informações:
Trabalhamos com a consolidação de dados de um ano anterior ao ano vigente.

 

(Informações atualizadas em 05/05/2021, às 16h57)


8. Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www.ufjf.br/cdara

E-mail: coordenação.cdara@ufjf.edu.br

Telefone:
(32) 2102-3730

Endereço: Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara/UFJF) – Av. Presidente Costa e Silva, 1518 – São Pedro – CEP: 36.037-060 – Juiz de Fora/MG.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Cdara é o setor administrativo da Proplan que concentra todos os registros acadêmicos dos alunos da graduação e da pós-graduação da UFJF.
Compreendem-se como atividades da Cdara:

a) Matrícula:
– Os respectivos editais de matrícula e reclassificação e sua divulgação,
– a matrícula de calouros (on-line e presencial),
– a divulgação dos resultados do processo de matrícula e respectivos recursos,
– a seleção e a matrícula em vagas ociosas,
– a matrícula em disciplinas isoladas, mobilidade acadêmica, intercâmbio e demais convênios e transferências.

b) Com relação de pertinência à matrícula:
– Matrícula de calouros nas disciplinas,
– Trancamento e cancelamento de matrícula,
– Reintegração, ingresso em nova modalidade, dilatação de curso.

c) Cadastros:
– Cursos, currículos, alteração curricular,
– Atualização de coordenador e chefe de departamento,
– Aproveitamento de crédito (dispensa de disciplinas, cômputo de opcionais, equivalência de disciplinas e flexibilização curricular),
– Atualização no Sisu
– Gestão, migração curricular e opção de ABI.

d) Levantamento de dados para Colação de grau e para a expedição de diplomas e certificados da graduação e da pós-graduação.

e) Registros:
Registro de diplomas da UFJF e das IES localizadas nos DGES 14 e 15.

f) Expedição de documentos acadêmicos.

g) Revalidação de diplomas:
Termos de Revalidação e registros.

h) Análise de processos de homologação de dissertações e teses.

i) Levantamento de dados estatísticos e elaboração de planilhas para órgãos públicos e pessoas físicas.

j) Correspondência em Geral.

k) Arquivo e guarda de documentos acadêmicos e os assentamentos individuais dos alunos.

l) Suporte a Coordenadores de curso.

m) Coletânea e atualização da legislação educacional.

Público ao qual se destina:
Discentes da UFJF, docentes, TAEs, e público externo.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc).

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Requerimentos via Central de Atendimento, via e-mail, via SIC

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
Recebimento dos requerimentos, consultas físicas e eletrônicas, atendimento à legislação, exequibilidade, expedição e entrega, via Central de Atendimento JF e GV, correio eletrônico e por correio convencional.

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s)
De acordo com a Portaria 14/2018-Proplan/UFJF

Prioridade no atendimento:
De acordo com a Portaria 14/2018-Proplan/UFJF e ordem cronológica de recebimento dos pedidos.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
De acordo com a Portaria 14/2018-Proplan/UFJF

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
Prezado(a), Sr(a). Exmº.

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Recebimento, análise e atendimento de acordo com os prazos estabelecidos na Portaria 14/2018-Proplan/UFJF.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Fica inviável o atendimento.

 

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
Página da Cdara, e-mail , telefone.

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Não há.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
Elevador. Limpeza realizada diariamente. Conforto: cadeiras.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Fica inviável o atendimento.

Outras informações:
Os pedidos de informações e/ou documentos não pertinentes à esfera de atribuições da Cdara são encaminhados aos setores competentes, e normalmente comunicado ao solicitante. Com relação às IES que aqui registram seus diplomas, a Cdara presta um suporte de regulamentação e orientação de procedimentos administrativos e de regulação.

 

(Informações atualizadas em 16/11/2020, às 17h10)


9. Escritório de Processos

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www.ufjf.br/escritoriodeprocessos/
E-mail: escritoriodeprocessos@ufjf.edu.br

Telefone: (32) 2102-6379

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – sala 32 – Prédio do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO).

