1 INTRODUÇÃO
Um arquivo tem a função de testemunhar, de provar e de proteger as fontes para a pesquisa. Nascidos, às vezes, de maneira informal, por uma decisão de um colecionador ou pela decisão de um trabalhador mais empenhado, os arquivos tornaram-se o lugar de onde se extrairia tanto o assunto para uma publicação de um jornal quanto os documentos que comprovam atividades empresariais, tanto a história de uma família quanto os dados para uma pesquisa acadêmica.
O acervo do Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) pode atender a essas demandas por meio de pesquisas que resultam em trabalhos acadêmicos, na comprovação de direitos dos estudantes, trabalhadores ou da própria instituição, em informações que apoiam pedidos de segunda cidadania em países estrangeiros, em resgate de imagens do passado e em reflexões a respeito do presente.
O Arquivo Central atua na gestão de documentos da UFJF e oferece acesso a diversos documentos de caráter permanente ou histórico, produzidos pela instituição ou pela sociedade.
O Arquivo Central é responsável pelo sistema de arquivos e a gestão dos documentos produzidos pela UFJF, ou seja, presta assessoria técnica aos setores, guarda, preserva, normaliza o processamento técnico e, seguindo a legislação, dá destino de guarda definitiva ou descarte a esses documentos. O diretor do Arquivo Central é o presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, responsável pela orientação e realização dos procedimentos de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística da UFJF com o objetivo de identificar os documentos que terão guarda permanente e os que serão eliminados. Esse setor ainda participa da administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFJF e, quanto ao sistema de Assentamento Funcional Digital, guarda e digitaliza documentos de pastas funcionais da instituição.
Também guarda e permite a pesquisa a documentos que foram produzidos por pessoas físicas ou jurídicas – órgãos da administração pública, empresas, famílias, personalidades da política e de instituições diversas – e que têm caráter histórico. Entre esses, há documentos que datam especialmente dos séculos XIX e XX, que são de interesse para a comunidade em geral e a memória social regional e integram o patrimônio histórico cultural juiz-forano, mineiro ou brasileiro. Fazem parte do acervo do Arquivo Central coleções recebidas ou criadas por seu próprio pessoal, além de uma biblioteca.
Em março de 2020, foi criado o Laboratório de Pesquisa em História e Arquivologia (LAPHARQ), devido às preocupações do pessoal do Arquivo Central com a produção de pesquisa, divulgação e análise do acervo, identificação de fontes para estudos em história e em arquivologia. O LAPHARQ tem se empenhado no oferecimento de eventos para difusão do conhecimento nessas áreas e em firmar parcerias com pesquisadores e instituições.
A criação do Arquivo Central foi aprovada, em 31 de maio de 2011, pelo Conselho Superior da UFJF, mediante a proposta apresentada pelo Arquivo Histórico da UFJF, que, desde 25 de março de 1985, atuava como centro de documentação e memória, órgão de natureza exclusivamente acadêmica. O Arquivo Histórico tem suas origens mais remotas na década de 1970, situando-se dentro de um contexto dos esforços do Departamento de História da UFJF para criar condições para o desenvolvimento da pesquisa histórica. Teve como precursor o Centro de Documentação e Pesquisa Histórica do Departamento de História da UFJF.
Em julho de 1993, o Arquivo Histórico foi instituído como órgão suplementar da UFJF. Seu objetivo era contribuir para o ensino, pesquisa e extensão na área de História do Brasil, oferecendo suporte à pesquisa não somente para o Departamento de História, mas para todos os setores, das ciências humanas ou não, voltados para uma perspectiva histórica dos fatos, no contexto brasileiro. Não tinha, como centro de documentação, qualquer responsabilidade com a gestão documental da UFJF ou com seus documentos em fase permanente. Seus objetivos eram puramente acadêmicos.
O Arquivo Histórico fez várias tentativas, sem sucesso, de criar um sistema de arquivos na UFJF. Afinal, em 2011, foi criado o Sistema de Arquivos da UFJF (SIARQ-UFJF) e o Arquivo Central, como seu órgão central. Assim, o setor se tornou responsável pela normatização e coordenação do SIARQ-UFJF e pela custódia dos documentos da instituição em fase intermediária e permanente.
