Atos institucionais

Página atualizada em 21 de janeiro de 2025

 

Em atendimento à determinação da Resolução CGRC Nº 06/2022 (formato .pdf, tamanho 60 KB, abre em nova aba), orientada por suas Instruções  Normativas (vide Seção Legislação), a partir de 02 de janeiro de 2023, a edição de atos institucionais no âmbito da UFJF deverá estar em conformidade com o disposto pelo Decreto Nº 9.191/2017 (abre em nova aba) e pelo Decreto nº 10.139/2019 (abre em nova aba).

Esta página apresenta as informações gerais sobre as principais mudanças envolvidas e o novo procedimento de publicação dos atos da UFJF.

 

Sumário

• • Principais mudanças
  • Procedimentos gerais no SEI
  • Orientações complementares para edição no SEI
  • Unidades (Mesas SEI) emissoras de Portarias
  • Unidades (Mesas SEI) emissoras de Resoluções
  • Outras mudanças
    • Tipos de Processo
    • Tipos de Documento
    • POPs
  • Legislação

 

Principais mudanças

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No âmbito do SEI, os procedimentos para a publicação de documentos que tratam de atos institucionais (portarias, resoluções, etc.) apresentam uma série de mudanças.

Mudança 1: A primeira mudança é que, a partir de agora, somente as seguintes espécies documentais poderão ser publicadas via SEI:

• Portarias: Atos editados por uma ou mais autoridades singulares;
• Resoluções: Atos editados por colegiados;
• Instruções Normativas: Atos que, sem inovar, orientam a execução de normas vigentes para os agentes públicos.

 

Também estão previstas:

• Portarias de Atos de Pessoal, produzidas e publicadas via SEI exclusivamente pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE);
• Portarias Conjuntas, produzidas e publicadas via SEI por algumas Unidades representando um ato editado por múltiplas autoridades singulares de diferentes Unidades.

 

Os Regimentos deverão ser emitidos como uma Resolução do colegiado em questão.

Mudança 2: A segunda mudança ocorre no formato da epígrafe e na lógica da numeração dos atos.

Nas Portarias, a epígrafe apresentará o seguinte formato:

PORTARIA UNIDADE/UFJF Nº XX, DE DD DE MM DE AAAA

Onde:

• UNIDADE: Unidade (Administrativa ou Acadêmica) emissora da Portaria;
• XX: Número da Portaria, por Unidade emissora. Valor gerado automaticamente pelo SEI, em sequência contínua (isto é, o número da Portaria não será reiniciado a cada ano);
• DD: Dia de publicação da Portaria;
• MM: Mês de publicação da Portaria;
• AAAA: Ano de publicação da Portaria.

 

Nas Portarias de Atos de Pessoal, emitidas pela PROGEPE, a epígrafe apresentará o seguinte formato:

PORTARIA DE PESSOAL PROGEPE/UFJF Nº XX, DE DD DE MM DE AAAA

Onde:

• XX: Número da Portaria de Atos de Pessoal, em sequência própria, diferente da sequência das demais Portarias. Valor gerado automaticamente pelo SEI, em sequência reiniciada a cada ano;
• DD: Dia de publicação da Portaria de Atos de Pessoal;
• MM: Mês de publicação da Portaria de Atos de Pessoal;
• AAAA: Ano de publicação da Portaria de Atos de Pessoal.

 

Nas Portarias Conjuntas, emitidas por múltiplas Unidades, a epígrafe apresentará o seguinte formato:

PORTARIA CONJUNTA UFJF Nº XX, DE DD DE MM DE AAAA

Onde:

• XX: Número da Portaria Conjunta, global para toda a UFJF, em sequência própria, diferente da sequência das demais Portarias. Valor gerado automaticamente pelo SEI, em sequência contínua (isto é, o número da Portaria não será reiniciado a cada ano);
• DD: Dia de publicação da Portaria Conjunta;
• MM: Mês de publicação da Portaria Conjunta;
• AAAA: Ano de publicação da Portaria Conjunta.

 

Nas Resoluções, a epígrafe apresentará o seguinte formato:

RESOLUÇÃO UNIDADE/UFJF Nº XX, DE DD DE MM DE AAAA

Onde:

• UNIDADE: Unidade (Administrativa ou Acadêmica) emissora da Resolução;
• XX: Número da Resolução, por Unidade emissora. Valor gerado automaticamente pelo SEI, em sequência contínua (isto é, o número da Resolução não será reiniciado a cada ano);
• DD: Dia de publicação da Resolução;
• MM: Mês de publicação da Resolução;
• AAAA: Ano de publicação da Resolução.

