1) A quem compete a gestão dos contratos do campus gv?
R.: Obrigatoriamente todo contrato deve ter um gestor nomeado oficialmente pela autoridade competente. O gestor deve ser um servidor da UFJF em efetivo exercício. Qualquer servidor da UFJF-GV pode ser nomeado, independente de sua classe ou função, salvo os contratos de infraestrutura (como locação de imóveis) que, por força da Resolução 02/2017 do Conselho Gestor da UFJF-GV, os gestores devem estar lotados na Direção Geral. Além disso, o Art. 5º da Resolução 08/2016-CONSU determina que o gestor, quando possível, deve participar da confecção do termo de referência ou projeto básico. Sendo assim, é recomendável que o Gestor do contrato seja servidor que participou ativamente das etapas preliminares da contratação.
Recomenda-se ainda, a fim de se evitar qualquer ingerência nas atividades de fiscalização, que o gestor não deve ser superior hierárquico do fiscal do contrato.
2) A quem compete a fiscalização dos contratos do campus gv?
R.: Em regra, os fiscais devem ser servidores da UFJF e terem plenas condições técnicas de fiscalizar de forma presente o objeto do contrato. Adicionalmente, o inciso VI do art. 4 da Resolução 08/2016 do CONSU permite que, em caráter excepcional e desde que devidamente justificada, se faça a contratação de terceiros para assistir ao(s) Fiscal(ais) no que se referir a assuntos de natureza técnica.
Cabe salientar que o número de fiscais no contrato dependerá de sua complexidade, sendo permitido, ainda (porém não recomendável), que não haja fiscal nos contratos em que o gestor consiga realizar a função de fiscalização.
3) Quem deve nomear o gestor e o(s) fiscal (ais) do contrato?
R.: A UFJF fixou em normativo próprio (art. 4º da Resolução 08/2016 do CONSU) que a nomeação do gestor deve ser feita pelo Reitor da UFJF através de portaria própria e divulgada no site da universidade. Já os fiscais devem ser nomeados pelos próprios gestores, também através de portaria própria, a ser publicada no site da UFJF, utilizando modelo constante na referida Resolução.
De acordo com o art. 41 da IN 05/2017, a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos devem ser feitas pelo setor requisitante da contratação.
4) Quais normativas regem o tema contratos administrativos?
A legislação aplicável ao objeto contratado estará anotada no instrumento contratual e/ou no ato licitatório.
De acordo com art.22, XXVII da CF/88 a competência para legislar sobre contratos, em qualquer modalidade, é privativa da União. A lei específica que se trata o art. 37 inciso XXI da lei maior é a Lei 8666/93 que, dentre outras providências, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública.
Existem ainda decretos, instruções normativas e resoluções que visam regulamentar ou implementar o que está previsto nas leis.
Para contratos de serviços a Instrução Normativa nº 5 de 2017 do Ministério de Planejamento e Gestão é a norma a ser seguida juntamente com o Decreto No 2.271, de 1997.
No caso da UFJF GV, há ainda duas Resoluções que devem ser observadas: São elas a Resolução 08/2016 do Conselho Superior da UFJF e a Resolução 02/2017 do Conselho Gestor da UFJF-GV.
5) Em que casos um servidor pode recusar ou ficar impedido de desempenhar a função de gestor e fiscal?
R.: Em três situações: 1) quando o servidor não possuir capacidade técnica para desempenhar a função e a Universidade não puder treiná-lo para tal; 2) quando o servidor tiver algum grau de parentesco com o contratado; 3) quando o servidor for amigo íntimo, inimigo ou tiver algum tipo de interesse, direto ou indireto, junto ao contratado. Além disso, para o fiscal, não é recomendável que sua lotação seja em local distinto de onde se der a execução do contrato, sendo portanto argumento para recusa à designação. Tem-se como boa prática na administração pública a recomendação de que o gestor e o fiscal não possuam relações hierárquicas a fim de se evitar ingerências.
6) Quais são as atribuições do gestor e do fiscal do contrato?
