Instituto de Ciências Sociais Aplicadas (ICSA)
Unidade Acadêmica – Governador Valadares
Setores
1. Direção – Núcleo de Apoio Administrativo
2. Secretaria da Direção do ICSA
3. Secretaria das Ciências Sociais Aplicadas
1. Direção – Núcleo de Apoio Administrativo
Contatos e horários
Sítio eletrônico:
E-mail:
Telefone:
- 3301-1000 – ramal 1950
Endereço:
- R. 7 de Setembro, 330 – Centro, Gov. Valadares – MG, 35010-177 – Prédio Pitágoras – Sala 300
Dias e Horário de funcionamento:
- De segunda-feira a sexta-feira, de 7h às 19h, exceto feriados
Breve descrição dos serviços prestados
- O Núcleo Administrativo tem a função dar apoio à direção do ICSA, aos departamentos e coordenações, prestando atendimento a alunos e servidores em geral, além dos usuários internos e externos com relação às funções administrativas do Instituto. Além disso, recebimento e envio de correspondência via malote, reencaminhamento de documentos, solicitação de reembolso de inscrição em eventos, e empréstimo de equipamentos sob os cuidados do setor.
- A equipe ainda é incumbida da montagem de mapa de sala e divulgação das informações sobre o horário linear. O setor gerencia a parte de Achados e Perdidos, incluindo , recebimento, guarda, descarte e devolução de objetos; é responsável pela solicitação de compras, através da aquisição de material de consumo via termo de referência; faz o procedimento de análise de PCDP’s recebidas pelo Sistema de Concessão de Diárias e Passagens; e executa empréstimo de cópias de chaves. Através de ferramenta tecnológica, executa o gerenciamento de rotinas. Além disso, executa a fiscalização de contratos do setor.
Públicos e formas de acesso e comunicação
- Público ao qual se destina: Comunidade Acadêmica (Discentes, docentes, TAEs e terceirizados) e público externo.
- Forma de acesso ao serviço: E-mail, telefone, sistemas internos on-line, pessoalmente, redes sociais.
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: E-mail, telefone, sistemas internos on-line, pessoalmente, redes sociais.
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço
- Em geral, o contato com o usuário dos serviços é realizado presencialmente no setor, na sala 300 do prédio principal do Pitágoras, podendo também ser feitos atendimentos por telefone e por e-mail. A princípio não é necessária a apresentação de documentos; basta a pessoa se identificar nominalmente e descrever sua solicitação, presencialmente, por telefone ou por e-mail, para a verificação da possibilidade de atendimento.
Etapas e prazos
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
- Envio e Recebimento de Correspondências via Malote
– Recebimento do documento;
– Registro e impressão do protocolo;
– Despacho das correspondências;
– Prestação de informações sobre a remessa;
– Devolução ou reencaminhamento de correspondências postadas equivocadamente;
– Arquivo de protocolos e documentos diversos. - Solicitação de Pagamento da Taxa de Inscrição ou Reembolso
– Abertura de requisição de taxa de inscrição ou reembolso no Siga;
– Solicitação de autorização do gestor;
– Recebimento dos documentos necessários ao processo;
– Conferência dos documentos recebidos;
– Montagem do processo;
– Encaminhamento do processo;
– Acompanhamento do processo. - Empréstimo de Equipamentos
– Controle do portfólio de equipamentos;
– Preenchimento dos formulários de empréstimo;
– Entrega do equipamento ao solicitante;
– Recebimento do equipamento do solicitante;
– Conferência do equipamento;
– Arquivo dos termos de empréstimo. - Montagem do Mapa de Sala
– Distribuição das salas;
– Verificação das inconsistências no mapa elaborado;
– Lançamento das disciplinas no sistema de reserva de salas;
– Emissão do horário linear;
– Emissão de outros relatórios necessários;
– Reserva de salas para servidores. - Solicitação de Compras
– Abertura da requisição de compras no Siga;
– Solicitação de autorização do gestor;
– Elaboração de Estudo Técnico Preliminar;
– Realização de Pesquisa de Preços;
– Preenchimento do Termo de Referência;
– Abertura de solicitação para setor de suprimentos;
– Encaminhamento de documentos necessários para a Coordenação de Suprimentos. - Análise no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP)
– Realização de análise dos requisitos da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP);
– Fornecimento de parecer para a PCDP;
– Realização de análise dos requisitos da prestação de contas;
– Fornecimento de parecer para a prestação de contas. - Empréstimo de Chaves
– Entrega das chaves ao solicitante;
– Recebimento em devolução das chaves pelo solicitante;
– Atualização dos controles cabíveis. - Gerenciamento do Site do ICSA
– Manutenção e edição de páginas no Site;
– Atualização de informações relevantes no Site;
– Identificação das necessidades de melhorias no Site. - Controle de Estoque de Materiais
– Identificação das necessidades de melhorias na gestão dos materiais;
– Realização de levantamentos físicos;
– Tratamento das requisições dos solicitantes;
– Atualização de informações do estoque.