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
Assessoria em Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio. É um órgão de assessoria, vinculado à Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, e instituído pelas Portarias UFJF nº 13 e nº 15 de 2016. Tem como missão otimizar a produtividade em toda a UFJF, através do mapeamento dos processos de negócio, o que possibilita o correto diagnóstico da situação de cada setor e unidade e permite, assim, a modelagem desses processos em um patamar de eficiência mais elevado, melhorando substancialmente a qualidade dos trabalhos executados, reduzindo o tempo de execução e a quantidade de atividades de retrabalho, e criando condições para que a UFJF possa realizar sua missão institucional de promover Ensino, Pesquisa e Extensão em nível de excelência. Além disso, trabalha em estreita parceria com o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) na automação de processos de negócio por meio do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (Siga) e demais sistemas estruturantes do Governo Federal.

Público ao qual se destina:
Órgãos internos da UFJF (administrativos e acadêmicos).

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, memorando e presencialmente.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com as unidades solicitantes é realizado por e-mail, telefone e, eventualmente, por memorandos. Além desses, ao longo dos projetos de mapeamento e modelagem de processos de negócio, existem reuniões presenciais e periódicas com as partes interessadas no projeto.

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
As demandas de mapeamento e modelagem de processos de negócio partem da Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, a partir da identificação da necessidade estratégica de se mapear e modelar os processos de negócio das diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFJF. Não existem documentos prévios necessários para acessar o serviço. São feitos diagnósticos locais relativos aos seus processos de negócio e, a partir daí, são analisados os documentos existentes no setor os quais serão utilizados ao longo do projeto.

Prazo para prestação do serviço:
O prazo para a prestação de serviço é pactuado diretamente entre as partes a partir do surgimento da demanda. Esses prazos podem variar amplamente em função da complexidade de cada projeto de mapeamento e modelagem de processos de negócio e da dinâmica de funcionamento das unidades.

Prioridade no atendimento:
As prioridades de atendimento são definidas estrategicamente entre o Escritório de Processos, unidades solicitantes e a Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças.

Outras informações:
O Escritório de Processos atua em nível de staff, como órgão consultivo, agente de inovação e gerador de conhecimento organizacional no âmbito administrativo-gerencial da UFJF. Mantém intercâmbio cultural, tecnológico e acadêmico constante para transferência e aquisição de conhecimento com outras universidades federais e demais órgãos públicos e privados.


10. Secretaria da Proplan

Contatos e horários

Sítio eletrônico: https://www.ufjf.br/planejamento/

E-mail
Assuntos Gerais: planejamento@ufjf.edu.br;
Assuntos relativos ao Planejamento de Compras: pgc.planejamento@ufjf.edu.br;
Assuntos relacionados à bolsas de discentes: bolsas.planejamento@ufjf.edu.br

Telefone: (32) 2102-3918 / (32) 2102-3985

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-900 – Juiz de Fora/MG – Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Secretaria da Proplan tem por finalidade prestar assessoria ao pró-reitor no que tange ao planejamento, organização, execução e controle de demandas orçamentárias, financeiras e patrimoniais da UFJF, prestando atendimento às pró-reitorias, diretorias, secretarias, coordenações, gerências e demais unidades administrativas, como também às unidades acadêmicas dos dois campi.

É responsável pela tramitação de toda a documentação que necessite de assinatura e/ou autorização do pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças. A secretaria contribui nos processos de prestação de contas da UFJF e subsidia respostas a diversos órgãos de Controle Externo. Auxilia na prestação de informações ao público externo pelo princípio da transparência e acesso às informações, mantendo o site atualizado.

As equipes da secretaria prestam assistência e orientam a comunidade interna nas demandas que se relacionem às coordenações com quem tem vinculação e que envolvam contratos, licitações, convênios, bolsas e execução financeira.

Público ao qual se destina:
Servidores, Órgão de Controle, público externo.

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, e-mail, presencialmente, sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), redes sociais, cartas.

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Processo (serviços) mapeados são atendidos via SEI. Os demais serviços são via e-mail ou telefone.

