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Estágio NÃO Obrigatório – Tramitação de Documentos

Homologação de documentos de estágio obrigatório no SIGA com assinaturas no SEI

Considerando o contexto da pandemia e os riscos de contágio, que indicam para a não recomendação ou estímulo à manipulação de documentos físicos; a necessidade de manutenção da cuidadosa conferência dos documentos de estágio e assinaturas corretamente autenticadas; a observação das exigências legais para a homologação dos documentos e validação das atividades sem questionamentos futuros quanto aos nossos procedimentos e qualidade de nossas certificações;
foi necessário implantar e aprimorar o fluxo de documentos de estágio, de forma remota, que ao mesmo tempo garanta os procedimentos e valide as assinaturas de todas as partes.

Esse fluxo foi adotado no Campus Governador Valadares, inicialmente, para a apresentação dos documentos dos Estágios Obrigatórios (Semestre 1/2020). A partir do período 3/2020, essa tramitação foi utilizada também para os Estágios Não Obrigatórios do Campus.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e implementado em diversos órgãos da Administração Pública, é um sistema de gestão que permite a produção, edição e assinatura digital de documentos e otimiza o trâmite de processos no meio eletrônico, incentivando a redução do uso do papel. A implantação desse sistema na UFJF favorece a interação entre os diversos setores, além da transparência nas informações e o fluxo de dados em tempo real. Tudo isso para tornar as atividades mais ágeis e facilitar a tomada de decisão e o controle dos processos.

Todo registro de documentação de estágio deve ser feito pelo(a) estudante, no SIGA, em tempo hábil para análise do setor de estágios (o sistema aponta a data prevista para início do estágio no momento do registro), devidos deferimentos e assinaturas (do estudante, do supervisor, do orientador e de representante da Comissão Orientadora de Estágio do curso) no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFJF. Atualmente, o sistema acadêmico (SIGA) exige 15 dias úteis anteriores à previsão do início do estágio para os estudantes efetuarem o cadastro do estágio e enviar para análise. Esse prazo necessita ser observado também nos estágios via agência de integração ou concedentes com modelo próprio de termo. O setor de estágio não tem autorização para assinar documentos com data de início de estágio retroativa. Estudantes só podem iniciar atividade de estágio após ter toda documentação regularizada (Plano de Atividades e Termo de Compromisso de Estágio), prevista em Lei de Estágio, incluindo as assinaturas de todas as partes.

A apresentação de documentos de Estágio NÃO OBRIGATÓRIO tem, portanto, o fluxo orientado abaixo:

Passo 1:

O estudante faz cadastro do estágio no SIGA/Estágios. Passo a passo:

 

Atualmente, o SIGA exige 15 dias úteis à previsão do início do estágio no momento do registro pelo(a) estudante. Esse prazo é para que se dê tempo para a homologação da documentação de estágio antes do seu início: análises, tramitações, deferimentos e assinaturas eletrônicas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Se o estudante possuir Índice de Rendimento Acadêmico inferior a 60, faz-se necessário a apresentação da Declaração de Ciência do IRA (abre em nova guia) assinada pelo(a) professor(a) orientador(a) de estágio.

Submeter para análise e, se houver pendências, corrigir.

Passo 2:
Após análise do setor de estágios, se não forem apontadas pendências, e após a liberação para impressão dos formulários, o(a) estudante deverá baixar o Termo de Compromisso do Estágio (TCE) e o Plano de Atividades do Estágio (PAE), em formato de imagem, conforme instruções do SIGA, e enviar sem assinaturas para
o e-mail da secretaria de seu curso.

Enviar também as declarações/documentos que tenham sido anexados ao SIGA.

Se o estágio for via agência de integração (exemplos: AGIEL, CIEE, ACE-GV, Super Estágios…), o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) será emitido pela agência; então apenas o Plano de Atividades de Estágios (PAE) será gerado pelo(a) estudante no SIGA.

Nos casos de concedentes com modelo próprio de TCE e que possuem SEI do órgão (como o TJMG, o MPMG e o TRE-MG), o(a) estudante gerará apenas o Plano de Atividades no SIGA para a tramitação no SEI-UFJF. E, posteriormente, o Setor de Estágios assinará o termo de compromisso no SEI do órgão, se o Plano de Atividades (modelo da UFJF) já estiver assinado pelas partes no SEI-UFJF.

