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Carta de Serviços

Planejamento

Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan)

Unidade Administrativa/Juiz de Fora

Setores

Arquivo Central
Centro de Difusão do Conhecimento (CDC)/Bibliotecas
Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO)
Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf)
Coordenação de Serviços de Passagens, Hospedagens e Diárias
Escritório de Processos
Secretaria da Proplan

Contatos e horários

Sítios eletrônicos:

E-mails

Telefones:

  • Arquivo Central:
    Direção: (32) 3214-4161 – ramal 23
    Sistema de Arquivos (Siarq): (32) 2102-3984
    Sistema Eletrônico de Informação (SEI): (32) 2102-3984/3943
    Coordenação de Arquivos Intermediários: (32)2102-6390
    Coordenação de Arquivos Permanentes: (32) 3214-4161
    Coordenação de Preservação: (32) 3214-4161 – ramal 23 Biblioteca: (32) 3214-4161
  • CDC:
    Coordenação: (32) 2102-3671 /3760
    Atendimento ao usuário: (32) 2102-3751/3767
    Acervo: (32) 3761/3762
  • CGCO: (32) 2102-3374
  • Coesf: 2102-3948 (Secretaria) / 2102-3950 (Coordenação)
  • SCDP: (32) 2102-3921
  • Escritório de Processos: (32) 2102-6379
  • Secretaria: (32) 2102-3918/3985

Endereço:

  • Arquivo Central:
    Siarq e SEI: Prédio da Reitoria, Campus Universitário S/N – Martelos – Juiz de Fora/MG – CEP 36036-900.
    Arquivos Intermediários: Prédio ao lado da Gerência de Transportes, Campus Universitário S/N – Martelos – Juiz de Fora/MG – CEP 36036-900
    Arquivos Permanentes, Preservação e Biblioteca: Avenida Rio Branco, 3.460 – Fundos – Passos, Juiz de Fora/MG – CEP 36025-020
  • Demais setores: Rua José Lourenço Kelmer, s/n – Campus Universitário – São Pedro – CEP: 36.036-900 – Juiz de Fora/MG.
    Complementos: CGCO e Escritório de Processos (Prédio do CGCO); Coesf, SCDP (Prédio da Reitoria). CDC (Prédio da Reitoria, segundo andar)

Dias e Horário de funcionamento:

  • CDC:
    Biblioteca Central: segunda a sexta-feira: 7h às 22h / sábado: 8h às 12h
    Biblioteca da Administração e Ciências Contábeis: segunda a sexta-feira: 8h às 22h
    Biblioteca da Faculdade de Economia: segunda a sexta-feira: 8h às 22h
    Biblioteca da Faculdade de Educação: segunda a sexta-feira: 8h às 21h
    Biblioteca da Faculdade de Direito: segunda a sexta-feira: 7h às 22h
    Biblioteca da Faculdade de Medicina: segunda a sexta-feira: 7h às 19h
    Biblioteca da Faculdade de Enfermagem: segunda a sexta-feira: 8 às 12h e 13h às 18h
    Biblioteca de Farmácia e Odontologia: segunda a sexta-feira: 7h às 19h
    Biblioteca do Instituto de Artes e Design: segunda a sexta-feira: 8h às 20h
    Biblioteca do Instituto de Ciências Biológicas: segunda a sexta-feira: 7h às 19h
    Biblioteca do Instituto de Ciências Exatas: segunda a sexta-feira: 8h às 22h
    Biblioteca do Instituto de Ciências Humanas: segunda a sexta-feira: 7h às 22h
    Biblioteca da Faculdade Serviço Social: segunda a sexta-feira: 9h às 17h e 18h às 21h
    Biblioteca da Faculdade de Letras: segunda a sexta-feira: 8h às 21h
    Biblioteca do Colégio de Aplicação João XXIII: segunda a sexta-feira: 7h às 20h
    Biblioteca do Mamm: terça a sexta-feira: 9h  às 18h
    Biblioteca do Memorial da República Presidente Itamar Franco: terça a sexta-feira: 9h  às 18h (atendimento com pré-agendamento).
    Campus Avançado de Governador Valadares:  Biblioteca Centro: de segunda a sexta-feira: 7h30 às 20h
    Biblioteca Vila Bretas: de segunda a sexta-feira: 7h às 19h
  • Coesf: Secretaria, de segunda a sexta, das 7h às 13h. Funcionamento geral do setor: de segunda a sexta, das 7h às 19h.
  • Demais setores: De segunda-feira a sexta-feira, das 7h às 19h.

