A Secretaria atua como staff, fazendo o assessoramento do Pró-Reitor da PROINFRA, é também responsável por todo o serviço de protocolo e correios da Universidade; além de oferecer aos públicos interno e externo informações técnicas e administrativas quanto aos procedimentos afetos aos mais diversos setores da Pró-Reitoria (Vigilância; Manutenção Elétrica, Eletrônica e Equipamentos; Informática, Infocentros e Telefonia; Manutenção Civil e Reformas; Projetos e Obras e Transporte.)

As principais atribuições do setor são:

•  Monitoramento das mesas do SEI, verificando os processos, dando os devidos encaminhamentos.
• Monitoramento dos e-mails institucionais do setor (secretaria.proinfra@ufjf.edu.br e protocolo@ufjf.edu.br), verificando os contatos recebidos, dando os devidos encaminhamentos.
• Recebimento, controle, guarda e arquivamento de documentos diversos e correspondências administrativas.
• Atendimento ao público em geral (Interno e Externo).
• Recebimento, fornecimento e tratamento de informações.
• Preparação de relatórios e planilhas; execução de serviços de áreas de escritório.
• Realização de requisições diversas ligadas a Secretaria (veículo, serviços externos, internos, entre outros).
• Providências às demandas apresentadas relacionadas ao PDI -Plano de Desenvolvimento Institucional e Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP, todos referentes a esta Unidade Administrativa.
• Assessoramento às Coordenações, Gerências (Vigilância; Manutenção Elétrica, Eletrônica e Equipamentos; Informática, Infocentros e Telefonia; Manutenção Civil e Reformas; Projetos e Obras; Transporte; Protocolo e Almoxarifado) e demais servidores lotados na PROINFRA, relativos aos serviços afeitos à Secretaria.
• Planejamento, orientação e execução de atividades pertinentes à Secretaria, dando suporte nas áreas de recursos humanos, logística e outros.
• Atualização e Agendamentos na Agenda Pública do Pró-Reitor.
• Atualização permanente das listas de contatos de e-mail (no correio eletrônico institucional e no SEI).
• Monitoramento e providências pertinentes quanto aos prazos de respostas para demandas dos órgãos internos e externos.
• Controle de agendamento de uso da sala virtual de reuniões da PROINFRA.
• Suporte às equipes do Campus Avançado de Governador Valadares.
• Atuação na Fiscalização Setorial dos Contratos de Terceirização de Conservação/Limpeza e Administrativo.
• Utilização do sistema ECT (Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos) on-line para envio de TODAS as correspondências da UFJF.
• Envio e Recebimento das correspondências internas e externas nas mais diversas unidades acadêmicas e administrativas do Campus Sede.
• Controle e Organização dos Malotes Inter Campus (JF-GV / GV-JF).

 
SERVIDORES:

Chefe do Setor: Twygg Correa Barbosa Alves

Elizabete Aparecida Policarpo

Sebastião Marasco Neto

Formulários de requerimento diversos:

Formulário de requerimento de veículo

Formulário para requisição de taxa de inscrição em curso/evento