Tipos SEI

Página atualizada em 12 de agosto de 2024

Esta página descreve as informações sobre a nova notação dos Tipos SEI (Tipos de Processo e Tipos de Documento) utilizados na gestão dos processos e documentos produzidos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações na UFJF (SEI/UFJF).

As listagens dos Tipos SEI vigentes na nova notação, incluídas as tabelas de equivalência com os mapeamentos entre os nomes dos Tipos SEI antes e depois da vigência da nova notação, estão disponíveis em:

• Tipos de Processo SEI (vigentes na nova notação e mapeamento entre Tipos antigos e novos)
• Tipos de Documento SEI (vigentes na nova notação e mapeamento entre Tipos antigos e novos)

Sumário

• Notação
• Processos
• Documentos

Notação

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O objetivo desta notação é oferecer uma denominação padrão para os Tipos SEI de forma suficientemente concisa e genérica, não atrelada à nomenclatura dos órgãos da UFJF (Pró-Reitorias, Diretorias, etc.), que podem ser modificados ao longo do tempo, tipicamente nas trocas de Reitorado. Desse modo, busca-se minimizar possíveis problemas de rastreabilidade dos processos e documentos produzidos no SEI/UFJF e, por conseguinte, favorecer a recuperação da informação e uma gestão mais estável do sistema.

Um Tipo SEI tem, em geral, o seguinte formato:

CÓDIGO:ASSUNTO NÚMERO – DESCRIÇÃO

Os seguintes campos constituem o formato:

CÓDIGO: Termo mnemônico escrito em maiúsculas. Campo obrigatório. Pode ser:

• • Identificador de um dos Macroprocessos da Cadeia de Valor da UFJF conforme o Relatório de Gestão UFJF 2023 (abre em nova aba):

• Ou ainda o código “ADM”, identificador genérico para os seguintes casos:
  • Tipo de Processo “CONSU 01: Convocação”, referente ao Conselho Superior (CONSU);
  • Tipos de Processo que iniciam com os termos “GERAL”, documentos de caráter amplo, tais como Ofícios, Atas, etc.; ou
  • “LEGISLAÇÃO”, documentos de ato institucional, tais como Resoluções, Portarias, etc..

ASSUNTO: Expressão que denota o objeto temático do Tipo SEI ou a denominação genérica do órgão (Pró-Reitoria, Diretoria, Coordenação, etc.) ou órgãos a que se refere o Tipo SEI. Campo obrigatório;

NÚMERO: Campo de numeração do Tipo SEI. Para a numeração dos Tipos de Processo, vide mais informações na Seção Tipos de Processo. Para a numeração dos Tipos de Documento, vide mais informações na Seção Tipos de Documento.

DESCRIÇÃO: Descritivo complementar que ajuda a identificar a que se destina o Tipo SEI.

Processos

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A página Tipos de Processo SEI apresenta a lista dos Tipos de Processo na notação aqui apresentada, incluída a tabela com o mapeamento entre os Tipos de Processo SEI antes e depois da notação vigente.

Na notação do Tipo de Processo, os campos CÓDIGO e ASSUNTO são atribuídos conforme, respectivamente, o Macroprocesso e o objeto temático do fluxo a que se refere o Tipo em questão. O campo NÚMERO terá o formato XXX, um número com 3 algarismos (001 a 999). Os números são atribuídos sequencialmente. Cada par CÓDIGO:ASSUNTO tem a sua sequência numérica própria.

Documentos

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A página Tipos de Documento SEI apresenta a lista dos Tipos de Documento na notação aqui apresentada, incluída a tabela com o mapeamento entre os Tipos de Documento SEI antes e depois da notação vigente.

Na notação de Tipo de Documento, os campos CÓDIGO, ASSUNTO e NÚMERO devem ser preenchidos conforme as regras a seguir.

Se o Tipo de Documento for específico, associado a um certo Tipo de Processo, então:

1. Os campos CÓDIGO e ASSUNTO do Tipo de Documento recebem os valores dos campos CÓDIGO e ASSUNTO do Tipo de Processo;
2. O campo NÚMERO tem o formato XXX.YY, onde:
   • XXX é o NÚMERO do Tipo de Processo;
   • YY é um valor sequencial (01 a 99), único para cada Tipo de Documento.

Por exemplo:

• Tipo de Processo: “GESTÃO:Arquivo 001 – Transferência de Documentos para o Arquivo Central”.
• Tipos de Documento: “GESTÃO:Arquivo 001.01 – Guia de Transf. Formulário” e “GESTÃO:Arquivo 001.02 – Guia de Transf. Anexo”.

Se o Tipo de Documento for avulso, sem associação a qualquer Tipo de Processo em especial, então:

1. O campo CÓDIGO recebe o código “ADM”;
2. O campo ASSUNTO é preenchido com o objeto temático envolvido;
3. O campo NÚMERO tem o formato XXX, um número com 3 algarismos (001 a 999) atribuído sequencialmente. Cada ASSUNTO tem a sua sequência numérica própria.

Por exemplo:

• ADM:Geral 001 – Ofício

Exceção: Tipo de Documento “ADM:Geral 000 – Despacho”, referente a um Despacho genérico. Neste caso, por razões históricas, em se tratando de Tipo de Documento de ampla utilização, foi mantido o valor 000 no campo [NÚMERO].