Página atualizada em 14 de maio de 2024
Esta página reúne informações sobre recursos de organização de Unidades (Mesas) SEI, e de colaboração entre Unidades (Mesas) SEI.
A utilização desses recursos é fundamental para apoiar a gestão documental dentro da Unidade/Setor/Instância da UFJF correspondente a determinada Mesa, bem como colaborar para uma melhor gestão do SEI, com reflexo para seus usuários, pois:
- Fortalece a organização dos processos e documentos gerados no SEI visando à recuperação das informações de forma mais eficiente;
- Otimiza o tempo de tramitação dos processos no SEI;
- Apoia as tarefas de eliminação e preservação de documentos e processos gerados no SEI, conforme a legislação de arquivos e outras normas regulamentares em vigor;
- Agiliza o processo de desativação de uma Mesa (abre em nova aba).
Sumário
Organização de Mesa
Nesta seção, são apresentados os recursos disponíveis para a organização dos processos e documentos existentes em uma Unidade (Mesa) do SEI.
Marcadores
Identificados pelas etiquetas coloridas na tela “Controle de Processos”. Os marcadores são úteis para organizar os processos a por algum assunto ou critério.
Os Marcadores podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Marcadores.
Referência: pg. 10 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial:
Atribuição a Usuário
A exemplo dos Marcadores, esse recurso pode ser aplicado atribuindo os processos a determinado Usuário SEI, permitindo a aplicação de filtro para a recuperação de processos pelo mesmo Usuário. Pode ser utilizado de forma isolada ou em conjunto com um Marcador.
Referência: pg. 38 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Bloco Interno
Para organizar os processos dentro da Mesa que tem alguma temática em comum, facilitando o seu acesso em conjunto.
Os Blocos Internos podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Blocos Internos.
Referência: pg. 56 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial:
Acompanhamento Especial
Para monitorar um processo, em especial quando ele for finalizado na Mesa ou sair da Mesa.
Os Acompanhamentos Especiais podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Acompanhamento Especial.
Referência: pg. 54 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial:
Textos Padrão
Para criar modelos de conteúdo de texto que podem ser inseridos, de forma ágil, nos documentos gerados na Mesa.
Os Textos Padrão podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Textos Padrão.
Referência: pg. 89 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial:
Grupo de Envio
Para que um processo seja tramitado (enviado) a grupos de Mesas pré-cadastrados (Mesas de Unidades Acadêmicas, de Pró-Reitorias, etc.).
Os Grupos de Envio podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Grupos > Envio.
Referência: pg. 41 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Colaboração entre Mesas
Nesta seção, são apresentados os recursos disponíveis para a colaboração em processos e documentos entre diferentes Unidades (Mesas) do SEI.
Bloco de Assinatura
Para que um documento em determinada Mesa possa ser assinado por usuários em outras Mesas.
Os Blocos de Assinatura podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Textos Padrão.
Referências:
- Pg. 122 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
- Procedimentos Operacionais Padrões POP GER 04, 05 e 06 no Portal SEI/UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial:
Bloco de Reunião
Para que um processo em determinada Mesa possa ser disponibilizado, para conhecimento, a usuários em outras Mesas, sem a necessidade de tramitação. Esse recurso é útil para visualizar uma minuta de documento em outras Mesas que não a Mesa geradora do documento.
Os Blocos de Reunião podem ser gerenciados acessando a opção em Menu SEI > Blocos de Reunião.
Referência: pg. 111 do Manual do Usuário SEI-UFJF (abre em nova aba).
Videotutorial: