Programa de Pós-Graduação em Artes, Cultura e Linguagens

Instruções para Defesa

Procedimentos Iniciais:

A marcação da defesa e a entrega dos documentos deverão ser feitas com a Secretaria do PPGACL, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data da defesa, de modo que as providências necessárias relativas ao processamento da documentação pertinentes a defesa, marcação de sala, pagamento de diárias, e/ou reserva de passagens, envio da ata para registro na PROPP, dentre outras providências, ocorram em tempo hábil.

Sendo assim a Secretaria deste PPG se isenta de responsabilidade por problemas, que eventualmente possam ocorrer, decorrentes do não cumprimento dos prazos estabelecidos.

Assim que a dissertação estiver pronta para ser defendida, o aluno deverá tomar as seguintes providências:

1º – Definir juntamente com o orientador a Banca Examinadora;
2º – Estabelecer contato com os professores que farão parte da Banca para definição da data da defesa.

Procedimentos a serem tomados durante a pandemia:

1) O ALUNO deve enviar para o e-mail ppg.acl@ufjf.edu.br, com um mínimo de 15 dias da defesa, os seguintes documentos preenchidos (todos os documentos estão disponibilizados no final da página):

Ata preenchida;
Histórico;
Checklist;
Declaração de concordância com banca remota;
Declaração de participação em banca de defesa;
Proposta de banca;
Folha de aprovação;
Comunicado de defesa;
Dados referente ao membro externo;
Declaração de conclusão;
Deverá ser informado no e-mail por qual sala virtual irá ocorrer a banca de defesa: google meet ou SIGA.

O orientador deverá optar por um dos processos especificados a seguir:

Para defesas pelo Google Meet:

O próprio orientador deverá fazer o agendamento da videoconferência pelo google meet, enviando o link de acesso à sala a todos os membros da banca inclusive para o discente;
A defesa deverá obrigatoriamente ser gravada e enviada ao e-mail do PPG ao final da banca.

Para defesas pelo sistema da UFJF/SIGA

Junto com a documentação inicial encaminhada ao PPG pelo aluno deverá constar ainda:

Nome e e-mail de todos os membros da banca (inclusive dos suplentes, especificando com a descrição de orientador, membro interno, membro externo);

Nome e -mail do aluno;

Título da dissertação;

Data e horário da defesa;

Declaração de concordância do aluno para banca remota.

Após esse procedimento a secretaria envia e-mail para a PROPP pelo endereço: bancas.propp@ufjf.edu.br solicitando o agendamento de webconferência.

O link e demais orientações para acesso na webconferência será enviado pela PROPP ao presidente da banca e ao aluno.

2) Escolhido o procedimento de defesa e feito o envio da documentação para o e-mail do PPG, a secretaria encaminha os documentos pertinentes à PROPP que irá fazer a devida conferência.

3) A secretaria devolve a Ata ao aluno com o número de registro efetuado pela PROPP.

4) A PROPP irá enviar ao presidente da banca o link de acesso e demais orientações para a entrada na sala de videoconferência.

5) A secretaria confere e devolve ao aluno a seguinte documentação com as devidas assinaturas, quando for o caso:

Declaração de participação em banca de defesa;
Declaração de conclusão;
Folha de aprovação.

6) Durante a defesa, a Ata e a Folha de Aprovação ficam com o orientador para que sejam colocadas as devidas assinaturas após a realização da banca.

A PROPP recomenda que o orientador e o aluno façam a leitura do documento “Orientações Gerais para Bancas (formato.pdf)“, em especial os itens 42 e 51.

Observações sobre a documentação:

A declaração de concordância do discente é requisito obrigatório para a realização da banca de forma virtual; concordância que deve ser prévia e expressa conforme Resolução nº 01/2020 – CSPP (formato.pdf)

O endereço de e-mail da PROPP para eventuais consultas sobre a banca é: bancas.propp@ufjf.edu.br

A Proposta de banca é composta de 5 (cinco) professores doutores, sendo 3 (três) titulares e 2 (dois) suplentes. Atenção: 1 (um) titular e 1(um) suplente deverá ser externo à UFJF;

O Formulário Dados referentes ao membro externo também deve ser preenchido no caso de membros internos da UFJF, mas que não são do PPGACL.