Dessas atribuições e da guarda de documentos da sociedade, resultou uma diversidade de funções e atividades no Arquivo Central que justificam a padronização de procedimentos e de rotinas. Outra justificativa são os ingressos constantes de estagiários e bolsistas que realizam as atividades pertinentes.
Assim, a criação dos procedimentos operacionais padrão (POPs) tem por objetivo promover a discussão da integração entre os trabalhos desenvolvidos no setor; provocar os interessados a refletir a respeito do registro de sua rotina de trabalho de suas obrigações; e padronizar modelos que obedeçam a uma identidade visual do setor, especialmente, em relação ao uso da logomarca da UFJF. Aqui estão registrados alguns desses POPs iniciais. Espera-se que outros procedimentos sejam contemplados. No caso dos POPs do SEI, devido a sua especificidade, eles se encontram em outro texto.
2 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO
O procedimento operacional padrão é uma ferramenta importante para nortear a execução das atividades, melhorar a qualidade do trabalho e principalmente contribuir para a gestão do conhecimento, pois todos os procedimentos a serem executados estarão registrados.
Trata-se de um documento com as instruções e descrições detalhadas das atividades que compõem uma rotina do dia a dia. É um roteiro padronizado para realizar uma atividade dentro do padrão de qualidade esperado, minimizando erros e desvios.
Levando-se em consideração a importância da constância e padronização na execução das atividades do Arquivo Central, e a necessidade de disseminação de conhecimento entre os trabalhadores, foram elaborados os POPs para cada atividade e subatividade do setor.
Arquivos Permanentes – Organização e guarda dos documentos
POP AC – 02 – Recebimento de Guias de Recolhimento
Arranjo e descrição documental
POP AC – 04 – Arranjo e Descrição Documental
Preservação e conservação de documentos
POP AC – 05 – Conservação Preventiva e Higienização de Documentos Físicos
POP AC – 06 – Digitalização de Processos e Documentos
POP AC – 07 – Digitalização de Documentos em Formato Não A4
POP AC – 12 – Backup de Arquivos
POP AC – 21 – Manutenção das Condições Ambientais
Administração do Assentamento Funcional Digital (AFD)
POP AC – 08 – Digitalização dos Documentos do AFD
POP AC – 09 – Atendimento das Consultas ao AFD
Administração da Biblioteca
POP AC – 10 – Administração da Biblioteca
POP AC – 11 – Atendimento aos Usuários da Biblioteca
Comunicação social
POP AC – 13 – Manutenção da Página do Arquivo Central
Administração da Secretaria
POP AC – 14 – Redação de Ofícios e Memorandos
POP AC – 15 – Abertura de Requisições no SIGA
POP AC – 16 – Fechamento de Salas e Quadro de Chaves
Arquivo Intermediário e gestão documental
POP AC – 17 – Transferência de Documentos para o Arquivo Intermediário
POP AC – 19 – Gestão Documental
POP AC – 20 – Eliminação de Documentos
POP AC – 31 – Localização de Pastas Funcionais do Arquivo Intermediário
Atendimento das consultas aos acervos arquivísticos sob a guarda do Arquivo Central
POP AC – 03 – Atendimento das Consultas ao Acervo Permanente da UFJF
POP AC – 18 – Atendimento aos Consulentes do Arquivo Intermediário
POP AC – 29 – Atendimento das Consultas aos Acervos Diversos da Sociedade
POP AC – 30 – Atendimento das Consultas ao Acervo do Fórum Benjamin Colucci
Administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
POP AC – 22 – Cadastro de Processos no SEI
POP AC – 23 – Cadastro de Documentos no SEI
POP AC – 24 – Cadastro de Usuários no SEI
POP AC – 25 – Cadastro de Unidades no SIP e SEI
POP AC – 26 – Auditoria de Processos e Documentos no SEI
POP AC – 27 – Identificação de Liberação de Usuário Externo
POP AC – 28 – Atendimento aos Usuários do SEI
3 REFERÊNCIAS
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