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Estágio Obrigatório: Tramitação de Documentos

Homologação de documentos de estágio obrigatório no SIGA com assinaturas no SEI

Considerando o contexto da pandemia e os riscos de contágio, que indicam para a não recomendação ou estímulo à manipulação de documentos físicos; a necessidade de manutenção da cuidadosa conferência dos documentos de estágio e assinaturas corretamente autenticadas, que resultam os registros das certificações institucionais dos componentes formativos e neste caso, do cumprimento das disciplinas de estágio; a observação das exigências legais para a homologação dos documentos e validação das atividades sem questionamentos futuros quanto aos nossos procedimentos e qualidade de nossas certificações.

Foi necessário implantar e aprimorar o fluxo de documentos de estágio, de forma remota, que ao mesmo tempo garanta os procedimentos e valide as assinaturas de todas as partes.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e implementado em diversos órgãos da Administração Pública, é um sistema de gestão que permite a produção, edição e assinatura digital de documentos e otimiza o trâmite de processos no meio eletrônico, incentivando a redução do uso do papel. A implantação desse sistema na UFJF favorece a interação entre os diversos setores, além da transparência nas informações e o fluxo de dados em tempo real. Tudo isso para tornar as atividades mais ágeis e facilitar a tomada de decisão e o controle dos processos.

Assim, a apresentação de documentos de Estágio Obrigatório tem o fluxo orientado abaixo:

 

Passo 1: 

O(A) estudante faz o cadastro do estágio, no SIGA/Estágios, e envia para análise do setor via SIGA. Se houver pendências, deve corrigir e enviar novamente para análise do setor. Atualmente, o SIGA exige 15 dias úteis à previsão do estágio para o registro. Esse prazo é para que se dê tempo para as devidas tramitações, deferimentos e assinaturas necessárias antes do início do estágio.

Observações: O(A) estudante precisa estar matriculado(a) em disciplina de estágio obrigatório para conseguir fazer o registro. O total da carga horária de estágio precisa ser o total exigido para cumprir a disciplina.

Passo a passo: Tutorial básico (abre em nova guia)

Passo 2: 

Após análise do setor de estágios, se não forem apontadas pendências, e após a liberação para gerar os documentos, no SIGA, o estudante deverá baixar o Termo de Compromisso do Estágio (TCE) e o Plano de Atividades do Estágio (PAE), em formato de imagem, conforme instruções do SIGA (abre em nova guia), e enviar sem assinaturas para o e-mail da secretaria de curso, juntamente dos documentos que tenha anexado ao SIGA (declarações, modelos de documentação emitida pela concedente, declaração de contagem de horas, etc).

Se o estágio for via agência de integração (exemplos: AGIEL, CIEE, ACE-GV, Super Estágios…), o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) será emitido pela agência; então apenas o Plano de Atividades de Estágios (PAE) será gerado pelo(a) estudante no SIGA.

Nos casos de concedentes com modelo próprio de TCE e que possuem SEI do órgão (como o TJMG, o MPMG e o TRE-MG), o(a) estudante gerará apenas o Plano de Atividades no SIGA para a tramitação no SEI-UFJF. E, posteriormente, o Setor de Estágios assinará o termo de compromisso no SEI do órgão, se o Plano de Atividades (modelo da UFJF) já estiver assinado pelas partes no SEI-UFJF.

Passo 3: 

A secretaria de curso receberá o e-mail do(a) estudante com o TCE, PAE anexados (sem assinaturas) e outros documentos, se houver/couber, e abrirá um processo no SEI-UFJF, para a disponibilização às partes, de modo que possam assinar, eletronicamente nesse sistema, tanto esses documentos quanto às declarações, se necessárias.

Passo 4: 

A Secretaria de Curso enviará um e-mail para o(a) estudante informando que o processo foi aberto, no SEI-UFJF, e que será necessário que ele(a) faça um cadastro como usuário externo, caso ainda não seja cadastrado.

Passo 5: 

O(A) estudante fará cadastro, no SEI-UFJF, como usuário externo.

Orientações para o cadastro (abre em nova guia)

Após realizar o cadastro no SEI, para a liberação no sistema, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Liberação de Usuário Externo (formato .pdf, tamanho 86 KB ). Em caso de dificuldade, realizar o contato com a Central de Atendimento através do e-mail usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br e usuarioexterno.cat@ufjf.br, e, também pelo WhatsApp (32) 2102-3911.

Passo 6: 

O(A) estudante deverá informar ao(à) representante da concedente e ao(à) supervisor(a) da concedente para fazerem o cadastro no SEI como usuário externo.

Orientações para o cadastro (abre em nova guia)

Após realizar o cadastro no SEI, para a liberação no sistema, deverá preencher o Formulário de Solicitação de Liberação de Usuário Externo (formato .pdf, tamanho 86 KB ). Em caso de dificuldade, realizar o contato com a Central de Atendimento através do e-mail usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br e usuarioexterno.cat@ufjf.br, ou pelo WhatsApp (32) 2102-3911.

Atenção: o cadastro como usuário externo é feito somente uma vez, ou seja, na primeira vez que o usuário precisa acessar o SEI.

Passo 7: 

Assim que todas as partes estiverem cadastradas no SEI, o(a) estudante, o(a) representante da concedente, o(a) representante do agente de integração (se for o caso), o(a) supervisor(a) da concedente e o(a) presidente da COE receberão um e-mail automático do SEI para que possam efetuar as assinaturas online.

Passo 8: 

Para assinatura eletrônica de usuário externo:

Acesso SEI (abre uma nova guia) ; Acessar o processo; Entrar no documento; clicar no ícone da caneta. Para assinar basta digitar a senha do SEI.

Para assinatura eletrônica de servidores da UFJF (Docentes, Presidente da COE e servidores do Setor de Estágios):

Acesso SEI (abre uma nova guia); acessar o Bloco de assinatura (se for o caso) ou o processo aberto para a tramitação da documentação de estágio do(a) estudante; entrar no documento; clicar no ícone da caneta. Para assinar basta digitar a senha do SEI.

Passo 9: 

Após todos efetuarem a assinatura dos documentos, o Setor de Estágios UFJF-GV enviará um e-mail ao(à) estudante avisando que o processo foi homologado no SEI.

Passo 10:

O(A) estudante deverá acessar o SEI: clicar sobre o número do processo; selecionar os documentos “PROGRAD ESTÁGIO 01.1: TERMO DE COMPROMISSO” e “PROGRAD ESTÁGIO 01.2: PLANO DE ATIVIDADES”; clicar no botão gerar pdf (localizado na lateral direita superior da tela).

Passo 11:

O(A) estudante encaminhará por e-mail o TCE e PAE homologados para a concedente.

Passo 12:

O(A) estudante iniciará o estágio na data prevista no TCE.

Mais informações:

POP PGD – 01 – Clique aqui para acesso ao Procedimento Operacional Padrão (POP) de estágio individual