Breve descrição dos serviços prestados

  • Arquivo Central:
    a) Para a comunidade externa: acesso a documentos sob a guarda do Arquivo Central, produzidos pela UFJF ou acervos de memória; acesso ao Sistema Eletrônico de Informação (SEI); acesso à biblioteca de apoio; promoção de eventos de capacitação de interessados nas áreas de arquivologia e preservação; Laboratório de Pesquisa em História e Arquivologia (LaphArq).
    b) Para a comunidade interna: normatização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos; gestão de arquivos institucionais; assessoria técnica aos setores; estágios e bolsas de treinamento profissional; apoio à administração institucional; gestão do Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
  • CDC/Bibliotecas
    a) disponibilização de scanners planetários de autosserviço em todas as bibliotecas do sistema
    b) disponibilização de programa de geração automática de fichas catalográficas de teses e dissertações
    c) Repositório Institucional da UFJF
    d) Infocentro, localizado na Biblioteca Central, com 60 computadores com acesso à internet, em ambiente climatizado:
    – consulta em bases de dados e bibliotecas virtuais
    – digitação de trabalhos
    – agendamento de cursos e aulas
    – atendimento da comunidade interna e externa à UFJF
    – atividades de capacitação de usuários: pesquisa e normalização bibliográfica
    e) comutação bibliográfica, em todas as bibliotecas do sistema, inclusive para o público externo
    f) orientação individual para normalização bibliográfica de trabalhos acadêmicos e revistas científicas, em todas as bibliotecas do sistema.
    g) processamento técnico e disponibilização do acervo adquirido pela UFJF por meio de compra, doação ou permuta, em todas as bibliotecas do sistema
    h) consulta, empréstimo domiciliar e reserva de obras para usuários da UFJF
    i) consulta local de livros e periódicos para a comunidade externa da UFJF
    j) reserva e renovação de obras online
    k) espaço para estudo individual e cabines de estudo em grupo em todas as bibliotecas
    l) catalogação na fonte: confecção de fichas catalográficas para livros e periódicos
    m) disponibilização de rede WiFi em todas as bibliotecas
    n) empréstimo de netbooks e tablets para usuários com vínculo institucional (Biblioteca Central), com objetivo de ampliar a utilização das fontes de informação online
    o) disponibilização do acesso ao Portal de Periódicos Capes dentro da Instituição e com acesso remoto oferecido aos membros da comunidade acadêmica via Comunidade Acadêmica Federada (CAFe)
    p) disponibilização de várias outras fontes de informação online, também com acesso externo aos membros da comunidade acadêmica via proxy, destacando-se:
    – assinatura online da coleção completa das normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas)
    – assinatura da base de dados jurídica RT Online
    – assinatura da plataforma de livros eletrônicos (todas as áreas do conhecimento) Biblioteca Virtual (B.V. Pearson).
    q) visitas guiadas às bibliotecas (direcionadas ao público externo).
