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Atribuições do Setor

O setor de contratos do Campus GV possui como objetivos principais a confecção, o controle e a co-gestão dos contratos do Campus GV. Para isso, fornece um suporte pró-ativo aos gestores, fiscais e requisitantes de modo que a contratação ocorra da forma mais tranquila possível.

Todas as minutas contratuais, aditivos, termos de apostilamento são produzidos pelo setor que conta com o suporte e revisão da Coordenação de Contratos da UFJF situada no campus sede.

Também é objetivo do setor promover a transparência das informações relacionadas às contratações vigentes do Campus de GV e fornecer relatórios para direção e administração superior.

Para uma boa gestão e fiscalização dos contratos é preciso que os gestores e fiscais estejam bem treinados e atualizados. Para isso, o setor promove treinamentos individuais e personalizado à todos gestores e fiscais que assim solicitarem, além de deixarem-lhes sempre informados sobre eventuais mudanças na legislação.

A seguir são listados as atribuições oficiais do setor de acordo com o plano de atividades elaborado pela direção e coordenação administrativa de campus em 2019.

 

Atribuições do setor de acordo com o Plano de Atividades do Campus GV de 2019

 

Recebimento de correspondências externas e internas do Setor de Protocolo;

Elaboração e expedição de correspondências externas e internas ao setor de Protocolo;

Encaminhamento de correspondências diversas ao Setor de Protocolo;

Redação em situações específicas de minutas de Memorandos, Ofícios, Consultas, solicitados pela Direção e Coordenação Administrativa;

Formalização de pastas físicas de documentos relativos à fase interna até a formalização do contrato e seus posteriores aditivos;

Formalização de pastas físicas de documentos referentes à execução contratual (faturas, notas fiscais, ordens de pagamentos, etc.);

Criação de arquivos digitais (DRIVE) de todos os documentos relativos aos contratos, com atualização permanente de tais arquivos;

Recebimento de notas fiscais atestadas por gestores de contrato, para conferência;

Recebimento e análise de ofícios, memorandos e demais documentos externos e internos vinculados a contratos diversos;

Lançamento em planilhas das notas fiscais para controle de saldo contratual;

Publicação de contratos, aditivos e outros instrumentos, no site do Campus GV;

Publicação de Portarias de Nomeação de Gestores e fiscais, no site do Campus GV;

Publicação no site do Campus GV de links contendo normativos e legislação relativa a contratos;

Distribuição de vias de contratos, termos aditivos, apostilamentos, termos de reconhecimento de dívida e rescisão contratual, dentre outros, aos setores interessados e aos contratados quando necessário;

Cumprir orientações contidas em pareceres jurídicos emitidos pela Procuradoria Federal junto à UFJF, realizando diligências para regularização de pendências apontadas (quando for o caso);

Auxiliar o acompanhamento da execução dos contratos junto a Fiscais/Gestores e orientá-los no que for necessário, observando a legislação aplicável e normativos em vigor;

Receber solicitações formais dos gestores de contratos, conferindo e encaminhando à Coordenação de Contratos a documentação relativa a pedidos de aditamentos contratuais, prorrogações e afins;

Redigir minutas de contratos na fase interna da licitação, para que sejam anexadas aos respectivos editais;

Redigir minutas referentes a termos aditivos aos contratos;

Redigir minutas referentes a termos de apostilamento;

Redigir minutas relativas a reconhecimentos de dívidas e demais instrumentos que se façam necessários;

Prestar auxílio à Coordenação de Contratos, de forma complementar, no processamento de alterações contratuais (prorrogações, acréscimos, supressões, reajustamentos etc.) dos contratos referentes ao Campus GV;

Criar controles internos dos contratos;

Gerir a caixa de e-mail institucional;

Fornecer informações gerais dos contratos no formato de relatórios e planilhas, sempre que solicitado pela Direção/Coordenação e Campus sede;

Arquivar documentos no setor;

Elaborar correspondência oficial expedida pelo setor;

Atuar como requisitante nas aquisições de materiais e prestação de serviços para o setor;

Atendimento ao público (interno/externo), com informações referentes ao Setor;

Acompanhamento complementar do prazo de vigência e do saldo de contratos;

Encaminhar as ocorrências contratuais devidamente apuradas e formalizadas pelos fiscais e/ou Gestores de contratos à unidade competente da Administração, para as providências cabíveis;

Solicitar à autoridade competente da Administração a emissão de Portaria para nomeação dos fiscais/gestores indicados;

Capacitações inerentes às atividades realizadas relativas a contratações públicas e/ou outras necessárias aos desenvolvimentos das atividades do Setor;

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