Instruções para Defesa de Dissertação e Tese
Procedimentos Iniciais:
A marcação da defesa e a entrega dos documentos deverão ser feitas com a Secretaria do PPGACL, com antecedência mínima de 20 (vinte) dias da data da defesa, de modo que as providências necessárias relativas ao processamento da documentação pertinentes a defesa, marcação de sala, pagamento de diárias, e/ou reserva de passagens, envio da ata para registro na PROPP, dentre outras providências, ocorram em tempo hábil.
Sendo assim a Secretaria deste PPG se isenta de responsabilidade por problemas, que eventualmente possam ocorrer, decorrentes do não cumprimento dos prazos estabelecidos.
Assim que a dissertação estiver pronta para ser defendida, o aluno deverá tomar as seguintes providências:
1º – Com o texto da dissertação ou tese finalizado, dispomos do iThenticate, ferramenta para a verificação de similaridade e prevenção de plágio. Os relatórios de similaridade deverão ser obtidos antes do ato das defesas, para que os orientadores e estudantes possam avaliar qual a melhor conduta. A verificação das dissertações ou teses pelo iThenticate é optativa e cabe ao orientador decidir se irá ou não utilizar a ferramenta.
2º – Definir juntamente com o orientador a Banca Examinadora;
Mestrado: Orientador (e coorientador quando for o caso) e pelo menos mais 2 Doutores, ou por seus suplentes, sendo que pelo menos 1 membro deverá ser externo à UFJF.
Doutorado: Orientador (e coorientador quando for o caso) e pelo menos mais 4 Doutores, ou por seus suplentes, sendo que pelo menos 2 membros deverão ser externo à UFJF.
3º – Estabelecer contato com os professores que farão parte da Banca para definição da data da defesa;
iThenticate
O Programa de Integridade Acadêmica da UFJF utiliza um software de verificação de similaridade para dissertações e teses.
O acesso é feito pela secretaria do PPG e os relatórios das checagens devem ser “restritos” aos orientadores e estudantes para favorecer o efeito educativo e corretivo de eventuais trechos que necessitarem de alterações significativas.
O orientador poderá optar por utilizar ou não a ferramenta. E somente o orientador encaminhará o texto autorizando a secretaria do PPGACL a utilizar o sistema. O relatório retornado pelo sistema será enviado ao orientador para análise.
Para a defesa de Dissertação ou Tese
Todo o processo é feito exclusivamente via SEI seguindo os passos abaixo:
1) O ALUNO deve enviar para o e-mail ppg.acl@ufjf.br, com um mínimo de 20 dias da defesa, os seguintes documentos preenchidos (todos os documentos estão disponibilizados no final da página. O aluno não deve modificar o formato do documento):
OBS.: Não é necessário assinar os documentos porque todas as assinaturas serão feitas no SEI.
- Ata de defesa – composição da banca;
- Checklist – declaração de cumprimento de requisitos;
- Declaração de participação em banca de defesa;
- Proposta de banca;
- Termo de aprovação;
- Comunicado de defesa;
- Dados referente ao membro externo;
- Declaração de conclusão.
2) O discente/orientador deverá solicitar ao membro titular externo que se cadastre no SEI como usuário externo.
3) Feito o envio da documentação para o e-mail do PPG, a secretaria abre processo de Defesa de Tese/Dissertação via SEI e encaminha os documentos para providências.
4) A secretaria envia ao aluno e ao orientador o número do Processo/SEI para que o acompanhem.
5) Após a defesa a secretaria assinará eletronicamente a declaração de conclusão e a declaração de participação em banca de defesa.
6) O aluno deve baixar a declaração de participação em banca para enviá-las aos membros.
7) A Ata deverá ser assinada no SEI, após a defesa, por todos os membros que participaram da banca, inclusive o discente.
8) O Termo de Aprovação deverá ser assinada no SEI, após a defesa, por todos os membros que participaram da banca.
9) IMPORTANTE: Caso haja mudança do título do trabalho por recomendação da banca no ato da defesa será necessário fazer constar essa alteração no campo observação da ata. Sem a informação do novo título a PROPP não aceita realizar a homologação da defesa.
Observações sobre a documentação:
- O Formulário dados referentes ao membro externo deve ser preenchido tanto para membros externos à UFJF quando para membros internos da UFJF, mas que não são do PPGACL.
- O título da Dissertação e o nome do aluno deverá estar IDÊNTICO ao que consta na Ata, no Termo de Aprovação e no Termo de Autorização para o repositório.