  • CGCO: é a unidade responsável por traçar estratégias e mobilizar recursos de Tecnologia da Informação (TI) em prol da racionalização e agilização dos processos organizacionais. Além disso, é um órgão de apoio à governança digital na UFJF, auxiliando o Comitê de Governança Digital da instituição a promover o alinhamento das atividades de TI à estratégia organizacional, propor políticas e normas acerca da utilização dos recursos digitais e monitorar e avaliar a execução de ações e a gestão da TI na UFJF.
  • Coesf: A Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf), é responsável pelas etapas exigidas na legislação para ultimação dos pagamentos realizados por esta autarquia: empenho, liquidação e pagamento. Ressalta-se que são diversos os tipos de despesas existentes na Universidade: materiais/equipamentos, serviços, bolsas estudantis, bolsas a residentes, obras e serviços de engenharia, pessoas físicas, premiações, auxílios financeiros, folha de pagamento de pessoal (servidores), etc. Além das fases da despesa pública, são realizadas prestações de contas, serviços de secretaria, de conformidade e registro de gestão, de contabilidade, apoio/suporte aos demais setores de cunho orçamentário, financeiro e contábil.
  • SCDP: Equipe responsável pelo assessoramento às questões relativas aos processos de concessão de diárias e passagens no âmbito da UFJF.
  • Escritório de Processos: Assessoria em Mapeamento e Modelagem de Processos de Negócio. É um órgão de assessoria, vinculado à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, e instituído pelas Portarias UFJF nº 13 e nº 15 de 2016 (atualizada pela Portaria Proplan 603 de 2021). Tem como missão otimizar a produtividade em toda a UFJF, através do mapeamento dos processos de negócio, o que possibilita o correto diagnóstico da situação de cada setor e unidade e permite, assim, a modelagem desses processos em um patamar de eficiência mais elevado, melhorando substancialmente a qualidade dos trabalhos executados, reduzindo o tempo de execução e a quantidade de atividades de retrabalho, e criando condições para que a UFJF possa realizar sua missão institucional de promover Ensino, Pesquisa e Extensão em nível de excelência. Além disso, trabalha em estreita parceria com o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) na automação de processos de negócio por meio do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (Siga) e demais sistemas estruturantes do Governo Federal, além de atuar na automação de processos via SEI/UFJF (Portaria n° 690 de 2017, atualizada pela Portaria/SEI nº 1.910 de 2019).
  • Secretaria: A Secretaria da Proplan tem por finalidade prestar assessoria ao pró-reitor no que tange ao planejamento, organização, execução e controle de demandas orçamentárias e financeiras da UFJF. É responsável pela tramitação de toda a documentação que necessite de assinatura e/ou autorização do pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças. A secretaria contribui nos processos de prestação de contas da UFJF e subsidia respostas a órgãos de Controle Externo. Auxilia na prestação de informações ao público externo pelo princípio da transparência e acesso às informações, mantendo o site atualizado. As equipes da secretaria prestam assistência e orientam a comunidade interna nas demandas que se relacionem às coordenações com quem tem vinculação, em especial quanto ao planejamento e à execução financeira.