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):

A. Solicitação via e-mail e aprovação superior (quando couber) para:
● Dotações/transações Orçamentárias no SIGA e SCDP
● Cadastro de gestores/requisitantes de U.O.
● Cadastro de Bolsas
● Cadastro de requisitante de Bolsas
● Informações sobre o Planejamento de Compras (PGC)
● Informações sobre Prestação de Contas (Relatório de Gestão)
● Informações sobre prazos e procedimentos da Pró-reitoria
● Orientações sobre compras e contratos
● Orientações sobre contratações em SRP
● Orientação e direcionamento de demandas referentes às coordenações da Pró-reitoria
● Esclarecimentos sobre natureza de despesa, tipos de rubrica, saldos, débitos e créditos do orçamento de manutenção e do SCDP
● Esclarecimento sobre os sistemas SIGA e SEI, no âmbito de processos de compra ou da área orçamentária,
● Dúvidas, orientações e solicitações gerais sobre Planejamento ou Orçamento
● Atendimento de dúvidas e solicitações de servidores da Pró-reitoria
● Atendimento à dúvidas e solicitações de fornecedores e órgãos de controle

B. Processos via SEI para:
● Sanções administrativas
● Solicitação de Senhas Siasg
● Solicitação de portarias para equipes de contratação (IN 05/2017)
● Pedidos de informação oficial ou subsídios
● Solicitações de Férias (e/ou outros requerimentos) de Servidores da Proplan
● Dotações Orçamentárias (Configurações do Orçamento/LOA) para aditivos e contratações
● Requisição de Pequeno Valor (RPV)
● Monitoramento de ações de Controle e Auditoria Internas e externas
● Assinatura de contratos
● Aprovação e liberação de Convênios
● Atendimento e consultas à Procuradoria

Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Há um calendário durante o ano (para bolsas e para compras), todas as datas são regulamentadas (e pactuadas). O prazo para planejamento de compras e suas alterações é definido pelo ME através da IN nº 1/2019. Todo mês, há um ciclo para o pagamento de bolsas. O Relatório de Gestão também é entregue uma vez ao ano, com data regulamentada pelos órgãos de controle da União.

Prioridade no atendimento:
Não. Atendimento por ordem de chegada da demanda.

Previsão do tempo de espera para o atendimento:
Como a maior parte dos atendimentos se referem ao público interno, as previsões em geral se relacionam com prazos legais de cada processo.

Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
A secretaria preza pela cordialidade, agilidade e qualidade no atendimento. 

Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Dado que a secretaria tem seus serviços provocados por demanda, não há como estimar prazos para realização dos serviços, visto que para cada caso é necessário um prazo. Também não é possível fazer uma lista de serviços e prazos, visto que a secretaria muitas vezes depende de outros setores, gestão e órgãos para atendimento das demandas. Em alguns casos, os prazos se relacionam com prazos legais de cada processo ou prazos de respostas estipulados pela Procuradoria, órgãos de controle, MPF, SIC e outros. Ademais, alguns processos ainda estão em fase de mapeamento. Os processos SEI tendem a ter um prazo de resposta mais curto devido redução de trâmites.

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
O setor ainda não possui um canal próprio para sugestões e reclamações, porém já está em fase de implementação.

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
No caso de processos via SEI, o demandante poderá consultar o andamento do mesmo no próprio sistema. Há também demandas referente à dotações, que o demandante pode consultar no Siga o saldo da UO. Mesma situação se aplica ao SCDP. Também podem ser solicitadas via e-mail ou telefone. 

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
Divulgação de informações no canais de comunicação da UFJF e do setor; sistemas internos on-line (SEI, Siga, etc), emails, e telefonemas.

 

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
A Secretaria da Proplan não tem uma identidade ou sinalização visual próprias

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
A secretaria está localizada na reitoria do campus-sede. No saguão, há uma rampa para cadeirantes para acesso à recepção. Limpeza e conforto são os disponíveis para toda reitoria. 

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
Para processos em meio físico, ainda poderá ser feito procedimento normalmente e o registro no Siga feito a posteriori. Já para procedimentos no Siga e SEI, é necessário esperar normalização do sistema. O mesmo ocorre com as demandas por e-mail.

 

Outras informações:
Informações sobre procedimentos da Proplan podem ser encontradas no site, na aba “manuais”: https://www2.ufjf.br/planejamento/manuais-3/

 

(Informações atualizadas em 19/02/2021, às 10h50)