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Planejamento

Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan)

Unidade Administrativa/Juiz de Fora

Sumário – Setores

1. Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO)
2. Coordenação de Contratos
3. Coordenação do Censo da Educação Superior
4. Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)
5. Coordenação de Suprimentos (Cosup)
6. Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara)
7. Escritório de Processos
8. Secretaria da Proplan


 

1. Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO)

 

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/cgco/

E-mail: secretaria.cgco@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3374
(32) 2102-3377

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio do CGCO.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
O CGCO é a unidade responsável por traçar estratégias e mobilizar recursos de Tecnologia da Informação (TI) em prol da racionalização e agilização dos processos organizacionais. Além disso, é um órgão de apoio à governança digital na UFJF, auxiliando o Comitê de Governança Digital da instituição a promover o alinhamento das atividades de TI à estratégia organizacional, propor políticas e normas acerca da utilização dos recursos digitais e monitorar e avaliar a execução de ações e a gestão da TI na UFJF.

 

Público ao qual se destina:
Discentes, servidores docentes, técnicos administrativos, terceirizados e pessoas e instituições externas à UFJF.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, Requisições do Siga, e Online, através da Central de Serviços.

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o manifestante é realizado através de email e telefone.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Servidores do quadro e terceirizados (que tenham acesso ao Siga) e alunos devem acessar a Central de Serviços, com login e senha do Siga. Demais usuários devem entrar em contato através do telefone.

 

Prazo para prestação do serviço:
– Para demandas oriundas de Requisições abertas no Siga, o CGCO deve se manifestar em até 48 horas para iniciar a resolução do problema.
– Para chamados abertos na Central de Serviços Online, o CGCO deve se manifestar em até 7 dias úteis para iniciar a resolução do problema.

 

Prioridade no atendimento:
São considerados prioritárias as demandas que podem comprometer a continuidade operacional na UFJF e demandas oriundas de órgãos de controle e fiscalização.

 

Outras informações:
O CGCO possui um Catálogo de Serviços de TI disponível.

 


2. Coordenação de Contratos

Contatos e horários

Sítio eletrônico: www.ufjf.br
E-mail: contratos.planejamento@ufjf.edu.br

Telefone:
(32) 2102-3920
(32) 2102 3799
(32) 2102 3986

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio da Vigilância (2º Andar).

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Coordenação de Contratos é responsável por prestar suporte técnico às contratações efetivadas pela UFJF. Para tanto, no âmbito de atribuições do Setor:
(1) elabora minutas contratuais e instrumentos correlatos,
(2) analisa manifestações jurídicas emitidas pela Procuradoria Federal concernentes aos contratos administrativos da UFJF,
(3) executa atividades administrativas relacionadas aos procedimentos de formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, apostilamento, encaminhamento para aplicação de sanções e rescisão contratual,
(4) subsidia o acompanhamento da execução dos contratos por meio do fornecimento de apoio e orientação aos gestores e fiscais das avenças,
(5) faz o atendimento e mantém contato com empresas contratadas, e
(6) atesta notas fiscais após conferência de adequação dos valores faturados em relação àqueles pactuados nos contratos vigentes.

Demais disso, a Coordenação de Contratos oferece aos públicos interno e externo informações técnicas quanto aos procedimentos afetos às contratações realizadas pela Instituição.

 

Público ao qual se destina:
Unidades acadêmicas e administrativas da UFJF e pessoas físicas e jurídicas relacionadas com a Instituição (comunidades interna e externa).

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail e presencialmente.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o solicitante é realizado por e-mail, por telefone ou pessoalmente no próprio setor.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Para informações sobre contratos administrativos e instrumentos correlatos, necessário que o solicitante informe o número do contrato e/ou o número do processo administrativo correspondente. Informações consideradas sigilosas não podem ser fornecidas sem autorização da Administração Superior.

 

Prazo para prestação do serviço:
Cada uma das solicitações atendidas pela Coordenação de Contratos demanda um prazo diferente para consecução, a depender de variados fatores envolvidos e, ainda, do volume de trabalho do Setor (sazonal).

 

Prioridade no atendimento:
O atendimento segue a ordem de chegada das demandas; demandas prioritárias são aquelas previamente definidas pela Administração Superior e comunicadas à chefia do Setor.

 

Outras informações:
A Coordenação de Contratos não realiza o acompanhamento da execução de contratos da UFJF, ficando o mesmo a cargo dos gestores formalmente designados pela Administração Superior. Da mesma forma, a Coordenação de Contratos não detém competência para analisar o viés jurídico dos ajustes firmados pela Instituição, sendo certo que tal atribuição é exercida exclusivamente pela Procuradoria Federal, vinculada à Advocacia Geral da União.

