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Dúvidas Gerais

O que é um documento arquivístico?

Somente os documentos arquivísticos serão gerados e armazenados através do SEI. Documento arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro registro da informação informação produzida produzida no exercício exercício de suas competências.

Não são documentos arquivísticos: rascunhos, minutas de documentos, relatórios para reuniões, anotações, resenhas, convites gerais, etc. Com o SEI, os documentos e processos da UFJF deixarão de ser guardados em “Arquivos Físicos” (caixas de papel) para serem geridos em uma “Nuvem Eletrônica” (SEI-Ufjf).

 

O que é assinatura digital e como ela funciona?

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza criptografa e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável, equivalendo a uma assinatura O que é Assinatura Digital? validade jurídica inquestionável, equivalendo a uma assinatura de próprio punho.

No Brasil, a base legal que legitima a emissão de documentos eletrônicos através de Assinatura Digital é a seguinte: a) Medida Provisória 2.200-2/2001;

b) Decreto nº 8.539/2015

 

Como funcionam o Código de classificação e a Tabela de temporalidade?

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos legais, publicados pelo Arquivo Nacional, que tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que eles permanecerão em cada tipo de arquivo e a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

A tarefa elementar da Gestão da Informação e Documentação compreende, justamente, a aplicação da Tabela de Classificação e Temporalidade dos Documentos.

SEI-Ufjf vai aplicar, automaticamente, a Tabela de Classificação e Temporalidade aos documentos gerados eletronicamente. Ocorre que, até que cada Setor da UFJF atinja 100% da transição dos processos físicos para o SEI, os arquivos de papel precisarão ser, minimamente, organizados para serem transferidos ao Arquivo Central da UFJF (Fase Intermediária do Ciclo de Vida dos Documentos). Assim, o conhecimento dessas “Noções Básicas da Gestão da Informação e Documentação” é algo indispensável para o processo de credenciamento dos Setores da UFJF no SEI.

 

O que são Ilhas de Digitalização?

A expectativa é que, em breve, todos os documentos físicos que precisarem ser apresentados para qualquer Setor da UFJF deverão ser protocolados em Ilhas de Digitalização.
As Ilhas farão a digitalização dos documentos físicos e encaminharão apenas os arquivos digitais para as Unidades destinatárias sendo o documento físico devolvido aos interessados ou encaminhados diretamente para o Arquivo Intermediário da UFJF.
Nenhuma Unidade da UFJF receberá mais documentos físicos, já que os Arquivos Correntes se tornarão exclusivamente digitais.