Instruções para Defesa e Expedição de Diploma
Procedimentos Iniciais:
A marcação da defesa e a entrega dos documentos deverão ser feitas com a Secretaria do PPGACL, com antecedência mínima de 20 (vinte) dias da data da defesa, de modo que as providências necessárias relativas ao processamento da documentação pertinentes a defesa, marcação de sala, pagamento de diárias, e/ou reserva de passagens, envio da ata para registro na PROPP, dentre outras providências, ocorram em tempo hábil.
Sendo assim a Secretaria deste PPG se isenta de responsabilidade por problemas, que eventualmente possam ocorrer, decorrentes do não cumprimento dos prazos estabelecidos.
Assim que a dissertação estiver pronta para ser defendida, o aluno deverá tomar as seguintes providências:
1º – Com o texto da dissertação ou tese finalizado, dispomos do iThenticate, ferramenta para a verificação de similaridade e prevenção de plágio. Os relatórios de similaridade deverão ser obtidos antes do ato das defesas, para que os orientadores e estudantes possam avaliar qual a melhor conduta. A verificação das dissertações ou teses pelo iThenticate é optativa e cabe ao orientador decidir se irá ou não utilizar a ferramenta.
2º – Definir juntamente com o orientador a Banca Examinadora;
3º – Estabelecer contato com os professores que farão parte da Banca para definição da data da defesa;
iThenticate
O Programa de Integridade Acadêmica da UFJF utiliza um software de verificação de similaridade para dissertações e teses.
O acesso é feito pela secretaria do PPG e os relatórios das checagens devem ser “restritos” aos orientadores e estudantes para favorecer o efeito educativo e corretivo de eventuais trechos que necessitarem de alterações significativas.
O orientador poderá optar por utilizar ou não a ferramenta. E somente o orientador encaminhará o texto autorizando a secretaria do PPGACL a utilizar o sistema. O relatório retornado pelo sistema será enviado ao orientador para análise.
Procedimentos a serem tomados durante a pandemia:
1) O ALUNO deve enviar para o e-mail ppg.acl@ufjf.br, com um mínimo de 20 dias da defesa, os seguintes documentos preenchidos (todos os documentos estão disponibilizados no final da página):
OBS.: Não é necessário assinar os documentos porque todas as assinaturas serão feitas via SEI.
- Ata de defesa – composição da banca;
- Checklist – declaração de cumprimento de requisitos;
- Declaração de ciência – banca remota;
- Declaração de participação em banca de defesa;
- Proposta de banca;
- Termo de aprovação;
- Comunicado de defesa;
- Dados referente ao membro externo;
- Declaração de conclusão;
- Deverá ser informado no e-mail por qual sala virtual irá ocorrer a banca de defesa: google meet ou SIGA.
O orientador deverá optar por um dos processos especificados a seguir:
Para defesas pelo Google Meet:
- O próprio orientador deverá fazer o agendamento da videoconferência pelo google meet, enviando o link de acesso à sala a todos os membros da banca inclusive para o discente;
- A defesa deverá obrigatoriamente ser gravada e enviada ao e-mail do PPG ao final da banca.
Para defesas pelo sistema da UFJF/SIGA
O próprio PPG enviará o link da sala e o link e a senha de moderador/administrador para o presidente da banca e para o aluno; e na antecedência que o Programa considerar necessária.
O professor orientador deverá encaminhar o link de acesso à sala a todos os membros da banca, inclusive aos convidados.
Para acesso por meio do link público (membros da banca e convidados em geral) não é necessário quaisquer senhas.
Não é necessário estar logada no SIGA 3 para ingressar na sala do BigBlueButton. Os participantes precisam apenas do link e o administrador/moderador, do link e senha informados pela secretaria do PPG.
Quando um dos moderadores/administradores (aluno ou presidente da banca), no sistema BigBlueButton, já estiver na sala, os demais membros da banca conseguirão ingressar automaticamente, sem necessidade de permissão por parte do administrador/moderador.
Todos que possuem o link público conseguem acessar a sala de webconferência do sistema BigBlueButton.
