Esta página reúne informações sobre as atividades de gestão de documentos desenvolvidas pelo Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF).
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Normatização da transferência de documentos de unidades da UFJF para o Arquivo Central
As normas e padrões aprovadas pelo Arquivo Central visam orientar e unificar os procedimentos técnicos dos integrantes do Sistema de Arquivos da UFJF, buscando garantir a gestão dos documentos arquivísticos na UFJF, nos termos da Resolução n. 15, de 31 de maio de 2011, do Conselho Superior.
A Coordenação de Arquivos Intermediários tem realizado o trabalho de identificação de massa documental acumulada por vários anos pela UFJF e que se encontra em um galpão no campus. Atualmente, para haver a transferência de documentos é necessário que o setor produtor inicie o trabalho de gestão documental em seu arquivo corrente sob a orientação técnica dos arquivistas. Antes de serem transferidos à guarda da Coordenação de Arquivos Intermediários, os documentos devem ser classificados, identificados com folha de rosto tipológica, organizados fisicamente em caixas de arquivo e registrados no Sistema de Gestão de Informações Arquivísticas.
Ainda, nenhum documento pode ser transferido sem autorização da Direção do Arquivo Central, visto que há de se proceder a uma transferência organizada e de acordo com o espaço disponível.
Os documentos que já cumpriram o prazo para eliminação, são transferidos para um espaço reservado, onde aguardam a Publicação do Edital de Ciência de Eliminação e a confecção do Termo de Eliminação de Documentos.
A normatização dos procedimentos de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da UFJF, em complemento à legislação federal, é competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
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Sumário
Apresentação
De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/1991 (Lei de Arquivos), entende-se por gestão de documentos:
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
Nesse sentido, o Arquivo Central é responsável pela implementação da gestão unificada dos documentos produzidos e acumulados pelos órgãos e Unidades da UFJF no curso de suas atividades (finalísticas ou não). Para tanto, propõe e estabelece diferentes instrumentos, tais como diretrizes, normas e padrões, com vistas a garantir o acesso à informação nos termos da legislação vigente.
A equipe orienta os setores quanto a/ao:
padronização de tipologias documentais;
atribuição de códigos de classificação das tipologias documentais;
acondicionamento dos documentos arquivados;
padronização de etiquetas e espelhos identificadores dos documentos arquivados;
uso do sistema para armazenamento e recuperação das informações;
transferência de documento que já tenha cumprido os prazos de guarda em arquivo corrente.
Carta de Serviço
Público atendido:
- Setores e Unidades da UFJF
Serviços prestados
- Atendimento presencial (visitas);
- Orientação e capacitação;
- Divulgação de relatórios, normas e padrões.
Canais de atendimento
- Telefone: 32 2102 3984
- E-mail: gestao.documentos@ufjf.br
- SEI: Solicitação de Assessoria ao Arquivo Central (abre em nova aba)
Legislação
Página Atos Normativos / Gestão Documental (abre em nova aba).
Estatísticas de Gestão
Página Dados de Gestão de Documentos (abre em nova aba).
Artigos
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