Públicos e formas de acesso e comunicação

  • Público ao qual se destina: Comunidade acadêmica e/ou público externo
  • Forma de acesso ao serviço: CGCO: Sistemas Internos On-line, através da Central de Serviços. /Coesf e SCDP: E-mail, telefone, sistemas internos on-line, pessoalmente, redes sociais
  • Forma de comunicação com o solicitante do serviço: Sistemas Internos On-line, e-mail, telefone, redes sociais, pessoalmente

Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço:

  • Arquivo Central: Não há requisitos ou documentos necessários para acessar o serviço.
  • CDC/Bibliotecas:
    Para atendimentos que envolvem acesso ao sistema de gerenciamento de acervo, Sistema Pergamum, para público interno, apresentação da carteira estudantil, usuário e senha do Sistema de Gerenciamento Acadêmico – Siga.
    Para o público externo, um cadastro simples (documentos de identificação e comprovante de residência) realizado no momento do primeiro atendimento.
  • CGCO: Servidores do quadro e terceirizados (que tenham acesso ao Siga) e alunos devem acessar a Central de Serviços, com login e senha do Siga. Demais usuários devem entrar em contato através do telefone.
  • Coesf: Devido à variedade de serviços prestados, cada um terá uma maneira de acesso. Em regra pode ser encaminhado e-mail ou Ofício no SEI para que sejam solicitadas as orientações. Responderemos orientando individualmente o procedimento a ser realizado.
  • SCDP: Para o fornecimento de orientações gerais, a princípio, não é necessária a apresentação de documentos. No primeiro contato é preciso que o solicitante se identifique e descreva sua demanda, para que seja verificada a especificidade do atendimento e seja feita a orientação sobre os procedimentos e/ou apresentação de documentos necessários em cada caso. Especificamente para utilização do SCDP é necessário ter indicação formal para cadastro prévio no referido sistema, conforme indicação de perfil e necessidade de acesso (solicitação de acesso efetuada via formulário SEI).
  • Escritório de Processos: As demandas de mapeamento e modelagem de processos de negócio partem da Proplan a partir da identificação da necessidade estratégica de se mapear e modelar os processos de negócio das diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFJF. Nesse caso, não existem documentos prévios necessários para acessar o serviço. São feitos diagnósticos locais relativos aos seus processos de negócio e, a partir daí, são analisados os documentos existentes no setor os quais serão utilizados ao longo do projeto. Outra maneira de acesso ao serviço é por meio do formulário eletrônico de Habilitação de Processos no SEI-UFJF (Formulário SEI 02). Nesse caso, o próprio formulário conta com a lista dos documentos contidos no processo (inclusive documentos externos).
  • Secretaria: Processos (serviços) mapeados são atendidos via SEI. Os demais serviços são via e-mail ou telefone.

Etapas e prazos

Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
  • Arquivo Central: Recebimento da solicitação, análise e resposta.
  • CDC/Bibliotecas: Atendimento presencial para serviços como empréstimo ou que demandem uso de equipamentos ou espaços das bibliotecas, como uso dos scanners planetário ou treinamento e capacitação de usuários e por meio eletrônico, como o acesso as bases de dados assinadas.
  • CGCO: Catálogo de Serviços de TI.
  • Coesf: Encaminhar e-mail ou Ofício solicitando orientações ou mesmo para atendimento direto do serviço, dependendo da especificidade do mesmo.
  • SCDP:
    1) Recebimento da demanda através dos canais de comunicação e de solicitação dos serviços
    2) Análise da mesma
    3) Resolução (que pode ter seu tempo variado de acordo com a sua complexidade ou necessidade de ajustes das solicitações por parte do próprio solicitante ou, ainda, pode ser encaminhada para o setor responsável pela ação).
  • Escritório de Processos: As demandas de mapeamento e modelagem de processos de negócio partem da Proplan a partir da identificação da necessidade estratégica de se mapear e modelar os processos de negócio das diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFJF. Nesse caso, não existem documentos prévios necessários para acessar o serviço. São feitos diagnósticos locais relativos aos seus processos de negócio e, a partir daí, são analisados os documentos existentes no setor os quais serão utilizados ao longo do projeto. Outra maneira de acesso ao serviço é por meio do formulário eletrônico de Habilitação de Processos no SEI-UFJF (Formulário SEI 02). Nesse caso, o próprio formulário conta com a lista dos documentos contidos no processo (inclusive documentos externos).
  • Secretaria:
    A. Solicitação via e-mail e aprovação superior (quando couber) para: Dotações/transações Orçamentárias no SIGA e SCDP; Cadastro de gestores/requisitantes de U.O.; Cadastro de Bolsas; Cadastro de requisitante de Bolsas; Informações sobre Prestação de Contas (Relatório de Gestão); Informações sobre prazos e procedimentos da Pró-Reitoria; Orientação e direcionamento de demandas referentes às coordenações da Pró-Reitoria; Esclarecimentos sobre natureza de despesa, tipos de rubrica, saldos, débitos e créditos do orçamento de manutenção e do SCDP; Dúvidas, orientações e solicitações gerais sobre Planejamento ou Orçamento; Atendimento de dúvidas e solicitações de servidores da Pró-Reitoria; Atendimento à dúvidas e solicitações de fornecedores e órgãos de controle
    B. Processos via SEI para: Sanções administrativas; Solicitação de Senhas SIASG; Solicitação de portarias para equipes de contratação – TIC; Solicitações de Férias (e/ou outros requerimentos) de Servidores da Proplan; Dotações Orçamentárias (Configurações do Orçamento/LOA) para aditivos e licitações; Monitoramento de ações de Controle e Auditoria Internas e externas; Verificação de Viabilidade Financeira; Atendimento aos setores vinculados de eventuais consultas para a Procuradoria
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
  • Arquivo Central: Até cinco dias úteis para prestar informações a respeito do pedido.
  • CDC/Bibliotecas: A maioria dos serviços prestados é feito de forma imediata, mas os que demandam logísticas e planejamento são previamente agendados.
  • CGCO:
    Para demandas oriundas de Requisições abertas no Siga, o CGCO deve se manifestar em até 48 horas para iniciar a resolução do problema.
    Para chamados abertos na Central de Serviços Online, o CGCO deve se manifestar em até 7 dias úteis para iniciar a resolução do problema.
  • Coesf: Não há prazo, pois depende de cada solicitação e sua complexidade.
  • SCDP: Cada demanda da Comissão de gerenciamento do SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) necessita de um prazo diferente para atendimento, a depender dos fatores envolvidos e, ainda, do volume de trabalho do Setor (sazonal). Porém, geralmente, são atendidas de imediato e de acordo com a sua urgência e ordem de chegada.
  • Escritório de Processos: O prazo para a prestação de serviço é pactuado diretamente entre as partes a partir do surgimento da demanda. Esses prazos podem variar amplamente em função da complexidade de cada projeto de mapeamento e modelagem de processos de negócio e da dinâmica de funcionamento das unidades.
  • Secretaria:
    Bolsas – Publicação de Calendário de Bolsas no site Institucional onde estão previstas as datas de atendimento mensal.
    As demandas recebidas por e-mail são prontamente atendidas e respondidas.
    As demandas recebidas por e-mail que dependam de autorização dos pró-reitores são atendidas mediante essa autorização, de acordo com a ordem de chegada.
    Demandas recebidas pelo SEI são atendidas nos prazos estabelecidos nos fluxos de cada processo mapeado.
    Cadastro de Senhas ou Renovação de senhas SIASG são atendidas pela ordem de chegada, de forma imediata.
