Página atualizada em 9 de maio de 2025
Sumário
- O que é um documento arquivístico?
- O que é assinatura digital e como ela funciona?
- Como funcionam o Código de classificação e a Tabela de temporalidade?
- Como atribuir o Tipo de Conferência para documentos digitalizados no SEI?
O que é um documento arquivístico?
Somente os documentos arquivísticos serão gerados e armazenados através do SEI. Documento arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação produzida no exercício exercício de suas competências.
Não são documentos arquivísticos: rascunhos, minutas de documentos, relatórios para reuniões, anotações, resenhas, convites gerais, etc. Com o SEI, os documentos e processos da UFJF deixarão de ser guardados em “Arquivos Físicos” (caixas de papel) para serem mantidos pelo próprio sistema (Arquivo Digital).
O que é assinatura digital e como ela funciona?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza criptografa e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável, equivalendo a uma assinatura O que é Assinatura Digital? validade jurídica inquestionável, equivalendo a uma assinatura de próprio punho.
No Brasil, a base legal que legitima a emissão de documentos eletrônicos através de Assinatura Digital é a seguinte:
a) Medida Provisória 2.200-2/2001;
b) Decreto nº 8.539/2015
Como funcionam o Código de classificação e a Tabela de temporalidade?
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos legais, publicados pelo Arquivo Nacional, que tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que eles permanecerão em cada tipo de arquivo e a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
A tarefa elementar da Gestão da Informação e Documentação compreende, justamente, a aplicação da Tabela de Classificação e Temporalidade dos Documentos.
Em sua versão atual (versão 3), o SEI aplica, automaticamente, a Tabela de Classificação e Temporalidade aos documentos gerados eletronicamente, muito embora o sistema não elimine tais documentos. A previsão é que a funcionalidade de eliminação de documentos eletrônicos no SEI ocorra a partir da atualização do sistema para a versão 4, por meio de módulo de gestão documental correspondente.
De qualquer forma, até que cada Setor da UFJF atinja 100% da transição dos processos físicos para o SEI, os arquivos de papel precisarão ser, minimamente, organizados para serem transferidos ao Arquivo Central da UFJF (Fase Intermediária do Ciclo de Vida dos Documentos). Assim, o conhecimento dessas “Noções Básicas da Gestão da Informação e Documentação” é algo indispensável para o processo de credenciamento dos Setores da UFJF no SEI.
Como atribuir o Tipo de Conferência para documentos digitalizados no SEI?
Ao incluir um documento digitalizado como um documento externo no SEI, será necessário indicar o Tipo de Conferência quanto à autenticidade e integridade do documento, conforme destacado na figura a seguir (clique na imagem para ampliar):
Segundo o § 1º do art. 12 do Decreto Nº 8.539/2015 (abre em nova aba) , os Tipos de Conferência possíveis são:
- Cópia Autenticada Administrativamente;
- Cópia Autenticada em Cartório;
- Cópia Simples; ou
- Documento Original.
Para atribuir o Tipo de Conferência ao documento, aplique a seguinte regra (art. 12, § 2º):
- Cópia Autenticada Administrativamente: se o documento for digitalizado a partir do original;
- Cópia Simples: se o documento for digitalizado a partir de uma cópia autenticada em cartório, de uma cópia autenticada administrativamente ou de uma cópia simples.