Nível de acesso dos processos e documentos no SEI

Ao abrir um processo ou criar um documento no SEI, deverá ser indicado o nível de acesso deste, que poderá ser: público, restrito ou sigiloso. Os níveis de acesso consideram quem pode visualizar o processo e os documentos nele contidos. Logo, o erro na sua definição pode comprometer o sigilo da informação, colocando em risco a segurança dos projetos em andamento e até mesmo das pessoas citadas.

– PÚBLICO: permite que o processo e seus documentos assinados sejam visíveis aos usuários internos do Sistema e até mesmo aos cidadãos, pelo Módulo de Consulta Pública.

– RESTRITO: permite a visualização por todos os usuários das unidades pelas quais o processo tramitar. São identificados por uma chave amarela ao lado dos respectivos números.

– SIGILOSO: os processos e seus documentos ficarão disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados. São identificados no sistema por uma chave vermelha.

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, é orientado que, em regra, o nível de acesso seja sempre público. A restrição ou o sigilo, só deverão ser utilizados nos casos em que exista alguma fundamentação legal para tal.

Para se criar um processo ou documento restrito ou sigiloso no SEI é obrigatório definir qual o seu embasamento legal por meio do campo “Hipótese Legal”, que já lista os possíveis critérios contidos na LAI 12.527 e em outras leis. Por esse motivo, um usuário do sistema não poderá escolher os níveis restrito ou sigiloso apenas a seu próprio critério, podendo nesse caso até incorrer em descumprimento das leis.

Ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso. Mesmo assim, é importante que o usuário sempre indique o nível de acesso de todos os documentos, dependendo da informação neles contida, evitando restringir o acesso do processo como um todo.

Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operação.

ACESSO RESTRITO

São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações com o intuito de proteção do interesse da UFJF ou proteção institucional, seja orçamentária e financeira. Os critérios legais que devem ser levados em conta na hora da sua definição, e que já estão disponíveis no SEI, são:

Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os conteúdos de todos os documentos (mesmo assinados) são inacessíveis para usuários das unidades em que o processo não tenha tramitado

ACESSO SIGILOSO

Devem ser considerados sigilosos os documentos que contenham informações pessoais e funcionais com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor). Os critérios legais que podem embasar o sigilo da informação são:

Ao criar um processo sigiloso no SEI, o usuário deverá indicar o SIAPE de todas os servidores que poderão acessá-lo. Para isso, basta clicar no ícone “Gerenciar Credenciais de Acesso”, localizado no menu de ferramentas, e inserir o SIAPE dos servidores que serão autorizados.  Os usuários credenciados acessarão o processo apenas inserindo a sua senha do SEI na janela que abrirá automaticamente.

Por fim, processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa. Também não são registrados nas estatísticas do sistema.

Referências:

Segurança da informação no processo eletrônico. Disponível em <www.gov.br>. Acesso em 10 de agosto de 2020.

Restrição de acesso. Disponível em <www.stm.jus.br>. Acesso em 10 de agosto de 2020.

Acesso publico como regra restrito e o sigiloso como exceção. Disponível em <www.portalsei.uffs.edu.br>. Acesso em 10 de agosto de 2020.