R.: As atribuições dos fiscais e do gestor estão discriminadas na Seção I da IN 05/2017 e nos artigos 5º a 8º da Resolução nº 08/2016, do Conselho Superior da UFJF. No caso de contratos de serviços terceirizados, o Manual da ENAP 2018 traz, nos capítulos 3 a 5, de forma bem detalhada, os procedimentos em cada etapa da execução do contrato. Cabe salientar que a IN 05/2017 em seu artigo 40, especializou as funções de gestão e fiscalização dividindo-as em:
- Gestor do contrato
- Fiscal técnico
- Fiscal Administrativo
- Fiscal Setorial
- Fiscalização pelo Público Usuário
7) Presenciei um problema ou irregularidade na execução do contrato, a quem devo me reportar?
R.: É dever de todo servidor público reportar imediatamente qualquer irregularidade constatada no âmbito da administração pública à autoridade competente, sendo que a não reportação pode gerar punições para aquele que se omite ou acoberta uma irregularidade. No caso de algum problema que envolva a contratada ou caso ela descumpra alguma cláusula, o servidor ou usuário deve procurar exclusivamente o fiscal do contrato e, na falta deste, o gestor. (ref.: Item 2 do ANEXO VIII-A da IN 5 2017)
O usuário ou servidor poderá oficializar a denúncia enviando um e-mail ao fiscal. Em nosso site, clicando aqui é possível obter o nome e e-mails de todos os fiscais e gestores do campus GV.
No caso de não ser possível a resolução imediata do problema sem prejuízos para administração, o fiscal deve indicar aplicação de sanção à contratada, podendo até mesmo recomendar a rescisão contratual.
8) Como é feita a aplicação de sanção à contratada?
R.: A aplicação de sanção está descrita no fluxograma Aplicação de Sanções. Constatada a irregularidade, o fiscal indica ao gestor a aplicação da sanção. Este, por sua vez, executa os trâmites legais para que a autoridade máxima da UFJF, no caso o Reitor, aplique de fato a sanção.
9) Quais documentos são necessários para gestão contratual?
R.: O gestor deve dispor de cópia do contrato em sua íntegra e os aditivos (caso houver), o termo de referência (que possui informações não constantes no contrato e que por sua vez detém valor jurídico), o Instrumento de Medição de Resultados (IMR), Estudos preliminares, e o Gerenciamento de Riscos no caso de contratos de serviços; e a ata de todas as reuniões que por ventura ocorrerem.
Para contratos de obras o gestor deve dispor, além dos documentos citados, do projeto básico e executivo, os documentos referentes à garantia contratual, o cronograma Físico-Financeiro, planilha de Custos e Formação de Preço, quando houver dedicação exclusiva de mão de obra.
No caso de contratos de terceirizados o gestor deve dispor da relação dos empregados terceirizados de todo contrato administrativo, com nome completo, número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos (quantidade e valor: vale-transporte, auxílio-alimentação, dentre outros) e horário do posto de trabalho, No início da vigência do contrato o gestor deve dispor, para conferência, das Carteiras de Trabalho e Previdência Social – CTPS dos terceirizados, assim como seus exames médicos admissionais.
10) No caso de contratos de serviços continuados, qual o prazo para iniciar o processo de renovação contratual ou nova licitação?
R.: Para renovação contratual, recomendamos que o gestor, com suporte dos fiscais, inicie os trâmites de renovação 4 meses antes da data de término do contrato. Para o caso de ser necessário uma nova licitação, recomendamos o prazo de 6 meses antes da data de término do contrato.
IMPORTANTE: No caso de final de exercício financeiro (final de ano) o prazo para renovação poderá ficar mais curto devido ao cronograma para empenho estipulado pelo Ministério do Planejamento. Portanto recomenda-se que, para contratos que vençam entre os meses de setembro a dezembro que a renovação inicie no mês de maio e para novas licitações, que o processo se inicie no mês de abril.
11) Quais documentos devem ser encaminhados para pagamento à contratada?