 


 

3. Coordenação do Censo da Educação Superior

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/planejamento/
E-mail: pesquisadorinstitucional@ufjf.edu.br
Telefone: (32) 2102-3361

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio do CGCO sala 38.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Coordenação do Censo da Educação Superior responsabiliza-se pela interface entre a Universidade Federal de Juiz de Fora e o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira – Inep – na prestação de informações referentes à infraestrutura da Instituição, aos alunos, aos cursos e aos docentes da graduação. A Coordenação também é a responsável por calcular e inserir os Indicadores de Gestão solicitados pelo Tribunal de Contas da União (TCU) no portal operacional e de gestão do Ministério da Educação, o Sistema Integrado de Monitoramento, Execução e Controle (Simec). As atividades mencionadas envolvem também a coleta e a consolidação interna dos dados obtidos com os outros setores da Universidade (Cdara, Cead, CGCO, Coesf, Progep, Caed).

 

Público ao qual se destina:
Órgãos externos e setores internos.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, memorandos, ofícios e presencialmente.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o manifestante é realizado por e-mail. Além disso, outros canais de comunicação utilizados são o contato telefônico e/ou atendimento presencial.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
A princípio não é necessária a apresentação de documentos. Basta o requerente se identificar e descrever detalhadamente sua solicitação, preferencialmente por e-mail, para a verificação da possibilidade de atendimento e do prazo de resposta.

 

Prazo para prestação do serviço:
Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso, sendo o objetivo atender o mais breve possível. Quando o atendimento está vinculado ao órgãos externos, os prazos ficam vinculados ao calendário do órgão em questão.

 

Prioridade no atendimento:
Atendimentos por telefone.

 

Outras informações:
Trabalhamos com a consolidação de dados de um ano anterior ao ano vigente.

 

 


 

4. Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: www.ufjf.br
E-mail: coesf@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3948
(32) 2102-3950

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Prédio da Reitoria.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
Execução e suporte orçamentário, financeiro e contábil. A Coordenação de Execução e Suporte Financeiro – Coesf, vinculada à Pró-reitoria de Planejamento, é o setor responsável pelas etapas exigidas na legislação para ultimação dos pagamentos realizados por esta autarquia: empenho, liquidação e pagamento.

Ressalta-se que são diversos os tipos de despesas existentes na Universidade: materiais/equipamentos; serviços; despesas fixas, como exemplos, água, luz e telefone; bolsas estudantis; bolsas a residentes; obras e serviços de engenharia; pessoas físicas; premiações, auxílios financeiros; etc.

Além das fases da despesa pública, são realizadas prestações de contas, serviços de secretaria, de conformidade e registro de gestão, de contabilidade, apoio/suporte aos demais setores quanto a dúvidas de cunho orçamentário, financeiro e contábil.

 

Público ao qual se destina:
Alunos, TAE’s, docentes e empresas contratadas pela UFJF.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, ofício/memorando e presencialmente.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Na maioria das vezes o contato é realizado por telefone e/ou e-mail, mas em alguns casos também há comunicação de forma presencial.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
Quanto aos serviços de empenho, liquidação e pagamento são abertos processos físicos no sistema interno da UFJF: Siga, anexando, para cada caso, os documentos necessários. Para demais atendimentos, não há documento padrão e/ou formulário.

 

Prazo para prestação do serviço:
Não há prazo específico de atendimento ao serviço demandado.

 

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda, urgência da demanda, e/ou atendimento presencial previamente agendado.

 

 


 

5. Coordenação de Suprimentos (Cosup)

 

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/proplan/compras/

E-mail: logística.cosup@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3739
(32) 3742, 3746
(32) 3450 e 3452

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
É responsável pelas contratações nacionais e internacionais de bens e serviços; pelo recebimento, guarda e distribuição dos materiais adquiridos, e pelo controle patrimonial dos bens móveis e imóveis da UFJF. Suas gerências são: Gerência de Compras, de Estoque, de Patrimônio e Pós-Compra.

 

Público ao qual se destina:
Servidores docentes e técnicos administrativos da UFJF e pessoas da comunidade externa.

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail e presencialmente.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o manifestante é realizado por e-mail. Além disso, outros canais de comunicação utilizados são o contato telefônico e/ou atendimento presencial.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
A princípio não é necessária a apresentação de documentos.

