O mês de Agosto contou com importantes avanços no que se refere às adaptações do Sistema Polare, a definição do fluxo e formulários a serem utilizados no processo de adesão das Unidades e ao planejamento do projeto piloto.
Após envio do documento de oficialização de demanda (DOD) ao Comitê de Governança Digital (CGD), por parte do CTPGD, para reforço da equipe técnica do CGCO direcionada à implementação do PGD na UFJF, a solicitação foi atendida e agora o PGD passa a ser uma prioridade institucional.
Além disso, uma importante demanda relacionada a um dos módulos do sistema, cujo chamado foi aberto pela UFJF em Maio, foi atendida pela UFRN e atualmente contamos com o módulo de Homologação no sistema funcionando (pendente apenas de alguns pequenos ajustes)
Testes internos no sistema seguiram sendo realizados pela equipe do Comitê, com o registro de possíveis adaptações que poderiam ser realizadas para melhor operacionalização do programa na UFJF.
Também foi elaborada e divulgada, no site da UFJF, uma matéria que detalha alguns dos principais desafios enfrentados pela implementação do programa, além dos objetivos já alcançados. Essa matéria pode ser lida no link para a matéria: Comitê da UFJF avança na implementação do PGD. Também foi realizado o primeiro encontro com gestores das Unidades que participarão do Projeto Piloto. Neste encontro, foi utilizado um dos materiais já produzidos pelo Comitê e que comporá o material de capacitação que vem sendo elaborado.
Por fim, após reunião de alguns membros do Comitê com a equipe do Escritório de Processos, foram discutidos alguns ajustes na dinâmica de adesão, por parte das Unidades, ao PGD. Assim, alguns ajustes finais estão sendo feitos no fluxograma e formulários a fim de trazer maior otimização ao processo.
Próximas pautas/ações:
- Continuidade na adequação do sistema Polare à Resolução da UFJF;
- Ajustes finais no conteúdo do fluxograma e formulários de adesão ao PGD, à partir de sugestões do Escritório de Processos e Arquivo Central;
- Continuidade na elaboração dos materiais informativos e de capacitação a respeito do PGD;
- Planejamento e elaboração dos conteúdos a serem disponibilizados na página eletrônica do PGD da UFJF;
- Definição de cronograma para início do Projeto Piloto.
Juiz de Fora, 03/09/2024