Página atualizada em 20 de abril de 2024
Esta página apresenta um guia das ações a serem realizadas por uma Unidade/Setor/Instância da UFJF antes de sua respectiva Unidade SEI (Mesa) ser totalmente desativada pela Equipe SEI/UFJF.
Trata-se, portanto, de uma tarefa preparatória com o objetivo de:
- Transferir ou finalizar processos em aberto na Mesa para outras Unidades SEI ativas;
- Finalizar demais recursos existentes na Mesa, tais como Blocos de Assinatura, Acompanhamento Especial, Marcadores, etc.
As seções a seguir exibe a lista de recursos da Mesa que devem ser verificados, bem como uma descrição dos procedimentos de preparação envolvidos.
Sumário
- Bases de Conhecimento
- Textos Padrão
- Modelos Favoritos
- Blocos de Assinatura
- Blocos de Reunião
- Blocos Internos
- Processos Sobrestados
- Acompanhamento Especial
- Marcadores
- Grupos de Contatos
- Grupos de E-mail
- Grupos de Envio
- Processos
Bases de Conhecimento
No SEI, as Bases de Conhecimento são acessadas pelo caminho Menu SEI > Base de Conhecimento.
Procedimentos
1. Na tela “Base de Conhecimento”, clicar no botão “Minha Base” (lado direito) para ver os Procedimentos gerados na Mesa;
2. Para cada Procedimento constante na Base de Conhecimento da Mesa, tem-se as seguintes opções:
2.1. Excluir o Procedimento imediatamente (caso esteja em desuso): primeiro, se for o caso, cancelando a liberação da versão do Procedimento, depois excluindo o Procedimento; ou
2.2. Restaurar o Procedimento em outra Mesa, o que requer:
2.2.1. Se for o caso, cancelar a liberação da versão do Procedimento;
2.2.2. Clicar em Alterar Cadastro do Procedimento, anotar a descrição, os Tipos de Processo associados, bem como guardar os arquivos anexos;
2.2.3. Clicar em Alterar Conteúdo do Procedimento e guardar todas as informações a respeito;
2.2.4. Excluir o Procedimento;
2.2.5. Em outra Mesa, recriar o Procedimento – vide p. 17 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).
Textos Padrão
No SEI, os Textos Padrão são acessados pelo caminho Menu SEI > Textos Padrão.
Procedimentos
1. Na tela “Textos Padrão”, visualizar os Textos gerados na Mesa;
2. Para cada Texto Padrão, tem-se as seguintes opções:
2.1. Excluir o Texto imediatamente (caso esteja em desuso); ou
2.2. Restaurar o Texto em outra Mesa, o que requer:
2.2.1. Clicar em Alterar Texto Padrão da Unidade, guardar o nome, descrição e o conteúdo do Texto;
2.2.2. Em outra mesa, recriar o Texto Padrão – vide p. 89 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).
Modelos Favoritos
No SEI, os Modelos Favoritos são acessados pelo caminho Menu SEI > Modelos Favoritos.
Procedimentos
1. Na tela “Modelos Favoritos”, visualizar os Modelos gerados na mesa;
2. Para cada Modelo Favorito, tem-se as seguintes opções:
2.1. Excluir o Modelo imediatamente (caso esteja em desuso); ou
2.2. Restaurar o Modelo em outra mesa, o que requer:
2.2.1. Clicar em Alterar Modelo, guardar o nome do Grupo do Modelo, bem como o número do documento SEI de referência para o Modelo e a descrição do Modelo;
2.2.2. Em outra mesa, recriar o Grupo do Modelo (se necessário) e o Modelo Favorito – vide p. 91 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).
Blocos de Assinatura
No SEI, os Blocos de Assinatura são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos de Assinatura.
Procedimentos
1. Na tela “Blocos de Assinatura”, visualizar os Blocos existentes na mesa;
2. Para cada Bloco de Assinatura gerado na mesa, tem-se as seguintes opções:
2.1. Excluir o Bloco imediatamente, cancelando a disponibilização do bloco, depois excluindo o Bloco; ou
2.2. Verificar se os usuários das outras Mesas já assinaram os documentos e concluir o Bloco;
3. Para cada Bloco de Assinatura gerado em outra Mesa:
3.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, anotar os números dos processos/documentos envolvidos no Bloco e a nome da Mesa geradora do Bloco;
3.2. Retornar o Bloco;
3.3. Comunicar o responsável pela Mesa geradora e solicitar-lhe que o Bloco seja disponibilizado novamente para uma Mesa alternativa (a ser indicada) envolvendo os processos/documentos anotados no Passo 3.1.