Passo 3:
A Secretaria de Curso receberá o e-mail do(a) estudante com o TCE, o PAE e as declarações/documentos (se for o caso), sem assinaturas, e abrirá um processo no SEI-UFJF para incluir essas documentações e disponibilizá-las para as devidas assinaturas eletrônicas nesse sistema.

Passo 4:
A Secretaria de Curso enviará um e-mail para o(a) estudante informando que o processo foi aberto no SEI-UFJF e que será necessário que ele(a) faça um cadastro como usuário externo, caso ele/ela ainda não seja cadastrado.

Passo 5:
O(A) estudante fará cadastro no SEI-UFJF como usuário externo, caso ainda não seja cadastrado.
Obs.: Esse cadastro pode ser feito anteriormente para agilizar ainda mais o processo (Ideal que se faça no mesmo dia em que fizer o registro do estágio no SIGA).

Orientações para o cadastro em: Usuário externo – Sistema Eletrônico de Informações – SEI (abre em nova guia) Após realizar o cadastro no SEI, para a liberação no sistema, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Liberação de Usuário Externo. Disponível em: Formulário de solicitação de liberação de usuário externo (formato .pdf, tamanho 86 KB). Em caso de dificuldade, realizar o contato com a Central de Atendimento através do email usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br e usuarioexterno.cat@ufjf.br ou pelo WhatsApp (32) 2102-3911.

Passo 6:
O(A) estudante deverá informar ao(à) representante da concedente (e agente de integração se houver) e ao(à) supervisor(a) da concedente para fazerem o cadastro no SEI como usuário externo.

Orientações para o cadastro em: Usuário externo – Sistema Eletrônico de Informações – SEI (abre em nova guia) Após realizar o cadastro no SEI, para a liberação no sistema, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Liberação de Usuário Externo. Disponível em: Formulário de solicitação de liberação de usuário externo (formato .pdf, tamanho 86 KB). Em caso de dificuldade, realizar o contato com a Central de Atendimento através do e-mail usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br e usuarioexterno.cat@ufjf.br, além do WhatsApp (32) 2102-3911.
Atenção: o cadastro como usuário externo é feito somente uma vez, ou seja, na primeira vez que o usuário precisar acessar o SEI.

Passo 7:
Assim que todas as partes estiverem cadastradas no SEI, o (a) estudante, o (a) representante da concedente, o (a) supervisor(a) da concedente e o(a) presidente da COE receberão um e-mail automático do SEI para que possam efetuar as assinaturas eletrônicas/online.

Passo 8:
Para assinatura online de usuário externo: Acessar o SEI no link: Usuário externo – Sistema Eletrônico de Informações – SEI (abre em nova guia) ; Acessar o processo; Entrar no documento; clicar no ícone da caneta.

Para assinar basta digitar a senha do SEI. Para assinatura online de servidores da UFJF (Presidente da COE): Acessar o SEI no link: Usuário externo – Sistema Eletrônico de Informações – SEI (abre em nova guia); acessar Bloco de assinatura; Entrar no documento com o nome do estudante; clicar no ícone da caneta. Para assinar, basta digitar a senha do SEI.

Passo 9:
Após as demais partes assinarem os documentos (antes da data prevista para o ínicio do estágio), um representante do Setor de Estágios UFJF-GV assinará o Termo de Compromisso de Estágio – TCE (ou Aditivos).

Passo 10:
O Setor de Estágios UFJF-GV enviará um e-mail ao(à) estudante avisando que o processo foi homologado no SEI e que o registro foi validado no SIGA.

Passo 11:
O(A) estudante deverá acessar o SEI: clicar sobre o número do processo; selecionar os documentos “PROGRAD ESTÁGIO 01.1: TERMO DE COMPROMISSO” e “PROGRAD ESTÁGIO 01.2: PLANO DE ATIVIDADES”; clicar no botão gerar PDF (localizado na lateral direita superior da tela).

Passo 12:
O(A) estudante encaminhará por e-mail o TCE e PAE homologados para a concedente.

Passo 13:
O(A) estudante iniciará o estágio na data prevista no TCE.

Clique aqui para acesso ao documento com o Procedimento Operacional Padrão (POP) de homologação de estágio individual.