    Relatório de Gestão tem data regulamentada pelo TCU.
Prioridade no atendimento:
  • Arquivo Central: Ordem de chegada da demanda
  • CDC/Bibliotecas: Ordem de chegada ao local da prestação do serviço e em atendimentos que envolvam agendamento prévio, cumprimento do mesmo.
  • CGCO – São considerados prioritárias as demandas que podem comprometer a continuidade operacional na UFJF e demandas oriundas de órgãos de controle e fiscalização.
  • Coesf – Por ordem de demanda/solicitação e visando também as condições físicas e de idade do usuário em caso de atendimento presencial.
  • SCDP: Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado, bem como por urgência da solicitação, ou ainda, aquelas com prazos previamente definidos para execução.
  • Escritório de Processos: As prioridades de atendimento são definidas estrategicamente entre o Escritório de Processos, unidades solicitantes e a Proplan.
  • Secretaria: Atendimento por ordem de chegada da demanda.
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
  • Arquivo Central: Até cinco dias úteis para prestar informações a respeito do pedido.
  • CDC/Bibliotecas: Varia de acordo com o tipo. Trabalha-se com agendamento para prestação de serviços especializados. Para atendimento presencial, em media, dez minutos.
  • CGCO
    Para demandas oriundas de Requisições abertas no Siga, o CGCO deve se manifestar em até 48 horas para iniciar a resolução do problema.
    Para chamados abertos na Central de Serviços Online, o CGCO deve se manifestar em até 7 dias úteis para iniciar a resolução do problema.
  • Coesf: varia conforme a demanda.
  • SCDP: O atendimento é efetuado de forma imediata, conforme demanda de solicitação e sua urgência e/ou ordem de chegada, prazo, especificidade e complexidade.
  • Escritório de Processos: Não aplicável.
  • Secretaria: Como a maior parte dos atendimentos se referem ao público interno, as previsões em geral se relacionam com prazos legais de cada processo. Solicitações recebidas por e-mail ou pelo SEI que não dependam de análise prévia ou autorização dos pró-reitores são atendidas de imediato.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
  • As previstas no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
  • Arquivo Central: recebimento da demanda, análise e resposta.
  • CDC/Bibliotecas: Atendimento presencial para serviços como empréstimo ou que demandem uso de equipamentos ou espaços das bibliotecas, como uso dos scanners planetário ou treinamento e capacitação de usuários; e por meio eletrônico, como o acesso às bases de dados assinadas.
  • CGCO
    Para demandas oriundas de Requisições abertas no Siga, o CGCO deve se manifestar em até 48 horas para iniciar a resolução do problema.
    Para chamados abertos na Central de Serviços Online, o CGCO deve se manifestar em até 7 dias úteis para iniciar a resolução do problema.
  • Coesf: São realizadas análises pela Gerência responsável da Coesf, dependendo dos serviços a serem realizados. As gerências da Coesf estão divididas em Gerência de Execução Orçamentária, Gerência de Execução Financeira, Gerência de Liquidação, Gerência de Contabilidade e Gerência de Conformidade e Registro de Gestão. Além das gerências que fazem parte do processo de execução orçamentária e financeira, há ainda os servidores da Secretaria que recebem as demandas e encaminham para os servidores responsáveis por aquele serviço.
  • SCDP: As etapas para a realização dos serviços e o prazo para o atendimento dependem de cada caso, sendo o objetivo atender e resolver as situações de forma imediata, mediante análise de suas especificidades.
  • Escritório de Processos: O processo de mapeamento e modelagem de processos se desenvolve, basicamente, em três etapas, quais sejam:
    1) Mapeamento do processo em seu estado inicial (as is);
    2) Análise e proposições de melhorias e
    3) Modelagem do processo em seu estado futura/otimizado (to be).
    O prazo para a realização de cada etapa é pactuado diretamente com o setor cliente a partir do surgimento da demanda. Esses prazos podem variar amplamente em função da complexidade de cada projeto de mapeamento e modelagem de processos de negócio e da dinâmica de funcionamento das unidades.
  • Secretaria: Dado que a secretaria tem seus serviços provocados por demanda, não há como estimar prazos para realização dos serviços, visto que para cada caso é necessário um prazo. Também não é possível fazer uma lista de serviços e prazos, visto que a secretaria muitas vezes depende de outros setores, gestão e órgãos para atendimento das demandas. Em alguns casos, os prazos se relacionam com prazos legais de cada processo ou prazos de respostas estipulados pela Procuradoria, órgãos de controle, MPF, SIC e outros. Ademais, alguns processos ainda estão em fase de mapeamento. Os processos SEI tendem a ter um prazo de resposta mais curto devido redução de trâmites.

Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação

Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:

  • Arquivo Central: Sugestões e reclamações podem ser encaminhadas diretamente para o e-mail arcentral@ufjf.br ou por meio da Ouvidoria da UFJF.
  • CDC/Bibliotecas: As sugestões, reclamações e demandas extras são recepcionadas por todas as vias de comunicação disponíveis no setor: e-mail, redes sociais, telefone, caixa de sugestões e queixas (nos espaços físicos), as quais são recolhidas, analisadas e devidamente atendidas/resolvidas ou encaminhadas à instância adequada.
  • CGCO: https://centraldeservicos.ufjf.br/
  • Coesf: A Coesf está à disposição através de todos os meios eletrônicos e também fisicamente para atendimento e recebimento de sugestões e reclamações.
  • SCDP: São utilizados atendimento telefônico e o e-mail institucional como formas de registrar e acompanhar a demanda de sugestão e/ou reclamação e respostas geralmente são dadas através destes canais. Manifestações também podem ser dirigidas diretamente ao setor ou através de sistema interno on-line da UFJF, como o SEI.
  • Escritório de Processos: As sugestões e reclamações são recebidas através do canais de comunicação com o solicitante do serviço e são respondidas pelos mesmos canais, diretamente pelo responsável pelo setor.
  • Secretaria: A Secretaria da Proplan recebe manifestações de dúvidas, reclamações e/ou sugestões por meio do canal: https://www2.ufjf.br/planejamento/fale-conosco/ Os formulários recebidos são prontamente respondidos.

Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:

  • Sistemas internos on-line, e-mail e telefone, Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor. No caso do SCDP, sistema SCDP.

Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):

  • Sistemas internos on-line, e-mail e telefone, Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor. No caso do SCDP, sistema SCDP.

Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza

Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:

  • Placas indicativas.
  • CDC/Bibliotecas: Indicação de horário de funcionamento na porta de entrada.; Sinalização das estantes com indicação de ordem classificação para facilitar o acesso ao material; indicação dos setores com placas informativas.
  • Coesf não possui sinalização visual na unidade, mas há sinalização para a reitoria, onde fica sediado.
  • Secretaria: A Secretaria da Proplan não tem uma identidade ou sinalização visual próprias.

Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:

  • Arquivo Central: O prédio da avenida Rio Branco não possui elementos de acessibilidade como rampas e elevadores para cadeirantes. A sala do Arquivo Central localizada no prédio da Reitoria encontra-se no térreo. Todos os ambientes do setor recebem manutenção rotineira tanto nos aspectos da infraestrutura, quanto no de limpeza e higiene, proporcionando desta forma o devido conforto aos seus usuários.
  • CDC/Bibliotecas: As bibliotecas possuem rampas para facilitar o acesso. Os espaços são limpos e adequados para recepção dos usuários. Todas as bibliotecas disponibilizam mobiliário adequado para estudo e pesquisa.
  • CGCO: Ambiente acessível e com condições de limpeza e conforto boas.
  • Coesf/SCDP: Os setores estão localizados no segundo andar da Reitoria e para acesso possui um elevador adaptado caso o usuário tenha ou esteja com alguma dificuldade de locomoção.
  • Escritório de Processos: A sala do Escritório de Processos funciona em andar térreo com total condição de acessibilidade e também possui iluminação adequada, climatização, mesa para reuniões, equipamentos de mídia utilizados nas reuniões e atividades do setor (projetor, TV, câmera e computadores) e quadro branco.
  • Secretaria: A secretaria está localizada na Reitoria do campus-sede. No saguão, há uma rampa para cadeirantes para acesso à recepção. A Reitoria conta com boas condições de limpeza, banheiros, acesso à internet e assentos para aguardar o atendimento.

Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:

  • Geral: Atendimento presencial ou telefone.
  • SCDP: O atendimento poderá ser efetuado presencialmente ou por telefone. Porém, para a maioria das situações, dependerá de registro e acesso aos sistemas informatizados. Sendo possível o atendimento da demanda, esta será atendida via documentos físicos, e posteriormente registrada nos sistemas.

 Outras informações:

  • Informações sobre procedimentos da Proplan podem ser encontradas no site, na aba “manuais”: https://www2.ufjf.br/planejamento/manuais-3/
  • No Arquivo Central:
    As fotos de documentos são permitidas sem o uso do flash.
    No uso de cópias, o interessado compromete-se em citar a fonte, respeitando o direito do produtor do documento.
    As visitas técnicas também podem ser agendadas.

 

(Informações atualizadas em 27/07/2022, às 18h17)