A carta de Serviços da Coordenação de Convênios foi elaborada em conformidade com o disposto na Lei 13.460, de 26 de Junho de 2017 (abre em nova guia).
- Nome do Serviço: apoio à gestão dos convênios e instrumentos congêneres, celebrados para execução de projetos acadêmicos aprovados no âmbito da UFJF.
- Setor: Coordenação de Convênios.
- Campus: Juiz de Fora.
- Unidade: administrativa.
- Sítio eletrônico: www.ufjf.br/convenio
- E-mail: coord.convenios@ufjf.br
- Telefone: (32) 2102-3916.
- Endereço: Prédio do Complexo Administrativo PROINFRA (COSUP, CONTRATOS, CONVÊNIOS e VIGILÂNCIA), campus universitário, rua José Lourenço Kelmer, s/n, Martelos, CEP: 36036-900, Juiz de Fora, Minas Gerais.
- Dias e Horário de funcionamento: De segunda-feira a sexta-feira, de 7h às 19h, conforme Resolução 54/2016 – CONSU/UFJF (abre em nova guia)
- Elementos básicos de sistema de sinalização visual da unidade de atendimento: O prédio em que está instalada a Coordenação de Convênios possui placas de sinalização, incluindo informações em braile.
- Condições de acessibilidade, limpeza e conforto: O prédio em que está instalada a Coordenação de Convênios possui vaga de estacionamento para portadores de necessidades especiais, elevador, sala de espera com copa em local limpo e arejado.
- Breve descrição dos serviços prestados: a gestão dos convênios e instrumentos congêneres, celebrados para execução de projetos acadêmicos aprovados no âmbito da UFJF, envolve, dentre outros, os atos de celebração, acompanhamento, fiscalização, prestação de contas e tomada de contas especial.
- Público alvo: membros da comunidade interna e externa interessados na execução de projetos acadêmicos devidamente aprovados, descritos em plano de trabalho e instrumentalizados via convênio e instrumentos congêneres.
- Forma de acesso ao serviço: os convênios e instrumentos congêneres são firmados a partir de processo aberto no SEI e encaminhado à Coordenação de Convênios, contudo, orientações e demais esclarecimentos podem ser feitos através dos canais de comunicação (telefone, e-mail, site, presencialmente, por reunião virtual etc).
- Prioridade de atendimento: ordem de chegada da demanda, com exceções no caso de pedido de urgência realizado por autoridade superior.
- Forma de comunicação com o solicitante do serviço: atendimento presencial, via telefone, endereço eletrônico ou pelo contato no presente site (abre em nova guia).
- Requisitos e documentos necessários para acessar o serviço: a celebração dos instrumentos deve atender aos requisitos exigidos pela legislação pertinente, a qual difere a depender o tipo de instrumento. Deve-se verificar os documentos necessários de acordo com o instrumento a ser firmado em Processos e Manuais (abre em nova guia). Para celebração de instrumentos que tramitam na Coordenação de Convênios é necessário projeto acadêmico previamente aprovado nos órgãos competentes da UFJF, descrito em Plano de Trabalho.
- Principais etapas para o processamento do(s) serviço(s), incluídas estimativas de prazos:
– Celebração de Convênio (estimativa de 45 dias): 1. Recebimento de documentação, 2. Análise de conveniência e oportunidade do gestor, 3. Análise técnica e confecção de Minuta, 4. Análise Jurídica, 5. Convalidação e Assinatura, 6. Publicação e Publicidade.
– Acompanhamento e Fiscalização (enquanto durar o instrumento): 1. Análise dos documentos de execução, 2. Esclarecimentos, Notificações, 3.Relatório de Acompanhamento.
– Prestação de Contas (até um 180 dias após a apresentação da Prestação de Contas): 1. Análise dos documentos, 2. Esclarecimentos, 3. Notificações, 4. Relatório Técnico final Conclusivo, 5. Aprovação/Reprovação da Prestação de Contas, 6. Comunicação. - Prazo para prestação do serviço: como são demandas específicas, o prazo para o atendimento vai depender de cada caso, mas o objetivo é atender, sempre que possível, ao deadline indicado em cada pedido.
- Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações: 1. Usuário entra em contato por um dos mecanismos de comunicação, 2. Coordenação de Convênios registra a sugestão/reclamação, 3. Coordenação de Convênios promove diligência para atender/responder sugestão/reclamação, 4. Coordenação de Convênios responde sugestão/reclamação. 5. Em alguns casos, poderá ser comunicada à administração superior da PROINFRA para tomada de providências.
- Mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do(s) serviço(s) solicitado(s) e eventual manifestação: Os processos estão sendo gerados no SEI da UFJF ou convertidos em processos digitais neste sistema, razão pela qual podem ser consultados através da pesquisa pública (abre em nova guia). Já nos processos físicos, seus trâmites podem ser consultados via SIGA pela comunidade interna ou através através do Serviço de Informação ao Cidadão -SIC (abre em nova guia).
- Procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado se encontrar indisponível: Convênios que envolvam transferências voluntárias, obrigatoriamente necessitam ser inseridos e executados no sistema TRANSFEREGOV, razão pela qual é imprescindível que este sistema esteja disponível e funcionando. Os demais instrumentos podem ter seu trâmite feito fisicamente, em caso de indisponibilidade prolongada do SEI, sendo posteriormente registrados os atos neste sistema.
- Outras informações: Definição das atribuições da Coordenação de Convênios – Portaria 1024/2021 (abre em nova guia).
- Organograma UFJF – Resolução CONSU 71 de 24 de dezembro de 2020.Estrutura Organizacional da UFJF (abre em nova gua).