A conversão dos processos organizacionais do meio físico para o meio eletrônico está ocorrendo
de maneira gradual na UFJF. A fim de apoiar essa transição, desenvolvemos um método de
trabalho para a criação dos processos no SEI.
O primeiro passo é a solicitação da criação do processo via SEI, por meio do processo “GESTÃO:Proc Eletrônico 002.01 – Cad. Processo SEI” (antigo “SEI 02: Cadastro de Processo no SEI”). Para isso, basta seguir o “POP GST – 05 – Cadastro de Processo no SEI”, que especifica todas as etapas para concluir a solicitação. Após o envio do processo ao Arquivo Central, ele será encaminhado para o Escritório de Processos que dará prosseguimento ao mapeamento.
A equipe do Escritório de Processos entrará em contato com o setor solicitante e, em conjunto
com este, criará o fluxo do processo organizacional no SEI. Após a finalização dessa etapa, o
Escritório enviará para a Equipe SEI/UFJF o mapa criado e o contato do responsável do setor
solicitante.
A Equipe SEI/UFJF entrará em contato com o responsável para requerer (i) os modelos dos
documentos previstos no processo organizacional correspondente, a serem criados no SEI; (ii)
as informações necessárias à confecção do POP. Finalizada a validação dos documentos e do
POP pelo setor solicitante, o processo estará liberado no SEI, pronto para utilização.
O infográfico abaixo mostra de maneira resumida todas as etapas explicadas acima. Para mais
informações, entre em contato pelo e-mail sei@ufjf.br. Lembrando que só serão liberados
no sistema os processos devidamente mapeados e com os POPs finalizados.
Juiz de Fora, 09/11/2020 (alterado em 08/11/2024)