R.: A nota fiscal ou fatura atestada pelo fiscal e gestor, assim como outros demonstrativos que se fizerem necessários a fim de comprovação do serviço prestado. O gestor deve observar a cláusula no contrato que fala sobre Pagamento.
12) Onde acho os contratos vigentes da UFJF-GV?
R.: PAra acessar os contratos na íntegra, basta acessar o site do setor de contratos e acessar o MENU > Gestão e Fiscalização > Contratos Vigentes.
Para acessar ao quadro resumo que é exigido pelo Art . 7º do Decreto 2.271, de 1997, clique aqui.
13) Fui indicado a ser gestor ou fiscal, o que eu faço?
R.: O primeiro passo é ir pessoalmente ao setor de contratos do campus GV (localizado na Rua São Paulo 745 – Centro) ou solicitar a presença de um servidor do contratos no seu setor e pegar o seu “kit gestão e fiscalização”. Qualquer dúvida poderá também ser tirada com os servidores do setor de contratos.
14) O que é vedado ao gestor do contrato?
R.: É vedado ao gestor: a) exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados; b) promover acertos verbais com o contratado. (fonte: TCU).
Ressalta-se que é vedado a qualquer servidor ou dirigente: a) exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente ao gestor do contrato; b) interferir nos trabalhos do gestor do contrato, influenciá-lo direta ou indiretamente para que pratique ato contra expressa disposição de Lei ou preceito ético, ou seja, omisso em relação a dever funcional; c) manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem, direto ou indireto, inclusive para terceiro; d) indicar pessoal para ser admitido pela contratada, ainda que seja para prestar serviço em outro contrato ou outra empresa do mesmo grupo.
15) O que são cláusulas exorbitantes e quais são elas?
R.: No contrato administrativo, diferentemente do contrato civil, estão presentes as chamadas cláusulas exorbitantes, que são prerrogativas da Administração Pública. As cláusulas não são admissíveis no direito privado, pois colocam uma das partes em posição privilegiada. Mas nos contratos administrativos, nos quais sobressai a supremacia estatal, estas prerrogativas são necessárias (ANDRADE, 2010).
A lei 8666/93 em seu art. 58 estabelece essas prerrogativas. De forma resumida podemos citar algumas: Modificação ou rescisão dos contratos unilateralmente; fiscalização da execução; aplicação de sanções; no caso de serviços essenciais, ocupação provisória dos bens móveis, imóveis, pessoal e serviços vinculados ao objeto do contrato; exigência de garantia; restrições ao uso da exceptio non adimpleti contractus, retomada do objeto e etc.
16) Em que limite é possível acrescer ou reduzir o valor do contrato?
R.: No caso de alteração unilateral, o § 1º do art. 65 da lei 8666/93 estipula limites para alteração quantitativa em contratos de obras, compras e serviços da seguinte forma:
- 25% de acréscimo ou de redução do valor inicial atualizado do contrato;
- 50% de acréscimo no caso de reforma de edifício ou de equipamento (as reduções permanecem 25%);
No caso de alteração bilateral (acordo entre as partes) o § 2º do mesmo artigo, por sua vez, permite que o objeto do contrato seja reduzido em qualquer percentual.
17) É permitida subcontratação? Em qual limite?
R.: Em regra a subcontratação é proibida. No entanto, o contratado, na execução do contrato, sem prejuízo das responsabilidades contratuais e legais, poderá subcontratar partes da obra, serviço ou fornecimento, até o limite admitido, em cada caso, pela Administração. (art 72. lei 8666/93).
Dessa forma não há limite estabelecido em lei. O limite aceito para a subcontratação é a administração quem vai decidir dentro da sua discricionariedade, pautado sempre pelos princípios que regem a administração pública, principalmente os da moralidade e razoabilidade. Entretanto para a subcontratação valer, deve ser prevista no edital ou no contrato, sob pena de rescisão contratual (art. 78, VI, lei 8666/93).
18) Quais são as sanções possíveis de aplicar ao contratado que não cumprir o contrato?
