1. Como habilitar um processo da minha unidade no SEI-Ufjf?
De acordo com a Portaria nº 001, de 19 de setembro de 2018, da Direção do Arquivo Central:
Art. 7º – Para habilitação de processos no SEI-UFJF, os setores deverão encaminhar através de e-mail solicitação para a equipe gestora do SEI, contendo minimamente a Gestão Documental implantada e o Mapeamento dos processos.
Passo a passo: Vide Criação de Processos no SEI.
2. Quais são os requisitos mínimos para a habilitação de processos eletrônicos no SEI-Ufjf?
Os requisitos mínimos que os setores deverão atender são:
- Gestão Documental mínima implantada;
- Mapeamento e Modelagem, pelo Escritório de Processos, dos processos a serem inseridos no SEI.
OBS.: outros requisitos poderão ser definidos mediante Instrução Normativa da Equipe de Implantação do SEI.
3. O que é Gestão Documental e qual a sua importância para a habilitação de processos no SEI-Ufjf?
Cada Setor e seus respectivos sub-setores deverão possuir Gestão Documental mínima em pleno funcionamento de acordo com as normas legais para guarda de documentos públicos. Isso significa que o Setor deverá realizar uma organização mínima dos seus processos e documentos avulsos até a completa transição dos mesmos do ambiente físico para o ambiente eletrônico (SEI).
Em suma, cada Setor deverá organizar seus Arquivos de acordo com a Tabela Nacional de Temporalidade de Documentos Públicos.
O Arquivo Central da UFJF promoverá Cursos de Capacitação sobre o tema. À medida que os Setores forem requerendo as habilitações dos seus processos, serão agendadas visitas dos Arquivistas da UFJF para orientação das atividades – nos locais onde a Gestão Documental já estiver implantada, a habilitação dos processos no SEI será bem mais ágil.
4. Como funciona o Mapeamento e Modelagem de processos?
O Escritório de Processos realizará, em conjunto com os Setores, o mapeamento dos processos adaptando seus fluxos ao novo ambiente virtual do SEI-UFJF. Eventuais necessidades de alterações das ferramentas do SIGA serão levadas ao CGCO (Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional) pelo Escritório de Processos.
Os Setores definirão as prioridades dos processos a serem implantados no SEI em ordem crescente de complexidade. Este requisito poderá ser dispensado mediante Parecer Prévio do Escritório de Processos no caso da transição para o SEI de documentos avulsos e processos com fluxos simplificados. O Parecer do Escritório de Processos quanto à necessidade ou dispensa do mapeamento será emitido durante o trâmite do requerimento de Habilitação de Processos no SEI-UFJF.