- Deve-se constar a seguinte anotação no campo de observação da Ata: “Banca de defesa realizada de forma ___________________ (presencial/semipresencial/não presencial) de acordo com a Resolução nº 10/2022 CSPP e com a Portaria 882/2022. Todos os membros e o discente participaram da sessão de Defesa e a acompanharam na sua integralidade”.
- O membro externo à UFJF deverá fazer seu cadastro no SEI pelo seguinte link de usuário externo.
Observações sobre a entrega da dissertação ou tese aos membros da banca:
As vias da dissertação ou tese serão distribuídas aos membros da banca pelo discente;
O aluno deve verificar com o membro se ele prefere receber o material impresso ou em PDF (por e-mail) para realizar o procedimento de entrega do texto;
O encaminhamento do trabalho aos membros da Banca é de responsabilidade exclusiva do aluno.
Documentos:
Ata de defesa – composição da banca (formato.docx, tamanho 17KB)
Checklist – Declaração de cumprimento de requisitos (formato.docx, tamanho 16KB)
Comunicado de defesa (formato. docx, tamanho 459 KB)
Dados referente ao membro externo (formato.docx, tamanho 459 KB)
Declaração de conclusão (formato.docx, tamanho 458 KB)
Declaração de participação em banca de defesa (formato.docx, tamanho 458 KB)
Termo de Aprovação (formato.docx, tamanho 14KB)
Bancas Não Presenciais
Para as bancas que ocorrerão de forma remota, o orientador deverá optar por um dos processos especificados a seguir:
Para defesas pelo Google Meet:
- O próprio orientador deverá fazer o agendamento da videoconferência pelo google meet, enviando o link de acesso à sala a todos os membros da banca inclusive para o discente;
- A defesa deverá obrigatoriamente ser gravada e enviada ao e-mail do PPG ao final da banca.
Para defesas pelo sistema da UFJF/SIGA
O próprio PPG enviará o link da sala e o link e a senha de moderador/administrador para o presidente da banca e para o aluno; e na antecedência que o Programa considerar necessária.
O professor orientador deverá encaminhar o link de acesso à sala a todos os membros da banca, inclusive aos convidados.
Para acesso por meio do link público (membros da banca e convidados em geral) não é necessário quaisquer senhas.
Não é necessário estar logada no SIGA 3 para ingressar na sala do BigBlueButton. Os participantes precisam apenas do link e o administrador/moderador, do link e senha informados pela secretaria do PPG.
Quando um dos moderadores/administradores (aluno ou presidente da banca), no sistema BigBlueButton, já estiver na sala, os demais membros da banca conseguirão ingressar automaticamente, sem necessidade de permissão por parte do administrador/moderador.
Todos que possuem o link público conseguem acessar a sala de webconferência do sistema BigBlueButton.
A gravação da banca referente às salas fixas no sistema BigBlueButton fica disponível no Siga do criador da sala, ou seja, de um dos servidores da PROPP, e será enviada, automaticamente pelo sistema, para os e-mails das secretarias dos PPGs, sem necessidade de mais nenhuma ação do moderador/administrador. Portanto, não será necessário enviar o link da gravação para a PROPP.
Orientação para as bancas não presenciais
Sobre as gravações da banca de defesa:
A PROPP se preocupa em resguardar os envolvidos em situações adversas, alertando e prevenindo sobre os riscos da circulação de um arquivo gravado e reforçando a importância da segurança digital, mediante um tratamento impessoal e objetivo. Assim, havendo imprescindibilidade de que um aluno ou docente acesse a gravação, é necessário o envio de justificativa fundamentada e do termo de responsabilização anexo corretamente preenchido, considerando ainda que:
a) As gravações da banca são realizadas, exclusivamente, para a PROPP assegurar que a defesa foi realizada apropriadamente na forma virtual e manter registro arquivado. Sendo assim, a utilização para quaisquer outras finalidades não é adequada nem recomendada pela PROPP, conforme diretrizes do anexo à Resolução 01/2020 – CSPP.
b) O §2º do art. 3º da Resolução nº 10/2022 CSPP dispõe que “Somente os interessados (membros da banca e candidato(a)) terão acesso à gravação da sessão, o que ocorrerá mediante solicitação fundamentada ao PPG, e assinatura de termo de responsabilidade”, pois as imagens de todos os participantes da banca são normativamente protegidas.
c) As gravações serão disponibilizadas aos interessados pelos próprios Programas que deverão seguir as orientações acima para tanto.