 

Prazo para prestação do serviço:
As manifestações de demandas correlacionadas a processo licitatório serão respondidas de acordo com a Lei 8.666/93 e 10.520/2002. As demais de acordo com as demandas encaminhadas.

 

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado.

 

Outras informações:
– Os editais de licitação da UFJF encontram-se em nossa página, assim como manual de compras e calendário de compras.
– Os formulários de transferência e desfazimento de item patrimonial encontram-se no site da Proplan

 

 


 

6. Coordenadoria de Assuntos e Registros Acadêmicos (Cdara)

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/cdara

E-mails:
cdara@ufjf.edu.br
coordenação.cdara@ufjf.edu.br

Telefones:
(32) 2102-3733
(32) 2102-3730

Endereço: Av. Presidente Costa e Silva, 1518 – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Cdara é o setor administrativo da Proplan que concentra todos os registros acadêmicos dos alunos da graduação e da pós-graduação da UFJF.
Compreendem-se como atividades da Cdara:

a) Matrícula:
– Os respectivos editais de matrícula e reclassificação e sua divulgação,
– a matrícula de calouros (on-line e presencial),
– a divulgação dos resultados do processo de matrícula e respectivos recursos,
– a seleção e a matrícula em vagas ociosas,
– a matrícula em disciplinas isoladas, mobilidade acadêmica, intercâmbio e demais convênios e transferências.

b) Com relação de pertinência à matrícula:
– Matrícula de calouros nas disciplinas,
– Trancamento e cancelamento de matrícula,
– Reintegração, ingresso em nova modalidade, dilatação de curso.

c) Cadastros:
– Cursos, currículos, alteração curricular,
– Atualização de coordenador e chefe de departamento,
– Aproveitamento de crédito (dispensa de disciplinas, cômputo de opcionais, equivalência de disciplinas e flexibilização curricular),
– Atualização no Sisu
– Gestão, migração curricular e opção de ABI.

d) Levantamento de dados para Colação de grau e para a expedição de diplomas e certificados da graduação e da pós-graduação.

e) Registros:
Registro de diplomas da UFJF e das IES localizadas nos DGES 14 e 15.

f) Expedição de documentos acadêmicos.

g) Revalidação de diplomas:
Termos de Revalidação e registros.

h) Análise de processos de homologação de dissertações e teses.

i) Levantamento de dados estatísticos e elaboração de planilhas para órgãos públicos e pessoas físicas.

j) Correspondência em Geral.

k) Arquivo e guarda de documentos acadêmicos e os assentamentos individuais dos alunos.

l) Suporte a Coordenadores de curso.

m) Coletânea e atualização da legislação educacional.

 

Público ao qual se destina:
Alunos e ex-alunos da UFJF, professores, técnicos administrativos, órgãos internos e externos e instituições de Ensino Superior localizadas nos DGEs 14 e 15.

 

Forma de acesso ao serviço:
Via Central de Atendimento, telefone, e-mail e correspondência escrita.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Telefone, ofícios, despachos e e-mail.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
– É indispensável a indicação da forma de contato, para que a Cdara faça os encaminhamentos para o endereço correto do usuário.
– Se se tratar de documentos de terceiros, é obrigatória a entrega de uma procuração com poderes específicos para obtenção dos serviços e/ou documentos solicitados.

 

Prazo para prestação do serviço e respectivas taxas:
As taxas de serviços e os prazos para atendimento são específicos para cada serviço ou documento solicitado, de acordo com as Portarias 13 e 14/2018-PROPLAN, respectivamente.

 

Prioridade no atendimento:
A prioridade segue a ordem cronológica dos pedidos.

 

Outras informações:
Os pedidos de informações e/ou documentos não pertinentes à esfera de atribuições da Cdara são encaminhados aos setores competentes, e normalmente comunicado ao solicitante. Com relação às IES que aqui registram seus diplomas, a Cdara presta um suporte de regulamentação e orientação de procedimentos administrativos e de regulação.

 


 

7. Escritório de Processos

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/escritoriodeprocessos/
E-mail: escritoriodeprocessos@ufjf.edu.br

Telefone: (32) 2102-6379

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – sala 32 – Prédio do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO).

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
Assessoria em Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio. É um órgão de assessoria, vinculado à Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, e instituído pelas Portarias UFJF nº 13 e nº 15 de 2016. Tem como missão otimizar a produtividade em toda a UFJF, através do mapeamento dos processos de negócio, o que possibilita o correto diagnóstico da situação de cada setor e unidade e permite, assim, a modelagem desses processos em um patamar de eficiência mais elevado, melhorando substancialmente a qualidade dos trabalhos executados, reduzindo o tempo de execução e a quantidade de atividades de retrabalho, e criando condições para que a UFJF possa realizar sua missão institucional de promover Ensino, Pesquisa e Extensão em nível de excelência. Além disso, trabalha em estreita parceria com o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) na automação de processos de negócio por meio do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (Siga) e demais sistemas estruturantes do Governo Federal.

