Página atualizada em 06 de outubro 2025
Esta página apresenta as informações gerais sobre os procedimentos de arquivamento de processos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações da Universidade de Juiz de Fora (SEI/UFJF).
Tal iniciativa visa adequar o SEI/UFJF às normas de gestão documental no que tange ao arquivamento e à aplicação dos prazos de temporalidade associados aos processos em tramitação eletrônica, permitindo posteriormente, por exemplo, a sua eliminação, tal como ocorre no tratamento dos processos não digitais.
A Portaria PROPLAN/UFJF Nº 4, de 14 de março de 2025 (formato .pdf, tamanho 81 KB, abre em nova aba), define as regras e procedimentos gerais de arquivamento no âmbito do SEI/UFJF.
Sumário
Procedimento
A figura a seguir ilustra a sistemática de arquivamento:
Fluxo de arquivamento no SEI (clique na imagem para ampliar). Fonte: elaboração própria.
De acordo com essa sistemática, ao fim de sua tramitação, o processo será formalmente arquivado numa Unidade/Mesa SEI específica para esse fim (Unidade de Arquivo).
Para tanto, primeiramente, na última Unidade/Mesa SEI de tramitação do processo, antes do envio para a Unidade de Arquivo, deverá ser inserido um Despacho de solicitação de arquivamento (Passo 4).
Depois, na Unidade de Arquivo, o processo será recebido, classificado e arquivado pelo Arquivo Central, que incluirá o Termo de Arquivamento, “documento que registra as informações referentes ao ato de arquivamento do processo, os conjuntos documentais envolvidos e seus respectivos prazos de guarda”, conforme o art. 3º, VI da Portaria PROPLAN/UFJF Nº 4/2025 (Passo 5).
Caso sejam necessárias novas interações processuais, será necessário solicitar, por e-mail (gestao.documentos@ufjf.br), o desarquivamento do processo mantido na Unidade de Arquivo (Passo 6).
Unidades de Arquivo
As Unidades de Arquivo correspondem às Unidades/Mesas SEI onde são realizadas as operações de arquivamento. Tais Mesas serão criadas no momento em que o arquivamento eletrônico for implementado na Unidade UFJF em questão.
Inicialmente, terão acesso à Unidade de Arquivo somente os servidores do Arquivo Central.
A nomenclatura da Unidade de Arquivo tem a seguinte notação:
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ARQUIVO-[Sigla da Mesa SEI da Unidade UFJF na Hierarquia do SEI]
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Unidades de Arquivo ativas:
| Unidade UFJF | Mesa SEI principal (Sigla) | Unidade de Arquivo (Sigla) |
|---|---|---|
| Faculdade de Direito | FACDIR | ARQUIVO-FACDIR |
| Faculdade de Serviço Social | FSS | ARQUIVO-FSS |
| Pró-Reitoria de Extensão | PROEX | ARQUIVO-PROEX |
| Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas | PROGEPE | ARQUIVO-PROGEPE |
| Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa | PROPP | ARQUIVO-PROPP |
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POPs
Procedimentos Operacionais Padrões:
(voltar para o sumário)
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Legislação
Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015 (abre em nova aba) – Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Interministerial N° 1.677/2015 (abre em nova aba) – Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Portaria PROPLAN/UFJF Nº 4, de 14 de março de 2025 (abre em nova aba) – Estabelece regras e procedimentos gerais de arquivamento no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações da Universidade Federal de Juiz de Fora (SEI/UFJF).