 

Nas Instruções Normativas, a epígrafe apresentará o seguinte formato:

INSTRUÇÃO NORMATIVA UNIDADE/UFJF Nº XX, DE DD DE MM DE AAAA

Onde:

• UNIDADE: Unidade (Administrativa ou Acadêmica) emissora da Instrução Normativa;
• XX: Número da Instrução Normativa, por Unidade emissora. Valor gerado automaticamente pelo SEI, em sequência contínua (isto é, o número da Instrução Normativa não será reiniciado a cada ano);
• DD: Dia de publicação da Instrução Normativa;
• MM: Mês de publicação da Instrução Normativa;
• AAAA: Ano de publicação da Instrução Normativa.

 

Mudança 3: Os atos emitidos deverão estabelecer a data de vigência para produção de efeitos. Duas situações estão previstas:

1. Atos normativos: se o ato for de natureza normativa (definição de regras quanto à determinada matéria), este deverá estabelecer uma data explícita para vigência e produção de efeitos. A definição da data de vigência do ato deve observar ambas as condições a seguir (salvo hipótese de urgência, nos termos da Resolução CGRC Nº 06/2022, Art. 2º, §1º):
   • sempre no primeiro dia útil do mês; e
   • no mínimo, uma semana após a data de sua publicação.
2. Atos administrativos (não normativos): se o ato for de natureza administrativa (ato não normativo), como a instalação de comissão ou congênere, designação de membros para comissão, a vigência do ato pode ser de forma imediata, quando da sua publicação em Boletim Eletrônico Interno, conforme o disposto na Instrução Normativa CGRC/UFJF 02/2023.

 

Procedimentos gerais no SEI

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Com essas mudanças, de agora em diante, cada Unidade emissora deverá editar seus atos em suas respectivas mesas virtuais do SEI, em processos abertos exclusivamente para esse fim. Para cada espécie documental, há um Tipo de Processo SEI aplicável, a ser utilizado de acordo.

Os processos podem ser dos seguintes tipos:

• • ADM:Legislação 001 – Portarias: Tipo de Processo SEI para os atos normativos de Portarias em geral (normativas e administrativas), disponível para Unidades Acadêmicas e Administrativas (vide Seção Unidades Emissoras de Portarias), e Portarias de Atos de Pessoal (este último exclusivo para a PROGEPE);
  • ADM:Legislação 002 – Resolução: Tipo de Processo SEI para as Resoluções e Regimentos, disponível para as Unidades Acadêmicas e Administrativas (vide Unidades Emissoras de Resoluções);
  • ADM:Legislação 004 – Instrução Normativa: Tipo de Processo SEI para as Instruções Normativas, disponível de forma geral;
  • ADM:Legislação 005 – Portaria Conjunta: Tipo de Processo SEI para as Portarias Conjuntas, disponível para as Unidades Acadêmicas e Administrativas (vide Seção Unidades Emissoras de Portarias).

 

Os processos de atos institucionais devem ser iniciados na mesa virtual a cada começo de ano, referente ao ano de exercício. Esses processos NÃO deverão ser tramitados para qualquer outra mesa virtual do SEI, deverão permanecer na mesa virtual de origem.

Os atos referentes ao setor interno à determinada Unidade Acadêmica ou Administrativa (Gerências, Coordenações, Departamentos, Programas de Pós-Graduação, bem como Conselhos e Congregações da Unidade, etc.) deverão ser criados na mesa virtual do SEI referente à Unidade em questão. No documento SEI referente ao ato deverão constar as assinaturas da autoridade competente da Unidade e da chefia do setor envolvido.

As portarias conjuntas deverão ser criadas na mesa de uma das Unidades emissoras do ato. No documento SEI referente ao ato deverão constar as assinaturas das autoridades competentes de cada uma das Unidades em questão.

Em um novo ano de exercício, ao iniciar um processo para uma determinada espécie documental (portaria, resolução, instrução normativa, etc.), a Unidade emissora deverá concluir qualquer processo em aberto na mesa para a mesma espécie, referente a anos anteriores. Por exemplo, no caso de uma Unidade emissora de resoluções, ao iniciar um novo processo do tipo LEGISLAÇÃO 03: Resolução referente ao ano de 2023, a Unidade deverá concluir o processo do tipo LEGISLAÇÃO 03: Resolução referente ao ano de 2022.

Para possibilitar a recuperação de atos normativos emitidos em anos anteriores nesse novo modelo, recomenda-se a utilização do recurso de Acompanhamento Especial do SEI.

As Seções Unidades (Mesas SEI) emissoras de Portarias e Unidades (Mesas SEI) emissoras de Resoluções apresentam uma lista atualizada das mesas virtuais no SEI onde os processos de atos de portarias e resoluções, respectivamente, podem ser criados.