A gravação da banca referente às salas fixas no sistema BigBlueButton fica disponível no Siga do criador da sala, ou seja, de um dos servidores da PROPP, e será enviada, automaticamente pelo sistema, para os e-mails das secretarias dos PPGs, sem necessidade de mais nenhuma ação do moderador/administrador. Portanto, não será necessário enviar o link da gravação para a PROPP.
Junto com a documentação inicial encaminhada ao PPG pelo aluno deverá constar ainda: a Declaração de concordância do aluno para banca remota.
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2) Escolhido o procedimento de defesa e feito o envio da documentação para o e-mail do PPG, a secretaria abre processo de Defesa de Tese/Dissertação via SEI e encaminha os documentos para providências.
3) A secretaria confere e devolve ao aluno a seguinte documentação com as devidas assinaturas, quando for o caso:
- Declaração de participação em banca de defesa;
- Declaração de conclusão.
4) A Ata deverá ser assinada no SEI, após a defesa, por todos os membros que participaram da banca, inclusive o discente.
5) O Termo de Aprovação deverá ser assinada no SEI, após a defesa, por todos os membros que participaram da banca.
A PROPP recomenda que o orientador e o aluno façam a leitura do documento “Orientações Gerais para Bancas (formato.pdf)“.
6) Caso haja mudança do título do trabalho por recomendação da banca no ato da defesa será necessário fazer constar essa alteração no campo observação da ata. Sem a informação do novo título a PROPP não aceita realizar a homologação da defesa.
Observações sobre a documentação:
A declaração de concordância do discente é requisito obrigatório para a realização da banca de forma virtual; concordância que deve ser prévia e expressa conforme Resolução nº 01/2020 – CSPP (formato.pdf)
A Proposta de banca é composta de 5 (cinco) professores doutores, sendo 3 (três) titulares e 2 (dois) suplentes. Atenção: 1 (um) titular e 1(um) suplente deverá ser externo à UFJF;
O Formulário Dados referentes ao membro externo deve ser preenchido tanto para membros externos à UFJF quando para membros internos da UFJF, mas que não são do PPGACL.
Observações sobre preenchimento dos documentos:
- A PROPP orienta a colocar no campo do local de realização da defesa, na ata: “por webconferência, conforme Resolução nº28/2021-CSPP“.
- o título da Dissertação e o nome do aluno deverá estar IDÊNTICO ao que consta na Ata, no Termo de Aprovação e no Termo de Autorização para o repositório.
No dia da defesa:
O aluno envia aos membros da banca que irão participar da defesa, a declaração de participação em banca de defesa.
Todos os membros que participaram da banca e o discente entram no SEI para assinar o documento Aprovação da defesa/Avaliação da banca examinadora.
Observações sobre a entrega da dissertação ou tese:
As vias da dissertação ou tese e as cartas convites serão distribuídas aos membros da banca pelo discente;
O aluno deve verificar com o membro se ele prefere receber o material impresso ou em PDF (por e-mail) para realizar o procedimento de entrega do texto;
O encaminhamento do trabalho aos membros da Banca é de responsabilidade exclusiva do aluno.
Procedimentos após a defesa e expedição de diploma
Se a defesa ocorreu pelo google meet o orientador deverá enviar a gravação para o e-mail do PPG: ppg.acl@ufjf.br;
A Ata e a Folha de aprovação deverá ser assinada por todos os membros que participaram da banca e também pelo discente, no caso da Ata, via SEI;
O orientador deverá preencher a Aprovação de defesa e encaminhar ao e-mail do PPG;
O aluno receberá sua Declaração de Conclusão por e-mail;
O aluno envia ao e-mail dos membros da banca a Declaração de participação em banca de defesa;
O aluno tem até 90 dias para entregar a versão final da dissertação ou tese.
Feitas as correções e ajustes que, eventualmente, possam ter sido indicados pela Banca, deverá ser solicitada a Ficha Catalográfica, que obrigatoriamente fará parte da versão final.
Cabe ao orientador dar ciência à nova versão do trabalho, via SEI.