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
- Depende do tipo de demanda, o que pode variar de poucos minutos, para solicitações mais simples tratadas diretamente com o solicitante, até 60 dias, para solicitações mais complexas, que envolvem planejamento prévio.
Prioridade no atendimento:
- A regra é seguir a ordem de chegada da demanda no atendimento presencial ou na solicitação virtual. Nos atendimentos à distância, a prioridade se concentra na urgência e na existência de prazo. Procedimentos que seguem prazos previamente estipulados passam a ser prioridade, uma vez que o objetivo se concentra em atender à necessidade dos usuários e no cumprimento de prazos, embora procuremos seguir as regulamentações específicas que constam da legislação sobre atendimento prioritário.
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
- Em média 24 horas, dependendo da situação demandada.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
- Previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
- Serviço: Envio e Recebimento de Correspondências via Malote
– Etapas presentes: Recebimento, despacho, impressão de protocolo, encaminhamento, arquivamento de protocolo
– Prazo estimado 15 minutos
– Etapas futuras: Prestação de informações, devolução ou reencaminhamento de correspondências
– Prazo estimado: 24 horas - Serviço: Solicitação de Reembolso de Inscrição
– Etapas presentes: Requisição, recebimento e conferência de documentos enviados pelo solicitante
– Prazo estimado: 24 horas
– Etapas futuras: Montagem do processo, encaminhamento, acompanhamentos
– Prazo estimado: Três dias - Serviço: Empréstimo de Equipamentos
– Etapas presentes: Preenchimento dos formulários necessários, entrega dos equipamentos, atualização do controle de empréstimos
– Prazo estimado: 24 horas
– Etapas futuras: Recebimento e conferência dos equipamentos, arquivamento dos termos de empréstimo
– Prazo estimado: 15 minutos - Serviço: Montagem do Mapa de Sala
– Etapas presentes: Distribuir as salas, verificar inconsistências, lançar disciplinas no sistema, emitir horário linear Prazo estimado: Duas semanas
– Etapas futuras: Emitir relatórios necessários, reservar salas para servidores
– Prazo estimado: Cinco minutos - Serviço: Solicitação de Compras
– Etapas presentes: Abrir requisição no sistema, elaboração de estudo técnico preliminar, realização de pesquisa de preços, preenchimento de termo de referência
– Prazo estimado: 15 dias
– Etapas futuras: Abertura de solicitação ao setor local de suprimentos, encaminhamento dos documentos à Coordenação de Suprimentos
– Prazo estimado: 48 horas - Serviço: Análise de SCDP
– Etapas presentes: Análise da PCDP, parecer sobre a PCDP
– Prazo estimado: 48 horas
– Etapas futuras: Análise da prestação de contas, parecer sobre a prestação de contas
– Prazo estimado: Três dias - Serviço: Empréstimo de Chaves
– Etapas presentes: Entrega das chaves, atualização do controle
– Prazo estimado: Cinco minutos
– Etapas futuras: Recebimento das chaves, atualização do controle
– Prazo estimado: Cinco minutos - Serviço: Gerenciamento do Site
– Etapas presentes: Edição do site, atualização de informações
– Prazo estimado: 24 horas
– Etapas futuras: Manutenção do site, identificação de pontos de melhoria no site
– Prazo estimado: Três dias - Serviço: Controle de Estoque de Materiais
– Etapas presentes: Tratamento de requisições, atualização de informações do estoque
– Prazo estimado: 24 horas
– Etapas futuras: Levantamentos físicos, identificar pontos de melhoria na gestão dos materiais
– Prazo estimado: 60 dias
Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
- Em regra, ao receber uma sugestão ou reclamação por meio dos canais de comunicação com os usuários, o setor inicialmente checa as informações recebidas quanto à pertinência, tomando como base cada Procedimento Operacional Padrão interno aplicável à questão. Após verificar que a sugestão ou reclamação procede, o setor comunica o relacionamento internamente para resolução do problema ou acatamento da sugestão em prazo razoável, registrando formulário de ocorrência se cabível. Por fim, ao solucionar o problema reclamado ou implementar a ideia sugerida, comunica o fato a todos os usuários interessados, arquivando o formulário de ocorrência se houver.