Mais informações:

• Passo a passo no SEI: Legislação – Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) (abre em nova aba)
• Acompanhamento Especial no SEI: Guia do Usuário SEI da UFJF (abre em nova aba) (Seção 6 – Recuperando Informações)

 

Orientações complementares para edição no SEI

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Ao editar documentos de ato institucional (portaria, resolução, instrução normativa, etc.) no SEI, os seguintes cuidados devem ser tomados:

• Minuta de documento: Evite inserir versões preliminares (minutas) dos documentos do ato institucional antes de o conteúdo correspondente estar revisado e aprovado, para que a data da assinatura eletrônica do documento no SEI não fique distante da data do ato a ser emitido. Ou seja, o documento deve ser inserido no SEI somente quando o seu texto estiver efetivamente pronto para assinatura;
• Exclusão de documento no processo: Evite a exclusão de documentos no processo SEI, pois a numeração dos documentos de ato institucional (portarias, resoluções e instruções normativas, etc.) obedece a uma sequência automaticamente gerada pelo sistema. Além disso, excluir documentos fere o princípio da transparência. Se houver problema na criação do ato, cancele o documento motivando o cancelamento;
• Nome da Unidade/Setor emissor no documento do ato: Informe na parte introdutória (preâmbulo) do documento a(s) Unidade(s) ou setor(es) específico(s) dentro da Unidade, a depender do caso, a que se refere o ato institucional.

 

Unidades (Mesas SEI) emissoras de Portarias

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O quadro a seguir apresenta a situação atual das Unidades emissoras de Portarias (exceto as Portarias de Atos de Pessoal, exclusivas para a PROGEPE), publicadas no âmbito de processo do tipo ADM:Legislação 001 – Portarias e ADM:Legislação 005 – Portaria Conjunta.

Legenda (coluna Tipo):

• adm: Unidades Administrativas
• acd: Unidades Acadêmicas

 

Unidades (Mesas SEI) emissoras de Resoluções

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O quadro a seguir apresenta a situação atual das Unidades emissoras de Resoluções, publicadas no âmbito de processo do tipo ADM:Legislação 002 – Resolução.

Legenda (coluna Tipo):

• adm: Unidades Administrativas
• acd: Unidades Acadêmicas

 

Outras Mudanças

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Tipos de Processo

Tipos de Processo do SEI renomeados e, adicionalmente, desativados para a abertura de novos processos de atos institucionais, estando somente disponíveis como filtro de consulta para a recuperação de atos já emitidos no sistema:

• LEGISLAÇÃO 01: Portaria de Unidades Acadêmicas: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 001 – Portaria Und Acadêmica;
• LEGISLAÇÃO 05: Portarias do Consu: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 002 – Portarias do CONSU;
• LEGISLAÇÃO 07: Regimento: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 003 – Regimento.

 

Tipos de Documento

Tipos de Documento do SEI renomeados e, adicionalmente, desativados para a criação de novos documentos de atos institucionais, estando somente disponíveis como filtro de consulta para a recuperação de atos já emitidos no sistema:

• LEGISLAÇÃO 01: Portaria de Unidades Acadêmicas: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 001 – Portaria de Unidades Acadêmicas;
• LEGISLAÇÃO 05: Portarias do Consu: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 002 – Portarias do CONSU;
• LEGISLAÇÃO 07: Regimento: Renomeado para ADM:Legislação Antiga 003 – Regimento.

 

Tipo de Documento do SEI renomeado e ainda ativo:

• LEGISLAÇÃO 02: Portarias Administrativas: Renomeado para ADM:Legislação 001.1 – Portarias.

 

Tipo de Documento do SEI novo:

• ADM:Legislação 001.2 – Portarias Atos de Pessoal.

 

POPs

Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) descontinuados:

• POP PRT – 01 – Inclusão de portarias em processo (Unidades Acadêmicas)
• POP PRT – 02 – Inclusão de portarias em processo (Unidades Administrativas)

 

Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) novos: vide site do SEI, página POPs > Legislação (abre em nova aba).

 

Legislação

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Decretos:

• Decreto Nº 10.139, de 28 de novembro de 2019 (abre em nova aba), que dispõe sobre a revisão e a consolidação dos atos normativos inferiores a decreto;
• Decreto Nº 9.191, de 1º de novembro de 2017 (abre em nova aba), que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado.

 

Resoluções:

• Resolução CGRC Nº 06, de 21 de dezembro de 2022 (formato .pdf, tamanho 60 KB, abre em nova aba) – Dispõe sobre a estrutura dos atos normativos da UFJF.

 

Instruções Normativas:

• Instrução Normativa CGRC/UFJF Nº 1, de 05 de janeiro de 2023 (formato .pdf, tamanho 70 KB, abre em nova aba) – Orienta a execução da Resolução CGRC/UFJF Nº 06/2022, que dispõe sobre a estrutura dos atos normativos no âmbito da UFJF.
• Instrução Normativa CGRC/UFJF Nº 2, de 27 de fevereiro de 2023 (formato .pdf, tamanho 58 KB, abre em nova aba) – Define o conteúdo de portaria para fins de data de publicação e vigência, bem como especifica a competência para assinatura do ato.