O art. 87 da Lei 8666/93 elenca as sanções que a Administração poderá aplicar à contratada em decorrência inexecução total ou parcial do contrato, são elas: advertência, multa, suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos e declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública.
19) O que é contrato Built To Suit?
São contratos de locação de bens imóveis urbanos, em que o locador investe dinheiro no imóvel de propriedade do mesmo, nele edificando ou promovendo reformas substanciais, sempre com vistas a atender às necessidades previamente identificadas pelo locatário. Como vantagem para o investidor/locador tem-se a garantia do retorno do investimento além da remuneração pelo uso do imóvel.
No âmbito da administração pública o contrato Built To Suit (ou “sob medida”) foi regulamentado pela lei nº 12.744/12 que alterou a lei a Lei nº 8.245, de 1991 onde estabelece “livre condições de pactuação” entre as partes e ainda estabelece multa no caso de rescisão antecipada por parte da administração que não excederá, porém, a soma dos valores dos aluguéis a receber até o termo final da locação (Art. 54-A.).
20) Qual o prazo máximo de vigência que um contrato público pode ter ?
Todo contrato deve ter prazo determinado, o qual deve respeitar os créditos orçamentários, exceto quanto aos relativos:
- aos projetos cujos os produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no Plano Plurianual, os quais poderão ser prorrogados se houver interesse da administração e desde que previsto no ato convocatório;
- à prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos, com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a 60 meses (art. 57, II da Lei 8666/93). Este prazo poderá ser prorrogado em até 12 meses, em caráter excepcional, devidamente justificado e com autorização da autoridade superior.
- ao aluguel de equipamentos e à utilização de programas de informática, podendo a duração estender-se pelo prazo de até 48 meses após o início da vigência do contrato (art. 57, IV, Lei 8666/93).
- às hipóteses previstas nos incisos IX, XIX, XXVIII e XXXI do art. 24 da Lei 8666/93, cujos contratos poderão ter vigência por até 120 meses, caso haja interesse da administração. (ANDRADE 2006).
Para os contratos de locação, é entendimento do TCU e da AGU que “os prazos estabelecidos no art. 57 da Lei nº 8.666/93 não se aplicam aos contratos de locação”. Portanto contratos de locação podem ter mais de 5 anos ou 60 meses. Cabe salientar que não é permitido contratos com prazo de vigência indeterminado.
21) Como calculo o prazo de vigência ideal para os contratos de locação?
Este cálculo deve ser feito levando em consideração principalmente os princípios da economicidade, razoabilidade e eficiência. Deve-se considerar o cenário que o ente público está inserido juntamente com as perspectivas futuras, como por exemplo a conclusão da construção de uma obra que atenderia à finalidade da locação.
Caso não haja obras em andamento, sugere-se estabelecer o prazo inicial de vigência com base no período de tempo necessário para amortização dos custos de instalação, por exemplo, bem como prever, no contrato, a possibilidade de prorrogações futuras por um período máximo de tempo, de modo a evitar futuras mudanças de endereço que prejudiquem a manutenção da prestação dos serviços executados pela Administração.
22) A contratada pode suspender a prestação do serviço por falta de pagamento da administração pública?
Este tema deve ser tratado com cuidado pelo gestor e pela contratada, pois a inobservância das leis, entendimentos e principalmente o acordado no contrato, pode gerar conflito de demorada resolução para as partes. Na hipótese que a culpa pelo o não pagamento é exclusivamente da administração pública, o art. 78 da lei 8666/93 diz que :
“Art. 78. Constituem motivo para rescisão do contrato:
(…)
XV – o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administração decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas destes, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação;” (grifo nosso)
Nesse sentido, observando somente o referido dispositivo, entende-se que apenas no caso de atraso de pagamento superior a 90 dias a contratada poderá suspender os serviços. Entretanto é necessário observar o Princípio da Supremacia do Interesse Público que, em linhas gerais, desde que cumprido os requisitos legais, poderá assegurar a manutenção do serviço mesmo havendo atraso de pagamento superior ao estipulado.