O Termo de Aprovação deverá ser anexado à dissertação ou tese em versão final. Nesse período de pandemia a Folha a ser anexada na versão final pode ser sem as assinaturas. Mas é importante que o discente guarde consigo a Folha de Aprovação devidamente assinada.
Os procedimentos para a confecção da ficha catalográfica devem ser consultados no site da Biblioteca Central
Assim que a versão final da dissertação ou tese estiver concluída o aluno deverá entrar em contato com a secretaria a fim de dar continuidade pelo SEI (Sistema Eletrônico de Informações) à expedição do diploma.
Encaminhar ao e-mail do PPGACL junto com a versão final o Termo de Autorização para o Repositório.
Para retirada do diploma
O aluno deve acompanhar o seu Processo de homologação de defesa e expedição de diploma no SEI.
Ao verificar que o processo foi concluído na CDARA, aguardar 10 dias da data da conclusão e entrar em contato com a Central de Atendimentos para a retirada do diploma.
Contato da Central de Atendimento:
www.ufjf.br/cat
(32) 2102-3911 (whatsapp)
faleconosco@ufjf.edu.br
cat@ufjf.edu.br
Sobre as gravações da banca de defesa:
A PROPP se preocupa em resguardar os envolvidos em situações adversas, alertando e prevenindo sobre os riscos da circulação de um arquivo gravado e reforçando a importância da segurança digital, mediante um tratamento impessoal e objetivo. Assim, havendo imprescindibilidade de que um aluno ou docente acesse a gravação, é necessário o envio de justificativa fundamentada e do termo de responsabilização anexo corretamente preenchido, considerando ainda que:
a) As gravações da banca são realizadas, exclusivamente, para a PROPP assegurar que a defesa foi realizada apropriadamente na forma virtual e manter registro arquivado. Sendo assim, a utilização para quaisquer outras finalidades não é adequada nem recomendada pela PROPP, conforme diretrizes do anexo à Resolução 01/2020 – CSPP.
b) O item 3.2 do anexo à resolução dispõe que “(…) somente os interessados poderão ter acesso à gravação mediante solicitação fundamentada à PROPP, sob pena de responsabilização”, pois as imagens de todos os participantes da banca são normativamente protegidas.
c) Os arquivos digitais que circulam na rede podem ter usos inapropriados.
Procedimentos a serem tomados em situação regular (fora da pandemia)
O aluno deve enviar à secretaria, por e-mail, os seguintes documentos:
- Carta convite aos membros externos (para que a secretaria coloque a assinatura do Coordenador e devolva ao aluno para que ele envie a carta ao convidado para a banca);
- Declaração de aceite assinada pelo membro externo que virá presencialmente para a banca;
- Primeira página do currículo lattes do membro externo que virá para a banca.
Documentos:
Ata de defesa – composição da banca (formato.docx, tamanho 17KB)
Aprovação da defesa (formato.docx, tamanho 16KB)
Checklist – Declaração de cumprimento de requisitos (formato.docx, tamanho 16KB)
Carta Convite (formato.docx, tamanho 458 KB)
Comunicado de defesa (formato. docx, tamanho 459 KB)
Dados referente ao membro externo (formato.docx, tamanho 459 KB)
Declaração de aceite (formato.docx, tamanho 457 KB)
Declaração de conclusão (formato.docx, tamanho 458 KB)
Declaração de ciência – banca remota (formato.docx, tamanho 15kb)
Declaração de participação em banca de defesa (formato.docx, tamanho 458 KB)
Termo de Aprovação (formato.docx, tamanho 14KB)
Termo responsabilização de imagens – Requerimento de acesso à gravação da Banca de Defesa (formato.doc, tamanho 40 KB)
OBS.:
Para retirada de Histórico Escolar de mestrado e doutorado (após a defesa) e Certidão de Conclusão de Curso (anterior à expedição do diploma) o egresso deverá acessar o SIGA e fazer a impressão do documento que terá autenticação eletrônica.
Caso o Histórico necessite de assinatura o pedido deverá ser requerido na Central de Atendimento. Neste caso, incidirá taxa de serviço nos termos da Portaria 13/2018 – PROPLAN / UFJF.