POP AC – 04 – Arranjo e Descrição Documental

 Responsável: Sonali Mendonça Netto

1. Definição da atividade

O arranjo documental consiste na organização dos documentos observando o “princípio da proveniência”, ordenando-os por grupos, uns em relação aos outros, e em peças individuais dentro dos grupos. A descrição documental será realizada nas unidades descritivas, que foram fixadas por meio do arranjo documental, e se constiui em uma atividade de cunho intelectual que visa criar representações dos conjuntos arquivísticos, de modo a propiciar a sua identificação, localização e contextualização, facilitando o seu acesso.

2. Abrangência e execução

Este trabalho é desenvolvido por arquivistas, auxiliados por bolsistas e supervisionados por consultor do Arquivo Central.

3. Objetivos

Um dos principais objetivos deste trabalho é facilitar o acesso aos conteúdos documentais, indo ao encontro das necessidades informacionais dos usuários, de maneira o mais inteligível possível, valendo-se de grande acuidade na utilização das normas descritivas. A padronização da descrição arquivística apresenta-se como condição indispensável para a ampla divulgação dos acervos.

A disponibilização dos instrumentos descritivos, de modo online, possibilita a maximização do acesso ao patrimônio documental. Os arquivos, cada vez mais, estão fazendo uso de ferramentas de tecnologia da informação para divulgar os seus acervos entre os usuários. O contato virtual poderá suprir a necessidade do contato direto com o documento, colaborando sobremaneira para o processo de sua preservação. A disponibilização desses instrumentos online amplia o alcance dos arquivos como lugares de memória e patrimônio cultural.

4. Procedimentos

5. Observações

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a utilização de um código distinto, para cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos, denominado Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (CODEARQ). A recomendação da utilização deste código se deu pela Resolução nº 28 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 17 de fevereiro de 2009. Ele é fornecido pelo próprio CONARQ para que essas entidades permitam acesso a seu acervo, mesmo que com algumas restrições, e possam intercambiar informações em âmbito nacional e internacional.

Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos arquivísticos passam a ter disponíveis no site informações sobre seus acervos, sua missão e formas de contato.

Exemplo: CODEARQ: BR MG UFJF AC

Consta o código do país, da unidade administrativa e o código para o nome da instituição: Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora.

No desdobramento do processo de arranjo e descrição documental, vão sendo acrescidos códigos para as seções, séries, subséries e demais divisões, que se façam necessárias e que são registrados no inventário, para melhor identificação de cada conjunto documental.

Exemplo de modelo de arranjo:

ARQUIVO HISTÓRICO DA UFJF

SUMÁRIO

            PRIMEIRA PARTE: ATIVIDADES-MEIO   

ARQUIVO HISTÓRICO DA UFJF

SUMÁRIO

6. Recomendações

Esta atividade é desenvolvida com documentos de guarda permanente, cujo valor é probatório e/ou informativo, oriundos da transferência de documentos através do setor intermediário do Arquivo Central e também de doações de acervos privados.

7. Referência

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 28/2009, de 17 de fevereiro de 2009. Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – Nobrade pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.  Brasília, DF, Conselho Nacional de Arquivos, 2017. Disponível em: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/nobrade.pdf. Acesso em: 3 jun. 2021.