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros); Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor, pessoalmente.
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor, e-mail, telefone, redes sociais.
Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
- São utilizados cartazes na própria sala onde funciona o setor, para indicar seu local de funcionamento e efetuar comunicados breves. Além disso, a unidade sinaliza comunicações relevantes de interesse geral dos usuários em quadro branco de uso comum no ICSA.
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
- Esses serviços são de responsabilidade da locadora do prédio onde funciona a unidade, cujas condições estão em conformidade com as normas aplicáveis e possibilitam o desempenho normal das atividades no setor.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
- Há serviços que dependem da disponibilidade dos sistemas informatizados, como o Siga e o SEI, para os devidos andamentos. Entretanto, sempre que possível, são utilizados procedimentos manuais para suprir necessidades imediatas, tais como: uso de formulários impressos e solicitação de contatos para futuros atendimentos virtuais ou presenciais.
Outras informações
- O Núcleo de Apoio Administrativo do ICSA também mantém um controle interno dos bens móveis do Instituto, embora a responsabilidade primordial seja do Setor de Patrimônio do Campus GV. Entretanto, esse controle próprio do setor auxilia nas atividades de auditoria interna da Instituição e também na realização de levantamentos físicos para confecção de relatórios, a pedido da Direção do ICSA.
(Informações atualizadas em 29/08/2022, às 15h39)
2. Secretaria da Direção do ICSA
Contatos e horários
Sítio eletrônico:
E-mails:
Telefone:
- (33) 3301-1000 – Ramal 1905
Endereço:
- Avenida Doutor Raimundo Monteiro Rezende, número 330 – Quarto andar/Sala 02 – Centro– CEP: 35.010-173 – Governador Valadares – Prédio da Faculdade Pitágoras.
Dias e Horário de funcionamento:
- De segunda-feira a sexta-feira, de 7h às 19h
Breve descrição dos serviços prestados
- Assessorar o diretor do ICSA, o Conselho de Unidade e a Congregação do ICSA
- Secretariar as reuniões do Conselho de Unidade e da Congregação do ICSA, com confecção de suas respectivas atas.
- Auxiliar na confecção de atas, portarias, resoluções, documentos e avisos em geral, correspondentes aos serviços prestados
- Organizar o número de bolsas de monitoria do Instituto
- Abrir requisições de serviços internos no Siga
- Publicar no site do ICSA as atas do Conselho de Unidade e Congregação, e as portarias e resoluções do Instituto.
- Receber e conferir documentação para contratação de professores substitutos no Instituto
- Secretariar processos de sindicância e processos administrativos disciplinares no âmbito do ICSA
- Executar outras demandas advindas da direção do ICSA.
Públicos e formas de acesso e comunicação
- Público ao qual se destina: Comunidade Acadêmica (Docentes, discentes, TAEs e terceirizados)
- Forma de acesso ao serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Pessoalmente
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Pessoalmente
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço
- A princípio não é necessário a apresentação de documentos, mas se o atendimento for presencial, é preciso a identificação na recepção, e caso o acesso for exclusivamente on-line, basta a identificação nominal, pelo telefone ou via e-mail .
Etapas e prazos
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
- Secretariar reuniões do Conselho de Unidade e Congregação do ICSA; receber a convocação para reunião; acompanhar a reunião, auxiliando com o necessário e confeccionar a minuta da ata, enviar para os membros participantes da reunião aprovarem; Inserir a ata no SEI e solicitar as assinaturas; Publicar as atas no site do ICSA.
- Auxiliar na confecção de portarias e resoluções; receber o pedido para elaborar a minuta da portaria ou resolução, inserir no SEI as minutas; solicitar a assinatura da direção do Instituto, enviar aos interessados as portarias devidamente assinadas, publicar no site as portarias e resoluções
- Organizar número de bolsas de monitoria: A direção faz a divisão de bolsas por departamento. Receber dos departamentos a divisão interna das bolsas de monitoria, organizar uma planilha contendo a divisão de bolsas de todos os departamentos do ICSA, enviar a planilha de monitoria à direção para posterior envio à Prograd.