Blocos de Reunião
No SEI, os Blocos de Reunião são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos de Reunião.
Procedimentos
1. Na tela “Blocos de Reunião”, visualizar os Blocos existentes na Mesa;
2. Para cada Bloco de Reunião gerado na Mesa, tem-se as seguintes opções:
2.1. Excluir o Bloco imediatamente, cancelando a disponibilização do bloco, depois excluindo o Bloco; ou
2.2. Restaurar o Bloco em outra Mesa, o que requer:
2.2.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, anotar os números dos processos envolvidos no Bloco e as Mesas para as quais o Bloco esteve disponibilizado;
2.2.2. Cancelar a disponibilização do Bloco, depois excluir o Bloco;
2.2.3. Em outra mesa, criar um Bloco de Reunião com as informações anotadas no Passo 2.2.1.
Blocos Internos
No SEI, os Blocos Internos são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos Internos.
Procedimentos
1. Na tela “Blocos Internos”, visualizar os Blocos existentes na Mesa;
2. Para cada Bloco Interno:
2.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, guardar os números dos processos envolvidos no Bloco e as informações de anotação;
2.2. Excluir o Bloco.
2.3. Em outra Mesa, com as informações anotadas no Passo 2.1, recriar o Bloco – vide p. 56 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).
Processos Sobrestados
No SEI, os Processos Sobrestados são acessados pelo caminho Menu SEI > Processos Sobrestados.
Procedimentos
1. Na tela “Processos Sobrestados”, visualizar os Processos sobrestados na Mesa;
2. Para cada Processo:
2.1. Clicar em Remover Sobrestamento; como resultado, o processo retornará à tela principal com os processos abertos na Mesa;
2.2. Conforme o caso, finalizar o processo na Mesa ou tramitar o processo para outra Mesa.
Acompanhamento Especial
No SEI, os Acompanhamentos Especiais são acessados pelo caminho Menu SEI > Acompanhamento Especial.
Procedimentos
1. Na tela “Acompanhamento Especial”, visualizar os Acompanhamentos existentes na Mesa;
2. Para cada Acompanhamento Especial:
2.1. Guardar o número do processo, o grupo e as informações de observação;
2.2. Excluir o Acompanhamento Especial.
Marcadores
No SEI, os Marcadores são acessados pelo caminho Menu SEI > Marcadores.
Procedimentos
1. Na tela “Marcadores”, visualizar os Marcadores existentes na Mesa;
2. Para cada Marcador:
2.1. Guardar as informações (cor da etiqueta e nome);
2.2. Excluir o Marcador.
Grupos de Contatos
No SEI, os Grupos de Contatos são acessados pelo caminho Menu SEI > Grupos > Contatos.
Procedimentos
1. Na tela “Grupos de Contatos”, visualizar os Grupos do tipo existentes na Mesa;
2. Para cada Grupo:
2.1. Guardar as informações (nome, descrição e lista de contatos);
2.2. Excluir o Grupo.
Grupos de E-mail
No SEI, os Grupos de E-mail são acessados pelo caminho Menu SEI > Grupos > E-mail.
Procedimentos
1. Na tela “Grupos de E-mail”, visualizar os Grupos do tipo existentes na Mesa;
2. Para cada Grupo:
2.1. Guardar as informações (nome, descrição, bem como a lista com e-mails e descrições dos e-mails);
2.2. Excluir o Grupo.
Grupos de Envio
No SEI, os Grupos de Envio são acessados pelo caminho Menu SEI > Grupos > Envio.
Procedimentos
1. Na tela “Grupos de Envio”, visualizar os Grupos do tipo existentes na Mesa;
2. Para cada Grupo:
2.1. Guardar as informações (nome, descrição e Unidades/Mesas);
2.2. Excluir o Grupo.
Processos
No SEI, os processos em aberto na Mesa são acessados pelo caminho Menu SEI > Controle de Processos.
Procedimentos
1. Na tela principal da Mesa, acessar um processo aberto existente:
1.1. Se for um processo de acesso público ou restrito, conforme o caso, finalizar ou tramitar o processo para uma outra Mesa;
1.2. Se for um processo sigiloso (identificado com uma cor de fundo):
1.2.1. Informar a senha de acesso ao SEI para visualizar o processo em inteiro teor;
1.2.2. Clicar na opção “Gerenciar Credenciais de Acesso”, informar o Usuário SEI para quem o acesso será concedido, bem como sua respectiva Mesa (uma outra Mesa ativa).