A marcação da defesa e a entrega dos documentos deverão ser feitas com a Secretaria do PPGACL, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data da defesa, de modo que as providências necessárias relativas ao processamento da documentação pertinentes a defesa, marcação de sala, pagamento de diárias, e/ou reserva de passagens, envio da ata para registro na PROPP, dentre outras providências, ocorram em tempo hábil.
Sendo assim a Secretaria deste PPG se isenta de responsabilidade por problemas, que eventualmente possam ocorrer, decorrentes do não cumprimento dos prazos estabelecidos.
Assim que a dissertação estiver pronta para ser defendida, o aluno deverá tomar as seguintes providências:
1º – Definir juntamente com o orientador a Banca Examinadora;
2º – Estabelecer contato com os professores que farão parte da Banca para definição da data da defesa.
1) O ALUNO deve enviar para o e-mail ppg.acl@ufjf.edu.br, com um mínimo de 15 dias da defesa, os seguintes documentos preenchidos (todos os documentos estão disponibilizados no final da página):
O orientador deverá optar por um dos processos especificados a seguir:
Junto com a documentação inicial encaminhada ao PPG pelo aluno deverá constar ainda:
Nome e e-mail de todos os membros da banca (inclusive dos suplentes, especificando com a descrição de orientador, membro interno, membro externo);
Nome e -mail do aluno;
Título da dissertação;
Data e horário da defesa;
Declaração de concordância do aluno para banca remota.
Após esse procedimento a secretaria envia e-mail para a PROPP pelo endereço: bancas.propp@ufjf.edu.br solicitando o agendamento de webconferência.
O link e demais orientações para acesso na webconferência será enviado pela PROPP ao presidente da banca e ao aluno.
2) Escolhido o procedimento de defesa e feito o envio da documentação para o e-mail do PPG, a secretaria encaminha os documentos pertinentes à PROPP que irá fazer a devida conferência.
3) A secretaria devolve a Ata ao aluno com o número de registro efetuado pela PROPP.
4) A PROPP irá enviar ao presidente da banca o link de acesso e demais orientações para a entrada na sala de videoconferência.
5) A secretaria confere e devolve ao aluno a seguinte documentação com as devidas assinaturas, quando for o caso:
6) Durante a defesa, a Ata e a Folha de Aprovação ficam com o orientador para que sejam colocadas as devidas assinaturas após a realização da banca.
A PROPP recomenda que o orientador e o aluno façam a leitura do documento “Orientações Gerais para Bancas (formato.pdf)“, em especial os itens 42 e 51.
A declaração de concordância do discente é requisito obrigatório para a realização da banca de forma virtual; concordância que deve ser prévia e expressa conforme Resolução nº 01/2020 – CSPP (formato.pdf)
O endereço de e-mail da PROPP para eventuais consultas sobre a banca é: bancas.propp@ufjf.edu.br
A Proposta de banca é composta de 5 (cinco) professores doutores, sendo 3 (três) titulares e 2 (dois) suplentes. Atenção: 1 (um) titular e 1(um) suplente deverá ser externo à UFJF;
O Formulário Dados referentes ao membro externo também deve ser preenchido no caso de membros internos da UFJF, mas que não são do PPGACL.
As vias da dissertação ou tese e as cartas convites serão distribuídas aos membros da banca pelo discente;
O aluno deve verificar com o membro se ele prefere receber o material impresso ou em PDF (por e-mail) para realizar o procedimento de entrega do texto;
O encaminhamento do trabalho aos membros da Banca é de responsabilidade exclusiva do aluno.
O aluno deve enviar à secretaria, por e-mail, os seguintes documentos:
A Ata e a Folha de aprovação deverá ser assinada por todos os membros que participaram da banca e também pelo discente, no caso da Ata;
O orientador deve aviar ao e-mail do PPG e ao e-mail do aluno a ata com as devidas assinaturas;
O aluno receberá sua Declaração de Conclusão, a Ata de Defesa assinada por todos os membros e a Folha de Aprovação com as assinaturas da Banca;
O aluno envia ao e-mail dos membros da banca a Declaração de participação em banca de defesa;
Se a defesa ocorreu pelo google meet o orientador deverá enviar a gravação para o e-mail do PPG: ppg.acl@ufjf.edu.br, para que a secretaria a encaminhe à PROPP.
A Folha de Aprovação deverá ser anexada à dissertação ou tese em versão final.
Feitas as correções e ajustes que, eventualmente, possam ter sido indicados pela Banca, deverá ser solicitada a Ficha Catalográfica, que obrigatoriamente fará parte da versão final.
Os procedimentos para a confecção da ficha catalográfica devem ser consultados no site da Biblioteca Central
Assim que a versão final da dissertação ou tese estiver concluída o aluno deverá entrar em contato com a secretaria a fim de dar continuidade pelo SEI (Sistema Eletrônico de Informações) à expedição do diploma.
A PROPP se preocupa em resguardar os envolvidos em situações adversas, alertando e prevenindo sobre os riscos da circulação de um arquivo gravado e reforçando a importância da segurança digital, mediante um tratamento impessoal e objetivo. Assim, havendo imprescindibilidade de que um aluno ou docente acesse a gravação, é necessário o envio de justificativa fundamentada e do termo de responsabilização anexo corretamente preenchido, considerando ainda que:
a) As gravações da banca são realizadas, exclusivamente, para a PROPP assegurar que a defesa foi realizada apropriadamente na forma virtual e manter registro arquivado. Sendo assim, a utilização para quaisquer outras finalidades não é adequada nem recomendada pela PROPP, conforme diretrizes do anexo à Resolução 01/2020 – CSPP.
b) O item 3.2 do anexo à resolução dispõe que “(…) somente os interessados poderão ter acesso à gravação mediante solicitação fundamentada à PROPP, sob pena de responsabilização”, pois as imagens de todos os participantes da banca são normativamente protegidas.
c) Os arquivos digitais que circulam na rede podem ter usos inapropriados.
Carta convite (formato.docx, tamanho 458 KB)
Comunicado de defesa (formato. docx, tamanho 459 KB)
Dados referente ao membro externo (formato.docx, tamanho 458 KB)
Declaração de aceite (formato.docx, tamanho 457 KB)
Declaração de conclusão (formato.docx, tamanho 458 KB)
Declaração de concordância de banca remota (formato. docx, tamanho 457KB)
Declaração de participação em banca de defesa (formato.docx, tamanho 458 KB)
Folha de aprovação (Localizada no Tópico Normalização bibliográfica do site da Biblioteca Central)
OBS.:
Para retirada de Histórico Escolar de mestrado e doutorado (após a defesa) e Certidão de Conclusão de Curso (anterior à expedição do diploma) o egresso deverá acessar o SIGA e fazer a impressão do documento que terá autenticação eletrônica.
Caso o Histórico necessite de assinatura o pedido deverá ser requerido na Central de Atendimento. Neste caso, incidirá taxa de serviço nos termos da Portaria 13/2018 – PROPLAN / UFJF.