Recomendamos a seguir controles de segurança e práticas necessárias para o moderador da sessão, ou o organizador do evento. 

Lembramos que o uso seguro Google Meet envolve uma combinação de configurações de segurança preventivas e o uso de recursos de moderação integrados para evitar acessos não autorizados e interrupções.

O organizador ou moderador do evento deve, portanto familiarizar-se e utilizar esses recursos da plataforma e gerenciar os acessos, restringindo quem pode entrar e o que podem fazer dentro da sessão.

(Em anexo, há um roteiro muito bom da UNIFEI com orientações para agendamento do Google Meet via Google Agenda).

I – Boas práticas necessárias de configuração e acesso ANTES de iniciar a sessão:

– Divulgação controlada: recomendamos veementemente não publicar previamente o link em sites de acesso público. Isso se torna um chamariz para os que desejam perturbar o evento. Ao organizar um evento, recomendamos criar uma lista dos participantes e/ou convidados autorizados a entrar na sessão. Embora as sessões de defesa acadêmica sejam públicas, não é recomendável, infelizmente, deixar o evento totalmente aberto. Assim, quem desejar entrar na sessão terá que se identificar e ser confirmado na lista.

– Autenticação e gerenciamento de convidados: recomendável utilizar o Google Agenda para criar um evento e adicionar apenas os e-mails específicos dos participantes convidados e autorizados. Isso fará com que apenas essas pessoas possam entrar diretamente na sessão do Meet. Todos os demais fora da lista precisarão pedir permissão. Não estando na lista, basta não dar autorização. Deve-se recusar, portanto, a solicitação de qualquer participante desconhecido ou identificado como “anônimo”.

– Geração e envio de links seguros: se possível, deve-se compartilhe o link da reunião apenas através de canais privados institucionais, como email@ufjf.br, GoogleClassroomUFJF e Google Agenda, pois, geralmente, eles possuem configurações de segurança e gerenciamento mais robustas. Caso não seja possível, deve-se enviar o link apenas para os destinatários que constam na lista de convidados e autorizados.

– Controles de Host (Anfitrião) ligados: bem antes da apresentação iniciar, acessar a opção “Controles do organizador” no canto inferior direito da tela da sessão e ajustar as configurações bloqueando atividades dos participantes. Isso centralizará o controle e moderação da sessão apenas no moderador.

II – Controles DURANTE a sessão:

– Aprovação manual rigorosa: caso alguém que não esteja na lista de convidados e autorizados tentar entrar, provavelmente será uma pessoa indesejada ou um invasor. O Google Meet solicitará que o moderador ou organizador “Permita” ou “Negue” a entrada. Deve-se negar a entrada de desconhecidos, estranhos, suspeitos ou não convidados.

– Remoção imediata de invasores (ou caso um invasor consiga entrar usando o nome de um convidado legítimo, obtido de forma fraudulenta):

1. Durante a sessão, clique no ícone “Pessoas” no canto inferior direito.

2. Localize o nome do participante que deseja expulsar na lista.

3. Ao lado do nome dele, clique no menu de três pontos (⋮) ou no ícone de “Remover”

4. Confirme a remoção.

– Bloquear a reentrada: Após a remoção, o Google Meet perguntará se o organizador deseja “Bloquear” a reentrada daquele usuário na reunião atual.

1. Selecione a opção “Bloquear” para impedir que o invasor tente entrar novamente usando o mesmo link durante aquela sessão específica.

Observações importantes:

1. O bloqueio é temporário e funciona apenas para a sessão atual. Se o organizador encerrar a sessão e iniciar uma nova com o mesmo link mais tarde (ou no dia seguinte), o invasor bloqueado poderá tentar entrar novamente.

2. Para reuniões futuras, se o link for o mesmo, o invasor poderá solicitar acesso novamente. Será preciso removê-lo e bloqueá-lo novamente.

3. Para evitar os problemas acima, deve-se criar um novo link para cada sessão. Não reutilizar o link.

4. Certifique-se de que os Controles do Organizador estejam configurados corretamente. Isso garante que apenas o organizador possa gerenciar participantes e aceitar/recusar pedidos de entrada.

III – Restringir Interações nos “Controles do Organizador”:

– Desative o Chat: é possível desativar completamente o envio de mensagens de chat para todos os participantes que não sejam os organizadores.

– Restringir o compartilhamento de tela: altere a configuração para que apenas os organizadores possam compartilhar a tela. Isso impedirá que invasores exibam imagens ou vídeos indesejados.

– Controle de microfones/câmeras: silencie participantes que estejam causando distúrbios. Embora os participantes possam reativar o próprio microfone em contas pessoais, em contas corporativas é possível impedir que eles reativem o áudio ou vídeo. Essa é uma das vantagens de se utilizar somente contas corporativas. Mas como haverá convidados com contas não corporativas, e caso seja um invasor, deve-se seguir os procedimentos do item II acima.

IV – Outras práticas que podem ser incorporadas:

– Privacidade: para os que terão acesso ao Chat, não compartilhe dados pessoais nas sessões.

– Gravação da sessão: caso necessário, pode-se gravar a sessão, mas deve-se informar a todos os participantes para evitar problemas legais com uso de imagens pessoais. A gravação será salva na pasta “Gravações do Meet” no Google Drive do organizador, onde o acesso pode ser controlado.

– Treinamento, conscientização e publicação: é recomendável promover treinamentos e capacitações aos organizados e/ou moderadores dos eventos, bem como divulgar guias de boas práticas para os usuários da ferramenta, conscientizando-os sobre os riscos e as medidas de segurança disponíveis.

– Publicar as recomendações acima no site da PROPP. A Imagem Institucional poderá desenvolver/reproduzir material visual didático dessas orientações e do Roteiro da UNIFEI, em anexo.

V – Recomendações finais:

1 – Utilizar o Google Meet atentando para as configurações e orientações acima.

2 – Utilizar a ferramenta ConferenciaWeb da RNP (https://conferenciaweb.rnp.), atualmente utilizado pelo Governo Federal, que também possui os mesmos mecanismos de proteção do Google Meet e que possibilita a gravação da sessão .

Créditos: José Aparecido da Silva – Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO/PROSDAV)