Sistema Eletrônico de Informações – SEI

Desativação de Mesas

Página atualizada em 04 de outubro de 2024

Esta página apresenta um guia das ações a serem realizadas por uma Unidade/Setor/Instância da UFJF antes de sua respectiva Unidade SEI (Mesa) ser totalmente desativada pela Equipe SEI/UFJF.

Trata-se, portanto, de uma tarefa preparatória com o objetivo de:

Transferir ou finalizar processos em aberto na Mesa para outras Unidades SEI ativas;
Finalizar demais recursos existentes na Mesa, tais como Blocos de Assinatura, Acompanhamento Especial, Marcadores, etc.

As seções a seguir exibe a lista de recursos da Mesa que devem ser verificados, bem como uma descrição dos procedimentos de preparação envolvidos.

Bases de Conhecimento

(voltar para o sumário)

No SEI, as Bases de Conhecimento são acessadas pelo caminho Menu SEI > Base de Conhecimento.

Procedimentos

1. Na tela “Base de Conhecimento”, clicar no botão “Minha Base” (lado direito) para ver os Procedimentos gerados na Mesa;

2. Para cada Procedimento constante na Base de Conhecimento da Mesa, tem-se as seguintes opções:

2.1. Excluir o Procedimento imediatamente (caso esteja em desuso): primeiro, se for o caso, cancelando a liberação da versão do Procedimento, depois excluindo o Procedimento; ou

2.2. Restaurar o Procedimento em outra Mesa, o que requer:

2.2.1. Se for o caso, cancelar a liberação da versão do Procedimento;

2.2.2. Clicar em Alterar Cadastro do Procedimento, anotar a descrição, os Tipos de Processo associados, bem como guardar os arquivos anexos;

2.2.3. Clicar em Alterar Conteúdo do Procedimento e guardar todas as informações a respeito;

2.2.4. Excluir o Procedimento;

2.2.5. Em outra Mesa, recriar o Procedimento – vide p. 17 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).

Textos Padrão

(voltar para o sumário)

No SEI, os Textos Padrão são acessados pelo caminho Menu SEI > Textos Padrão.

Procedimentos

1. Na tela “Textos Padrão”, visualizar os Textos gerados na Mesa;

2. Para cada Texto Padrão, tem-se as seguintes opções:

2.1. Excluir o Texto imediatamente (caso esteja em desuso); ou

2.2. Restaurar o Texto em outra Mesa, o que requer:

2.2.1. Clicar em Alterar Texto Padrão da Unidade, guardar o nome, descrição e o conteúdo do Texto;

2.2.2. Em outra mesa, recriar o Texto Padrão – vide p. 89 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).

Modelos Favoritos

(voltar para o sumário)

No SEI, os Modelos Favoritos são acessados pelo caminho Menu SEI > Modelos Favoritos.

Procedimentos

1. Na tela “Modelos Favoritos”, visualizar os Modelos gerados na mesa;

2. Para cada Modelo Favorito, tem-se as seguintes opções:

2.1. Excluir o Modelo imediatamente (caso esteja em desuso); ou

2.2. Restaurar o Modelo em outra mesa, o que requer:

2.2.1. Clicar em Alterar Modelo, guardar o nome do Grupo do Modelo, bem como o número do documento SEI de referência para o Modelo e a descrição do Modelo;

2.2.2. Em outra mesa, recriar o Grupo do Modelo (se necessário) e o Modelo Favorito – vide p. 91 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba);

3. Na tela “Modelos Favoritos”, excluir os grupos de Modelo Favorito:

3.1. Clicar no botão “Grupos”;

3.2. Na tela “Grupo de Modelos”, selecionar todos os grupos e clicar no botão “Excluir”.

Blocos de Assinatura

(voltar para o sumário)

No SEI, os Blocos de Assinatura são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos de Assinatura.

Procedimentos

1. Na tela “Blocos de Assinatura”, visualizar os Blocos existentes na mesa;

2. Para cada Bloco de Assinatura gerado na mesa, tem-se as seguintes opções:

2.1. Excluir o Bloco imediatamente, cancelando a disponibilização do bloco, depois excluindo o Bloco; ou

2.2. Verificar se os usuários das outras Mesas já assinaram os documentos e concluir o Bloco;

3. Para cada Bloco de Assinatura gerado em outra Mesa:

3.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, anotar os números dos processos/documentos envolvidos no Bloco e a nome da Mesa geradora do Bloco;

3.2. Retornar o Bloco;

3.3. Comunicar o responsável pela Mesa geradora e solicitar-lhe que o Bloco seja disponibilizado novamente para uma Mesa alternativa (a ser indicada) envolvendo os processos/documentos anotados no Passo 3.1.

Blocos de Reunião

(voltar para o sumário)

No SEI, os Blocos de Reunião são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos de Reunião.

Procedimentos

1. Na tela “Blocos de Reunião”, visualizar os Blocos existentes na Mesa;

2. Para cada Bloco de Reunião gerado na Mesa, tem-se as seguintes opções:

2.1. Excluir o Bloco imediatamente, cancelando a disponibilização do bloco, depois excluindo o Bloco; ou

2.2. Restaurar o Bloco em outra Mesa, o que requer:

2.2.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, anotar os números dos processos envolvidos no Bloco e as Mesas para as quais o Bloco esteve disponibilizado;

2.2.2. Cancelar a disponibilização do Bloco, depois excluir o Bloco;

2.2.3. Em outra mesa, criar um Bloco de Reunião com as informações anotadas no Passo 2.2.1.

Blocos Internos

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No SEI, os Blocos Internos são acessados pelo caminho Menu SEI > Blocos Internos.

Procedimentos

1. Na tela “Blocos Internos”, visualizar os Blocos existentes na Mesa;

2. Para cada Bloco Interno:

2.1. Clicar em Processos/Documentos do Bloco, guardar os números dos processos envolvidos no Bloco e as informações de anotação;

2.2. Excluir o Bloco.

2.3. Em outra Mesa, com as informações anotadas no Passo 2.1, recriar o Bloco – vide p. 56 do Manual SEI/UFJF (abre em nova aba).

Processos Sobrestados

(voltar para o sumário)

No SEI, os Processos Sobrestados são acessados pelo caminho Menu SEI > Processos Sobrestados.

Procedimentos

1. Na tela “Processos Sobrestados”, visualizar os Processos sobrestados na Mesa;

2. Para cada Processo:

2.1. Clicar em Remover Sobrestamento; como resultado, o processo retornará à tela principal com os processos abertos na Mesa;

2.2. Conforme o caso, finalizar o processo na Mesa ou tramitar o processo para outra Mesa.

Acompanhamento Especial

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No SEI, os Acompanhamentos Especiais são acessados pelo caminho Menu SEI > Acompanhamento Especial.

Procedimentos

1. Na tela “Acompanhamento Especial”, visualizar os Acompanhamentos existentes na Mesa;

2. Para cada Acompanhamento Especial:

2.1. Guardar o número do processo, o grupo e as informações de observação;

Procedimentos

1. Na tela principal da Mesa, acessar um processo aberto existente:

1.1. Se for um processo de acesso público ou restrito, conforme o caso, finalizar ou tramitar o processo para uma outra Mesa;

1.2. Se for um processo sigiloso (identificado com uma cor de fundo):

1.2.1. Informar a senha de acesso ao SEI para visualizar o processo em inteiro teor;

1.2.2. Clicar na opção “Gerenciar Credenciais de Acesso”, informar o Usuário SEI para quem o acesso será concedido, bem como sua respectiva Mesa (uma outra Mesa ativa).