- Abertura de requisições de serviços internos no Siga: Recebimento das demandas dos departamentos e professores, e abertura de requisição no Siga, acompanhamento da requisição, informação ao interessado da execução da requisição.
- Recebimento de documentação para contratação de professor substituto: receber o processo de contratação no SEI, inserir documentação pertinente à seleção, enviar e-mail com orientações ao candidato; receber o candidato presencialmente; realizar a digitalização dos documentos, inserir os documentos digitalizados do processo no SEI, autenticar os documentos, conceder acesso ao candidato ao processo no SEI, enviar o processo para a GRST/PROGEPE
- Secretariar os processos de Sindicância e processos administrativos disciplinares, enviar portaria de designação para a comissão conceder credencial à comissão para acesso ao processos, realizar as atividades de secretaria necessárias ao processo, sempre guardando o sigilo dos mesmos.
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
- Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso e da ordem das chefias ou a depender do Processo, tendo em vista que o objetivo é atender sempre mantendo a presteza e zelo pelo serviço público.
Prioridade no atendimento:
- As demandas de e-mails são respondidas diariamente e conforme os turnos das servidoras.
- Quando é algo para o diretor, a demanda é encaminhada por e-mail no mesmo instante para que o mesmo responda ou tome as providências cabíveis
- Em caso de solicitação para falar com o diretor, é realizado um pré-agendamento, conforme a urgência da demanda e disponibilidade das partes.
- Para recebimento de professor substituto do ICSA, também é feito agendamento de horários, após o candidato ter passado por perícia médica no Siass
- Agendamento de horário para recebimento de material para o setor, como o almoxarifado
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
- As demandas são realizadas com a maior agilidade possível e vão sendo executadas de acordo com a ordem de chegada ou com prazos estabelecidos pela chefia.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
- Previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros)
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor, e-mail e telefone
Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
- Ambiente climatizado.
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
- Telefone e pessoalmente, para posterior lançamento nos sistemas.
3. Secretaria das Ciências Sociais Aplicadas
Contatos e horários
Sítio eletrônico:
E-mail:
Telefones:
- 33-3301-1000 ramal 1950
Endereço:
- Avenida Doutor Raimundo Monteiro Rezende, número 330 – Quarto andar/Sala 02 – Centro– CEP: 35.010-173 – Governador Valadares – Prédio da Faculdade Pitágoras.
Dias e Horário de funcionamento:
- De segunda-feira a sexta-feira, de 7h às 19h.
Breve descrição dos serviços prestados
- Acompanhamento e confecção das atas dos departamentos, colegiados e NDE, com entrega em até 10 dias úteis (salvo em casos de início de atestado médico e período de férias do TAE que secretariou a reunião).
- Inserção das atas no SEI após aprovação e comunicação ao órgão competente.
- Atendimento presencial de discentes, docentes e público em geral.
- Atendimento de demandas por e-mail dos discentes, docentes e público em geral.
- Solicitação de veículos oficiais no SIGA, conforme formulário enviado pelo professor com no mínimo 6 (seis) dias antes da viagem (cabendo ao setor de transporte a análise final de viabilidade).
- Abertura de SCDP dos docentes e prestação de contas
- Impressão de provas, cujo envio pelo professor deve ser feito com antecedência mínima de 2 dias úteis.
- Abertura de processos de Aproveitamento de Créditos (Dispensa de Disciplinas, Equivalência de Disciplinas, Inclusão de Disciplinas e Cômputo de Disciplinas Opcionais) e Flexibilização Curricular com posterior envio à coordenação.
- Abertura de processos de ACG (Atividades de Horas Complementares à Graduação) e envio à Comissão de ACG, e quando for o caso, à Coordenação.
- Abertura de processos de homologação de estágio
- Acompanhamento e direcionamento de processos no SEI relacionados à secretaria.
- Encaminhamento de solicitações de 2ª chamada de atividades avaliativas.
- Auxílio em concurso de docentes efetivos e substitutos com o recebimento de inscrições e impressões dos documentos.
- Juntada de documentos complementares relativos à ACG no SEI após o envio pelo aluno.
- Autuação de processos físicos.