Observações sobre preenchimento dos documentos:

No caso da proposta de banca, a PROPP orienta acrescentar logo após o primeiro campo de identificação (onde consta o nome do PPG): Proposta de Banca Examinadora de Dissertação/Tese de Mestrado/Doutorado em XX (banca virtual – cf. Resolução nº 01/2020 – CSPP)
A PROPP orienta a colocar no campo do local de realização da defesa, na ata: “por webconferência, conforme Resolução nº 001/2020-CSPP“.
A assinatura da ata, inclusive pelo discente, e do termo de aprovação pelos membros da banca deve ocorrer por uma das formas prevista pelo §1º do art. 5º do anexo à Resolução 04 / 2016 (formato.pdf) CSPP.
Deverá ser anotado em campo observações da ata após a defesa (na ata em PDF com o número de registro da PROPP):
“Todos os membros da banca e o discente participaram remotamente da sessão de Defesa e a acompanharam na sua integralidade” (cf. Resolução nº 01/2020).
Se o presidente da banca assinar por todos os membros e pelo discente, deve-se acrescentar: “O discente e os membros da banca deram a anuência para que o(a) Presidente da Banca assinasse por eles” (cf. Resolução nº 01/2020).
Os links para a webconferência são enviados automaticamente pelo Siga a todos os participantes (inclusive discentes) para os e-mails informados.
o título da Dissertação e o nome do aluno deverá estar IDÊNTICO ao que consta na Ata, na Folha de Aprovação e no Termo de Autorização para o repositório.

Observações sobre a entrega da dissertação ou tese:

As vias da dissertação ou tese e as cartas convites serão distribuídas aos membros da banca pelo discente;

O aluno deve verificar com o membro se ele prefere receber o material impresso ou em PDF (por e-mail) para realizar o procedimento de entrega do texto;

O encaminhamento do trabalho aos membros da Banca é de responsabilidade exclusiva do aluno.

Procedimentos a serem tomados em situação regular (fora da pandemia)

O aluno deve enviar à secretaria, por e-mail, os seguintes documentos:

Carta convite aos membros externos (para que a secretaria coloque a assinatura do Coordenador e devolva ao aluno para que ele envie a carta ao convidado para a banca);
Declaração de aceite assinada pelo membro externo que virá presencialmente para a banca;
Primeira página do currículo lattes do membro externo que virá para a banca.

Procedimentos após a defesa

A Ata e a Folha de aprovação deverá ser assinada por todos os membros que participaram da banca e também pelo discente, no caso da Ata;

O orientador deve aviar ao e-mail do PPG e ao e-mail do aluno a ata com as devidas assinaturas;

O aluno receberá sua Declaração de Conclusão, a Ata de Defesa assinada por todos os membros e a Folha de Aprovação com as assinaturas da Banca;

O aluno envia ao e-mail dos membros da banca a Declaração de participação em banca de defesa;

Se a defesa ocorreu pelo google meet o orientador deverá enviar a gravação para o e-mail do PPG: ppg.acl@ufjf.edu.br, para que a secretaria a encaminhe à PROPP.

A Folha de Aprovação deverá ser anexada à dissertação ou tese em versão final.

Feitas as correções e ajustes que, eventualmente, possam ter sido indicados pela Banca, deverá ser solicitada a Ficha Catalográfica, que obrigatoriamente fará parte da versão final.

Os procedimentos para a confecção da ficha catalográfica devem ser consultados no site da Biblioteca Central

Assim que a versão final da dissertação ou tese estiver concluída o aluno deverá entrar em contato com a secretaria a fim de dar continuidade pelo SEI (Sistema Eletrônico de Informações) à expedição do diploma.

Sobre as gravações da banca de defesa:

A PROPP se preocupa em resguardar os envolvidos em situações adversas, alertando e prevenindo sobre os riscos da circulação de um arquivo gravado e reforçando a importância da segurança digital, mediante um tratamento impessoal e objetivo. Assim, havendo imprescindibilidade de que um aluno ou docente acesse a gravação, é necessário o envio de justificativa fundamentada e do termo de responsabilização anexo corretamente preenchido, considerando ainda que:

a) As gravações da banca são realizadas, exclusivamente, para a PROPP assegurar que a defesa foi realizada apropriadamente na forma virtual e manter registro arquivado. Sendo assim, a utilização para quaisquer outras finalidades não é adequada nem recomendada pela PROPP, conforme diretrizes do anexo à Resolução 01/2020 – CSPP.

b) O item 3.2 do anexo à resolução dispõe que “(…) somente os interessados poderão ter acesso à gravação mediante solicitação fundamentada à PROPP, sob pena de responsabilização”, pois as imagens de todos os participantes da banca são normativamente protegidas.

c) Os arquivos digitais que circulam na rede podem ter usos inapropriados.