 

Público ao qual se destina:
Órgãos internos da UFJF (administrativos e acadêmicos).

 

Forma de acesso ao serviço:
Telefone, e-mail, memorando e presencialmente.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com as unidades solicitantes é realizado por e-mail, telefone e, eventualmente, por memorandos. Além desses, ao longo dos projetos de mapeamento e modelagem de processos de negócio, existem reuniões presenciais e periódicas com as partes interessadas no projeto.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
As demandas de mapeamento e modelagem de processos de negócio partem da Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, a partir da identificação da necessidade estratégica de se mapear e modelar os processos de negócio das diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFJF. Não existem documentos prévios necessários para acessar o serviço. São feitos diagnósticos locais relativos aos seus processos de negócio e, a partir daí, são analisados os documentos existentes no setor os quais serão utilizados ao longo do projeto.

 

Prazo para prestação do serviço:
O prazo para a prestação de serviço é pactuado diretamente entre as partes a partir do surgimento da demanda. Esses prazos podem variar amplamente em função da complexidade de cada projeto de mapeamento e modelagem de processos de negócio e da dinâmica de funcionamento das unidades.

 

Prioridade no atendimento:
As prioridades de atendimento são definidas estrategicamente entre o Escritório de Processos, unidades solicitantes e a Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças.

 

Outras informações:
O Escritório de Processos atua em nível de staff, como órgão consultivo, agente de inovação e gerador de conhecimento organizacional no âmbito administrativo-gerencial da UFJF. Mantém intercâmbio cultural, tecnológico e acadêmico constante para transferência e aquisição de conhecimento com outras universidades federais e demais órgãos públicos e privados.

 

 


 

8. Secretaria da Proplan

Contatos e horários

Sítio eletrônico: http://www.ufjf.br/planejamento/
E-mail: planejamento@ufjf.edu.br
Telefone: (32) 2102-3918

Endereço: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-330 – Juiz de Fora/MG – Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças.

Dias e Horário de funcionamento:
De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

 

Breve descrição do(s) serviço(s) prestado(s):
A Secretaria da Proplan tem por finalidade prestar assessoria ao pró-reitor no que tange ao planejamento, organização, execução e controle de demandas orçamentárias, financeiras e patrimoniais da UFJF, prestando atendimento às pró-reitorias, diretorias, secretarias, coordenações, gerências e demais unidades administrativas, como também às unidades acadêmicas dos dois campi.

É responsável pela tramitação de toda a documentação que necessite de assinatura e/ou autorização do pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças. A secretaria contribui nos processos de prestação de contas da UFJF e subsidia respostas a diversos órgãos de Controle Externo. Auxilia na prestação de informações ao público externo pelo princípio da transparência e acesso às informações, mantendo o site atualizado.

As equipes da secretaria prestam assistência e orientam a comunidade interna nas demandas que se relacionem às coordenações com quem tem vinculação e que envolvam contratos, licitações, convênios, bolsas e execução financeira.

 

Público ao qual se destina:
Servidores, Órgão de Controle, público externo.

 

Forma de acesso ao serviço:
Preferencialmente, o atendimento de demandas se dará por meio de ofício ou correio eletrônico. Para informações, orientações ou material de apoio, o atendimento poderá ser telefônico, presencial ou via site.

 

Forma de comunicação com o solicitante do serviço:
Em geral, o contato com o solicitante é realizado por envio de ofício ou correio eletrônico. Além disso, outros canais de comunicação utilizados são o contato telefônico e/ou atendimento presencial.

 

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:
As orientações podem ser acessadas de forma autônoma no site, ou solicitadas via telefone ou e-mail. As solicitações que envolvam recursos financeiros devem ser formalizadas via ofício ou em meio eletrônico e devem conter todas as informações necessárias à sua análise e autorização.

 

Prazo para prestação do serviço:
As solicitações que não dependem de autorização do pró-reitor geralmente são atendidas no dia do recebimento. As demais, conforme forem sendo autorizadas. As solicitações cujo atendimento se sujeitem a vinculação com outros órgãos ou outras pró-reitorias ficarão sujeitas aos prazos dessas outras instâncias.

 

Prioridade no atendimento:
Ordem de chegada da demanda