- Registro de entrada e saída de documentos/processos relacionados aos discentes e docentes.
- Arquivamento e organização de documentos para serem entregues aos discentes e docentes.
- Requisição de materiais de escritório da secretaria.
- Demandas da central de atendimento que foram repassadas à secretaria de Curso:
– Processos destinados à CDARA para as seguintes solicitações: Histórico escolar Atestados de vínculo de matrícula, de trancamento e integralização, regularidade com o ENADE, reconhecimento de curso, previsão de colação de grau e cancelamento de curso Ementas Alterações e correções de dados cadastrais Recálculo do IRA Cancelamento/Desligamento de Curso Destrancamento de curso e de matrícula Reintegração de curso Dilatação ou prorrogação de prazo de integração do curso, Trancamento excepcional de curso e disciplinas Declaração de Aprovação em Processo Seletivo (concurso, pism/vestibular); Trâmites excepcionais por motivo de saúde e Data especial de colação de grau
– Processos destinados à PROEX: Solicitação de certificados de extensão.
– Processos destinados à PROGRAD para as seguintes solicitações: Data especial de colação de grau
– Certificado de monitoria
– Processos destinados à PROPP para as seguintes solicitações Certificado de conclusão de Bolsa de Iniciação Científica, Certificado de Participação ou Apresentação no Seminário de Iniciação Científica, Certificado de Premiação de Iniciação Científica, Certificado Probic Jr, Declaração de Bolsa em Andamento, Declaração de Bolsa Concluída, Declaração de Projeto sob orientação, Entrega de Relatório Final de projetos e/ou Formulário de Avaliação Final - Atendimento por telefone a discentes, docentes e público em geral.
- Mediação de demandas de discentes com setores de Juiz de Fora e GV.
- Mediação de demandas de discentes com coordenação e professores
- Participação em comissões designadas pela chefia imediata.
- Agendamento de sala para os discentes e docentes.
- Recebimento de inscrições de monitoria e treinamento profissional a pedido do docente.
- Recebimento de inscrições para colação de grau.
- Participação de dois TAEs da secretaria no Conselho de Unidade.
- Utilização do SAU para solicitações internas.
Públicos e formas de acesso e comunicação
- Público ao qual se destina: Comunidade Acadêmica (Docentes, discentes, TAEs e terceirizados) e Comunidade externa.
- Forma de acesso ao serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, telefone, sistemas internos on-line, pessoalmente.
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, telefone, sistemas internos on-line, pessoalmente.
Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço
- A princípio não é necessária a apresentação de documentos; basta a pessoa se identificar e descrever sua solicitação, presencialmente, por telefone ou por email, para a verificação da possibilidade de atendimento.
Etapas e prazos
Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s):
- Como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso, mas o objetivo é atender, sempre que possível, ao deadline indicado em cada pedido.
Previsão do prazo máximo para prestação do(s) serviço(s):
Prioridade no atendimento:
- Ordem de chegada da demanda e/ou atendimento presencial previamente agendado.
Previsão do tempo de espera para o atendimento:
- Acompanhamento e confecção das atas dos departamentos, colegiados e NDE. Tempo para atendimento: 10 dias úteis.
- Inserção das atas no SEI após aprovação e comunicação ao órgão competente. Tempo para atendimento: 05 dias úteis.
- Atendimento presencial de discentes, docentes e público em geral. Tempo para atendimento: imediato
- Atendimento de demandas por e-mail dos discentes, docentes e público em geral. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Solicitação de veículos oficiais no Siga, conforme formulário enviado pelo professor com no mínimo 6 (seis) dias antes da viagem (cabendo ao setor de transporte a análise final de viabilidade). Tempo para atendimento: 03 dias úteis.
- Abertura de SCDP dos docentes e prestação de contas. Tempo para atendimento: abertura 02 dias úteis e prestação de contas 05 dias uteis.
- Impressão de provas. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Abertura de processos de Aproveitamento de Créditos (Dispensa de Disciplinas, Equivalência de Disciplinas, Inclusão de Disciplinas e Cômputo de Disciplinas Opcionais) e Flexibilização Curricular com posterior envio à coordenação. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Abertura de processos de ACG (Atividades de Horas Complementares à Graduação) e envio à Comissão de ACG, e quando for o caso, à Coordenação. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Abertura de processos de homologação de estágio. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Acompanhamento e direcionamento de processos no SEI relacionados à secretaria. Tempo para atendimento: 01 dia útil
- Encaminhamento de solicitações de 2ª chamada de atividades avaliativas. Tempo para atendimento: 01 dia útil.
- Auxílio em concurso de docentes efetivos e substitutos com o recebimento de inscrições e impressões dos documentos. Tempo para atendimento: 0 dia útil.
- Juntada de documentos complementares relativos à ACG no SEI após o envio pelo aluno. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Autuação de processos físicos. Tempo para atendimento: imediato.
- Registro de entrada e saída de documentos/processos relacionados aos discentes e docentes. Tempo para atendimento: imediato
- Arquivamento e organização de documentos para serem entregues aos discentes e docentes. Tempo para atendimento: 01 dia util
- Requisição de materiais de escritório da secretaria. Tempo para atendimento: 01 dia util
- Demandas da Central de Atendimento que foram repassadas à secretaria de Curso: Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Processos destinados à Cdara para as seguintes solicitações:
– Histórico escolar
– Atestados de vínculo de matrícula, de trancamento e integralização, regularidade com o Enade, reconhecimento de curso, previsão de Colação de Grau e cancelamento de curso
– Ementas
– Alterações e correções de dados cadastrais
– Recálculo do IRA
– Cancelamento/Desligamento de Curso
– Destrancamento de curso e de matrícula
– Reintegração de curso
– Dilatação ou prorrogação de prazo de integração do curso,
– Trancamento excepcional de curso e disciplinas,
– Declaração de Aprovação em Processo Seletivo (concurso, Pism/Vestibular),
– Trâmites excepcionais por motivo de saúde
– Data especial de colação de grau - Processos destinados à Proex:
– Solicitação de certificados de Extensão - Processos destinados à Prograd para as seguintes solicitações:
– Data especial de colação de grau
– Certificado de Monitoria - Processos destinados à Propp para as seguintes solicitações:
– Certificado de conclusão de Bolsa de Iniciação Científica
– Certificado de Participação ou Apresentação no Seminário de Iniciação Científica
– Certificado de Premiação de Iniciação Científica
– Certificado Probic Jr
– Declaração de Bolsa em Andamento
– Declaração de Bolsa Concluída
– Declaração de Projeto sob orientação
– Entrega de Relatório Final de projetos e/ou Formulário de Avaliação Final - Atendimento por telefone a discentes, docentes e público em geral. Tempo para atendimento: imediato
- Mediação de demandas de discentes com setores de Juiz de Fora e GV. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Mediação de demandas de discentes com coordenação e professores Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Participação em comissões designadas pela chefia imediata. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Agendamento de sala para os discentes e docentes. Tempo para atendimento: 01 dia útil
- Recebimento de inscrições de monitoria e treinamento profissional a pedido do docente. Tempo para atendimento: 01 dia útil
- Recebimento de inscrições para Colação de Grau. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Participação de dois TAEs da secretaria no Conselho de Unidade. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
- Utilização do SAU para solicitações internas. Tempo para atendimento: 02 dias úteis.
Tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento:
- Previsto no artigo quinto da Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, seguindo diretrizes de urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção de boa-fé do usuário, igualdade, eficiência, segurança e ética.
Etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
Procedimentos e mecanismos de consulta e comunicação
Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações:
Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação:
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone
Mecanismos de comunicação com os usuários do(s) serviço(s):
- Sistemas internos on-line (SEI, Siga, outros), E-mail, Telefone, Divulgação de informações nos canais de comunicação da UFJF e do setor
Condições de sinalização, acessibilidade e limpeza
Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento:
Condições de acessibilidade, limpeza e conforto:
- Condições de acessibilidade, limpeza e conforto adequados para prestação de serviços, contando com rampas de acesso, limpeza semanal do ambiente e ar condicionado
Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível:
- Quando da indisponibilidade do sistema informatizado, esta secretaria presta as informações atinentes ao serviço solicitado com orientação de todos os tramites da demanda
Outras informações:
- Pedidos de divulgação de eventos no âmbito do Conselho de Unidade ou por parte da Direção devem ser feitos, preferencialmente, por email, e devem conter informações como nome do evento, data, local, organizadores, programação, prazos e taxas de inscrição, e número de telefone de quem fala sobre o evento, além disso, é essencial que os documentos digitalizados estejam nítidos.
Atualizado em 29/08/2022, às 16h20