Defesa
ORIENTAÇÕES PARA AS BANCAS DE DEFESA DO PPGE
A Portaria nº 53/2024-PROPP estabelece procedimentos para a realização de bancas de defesa de dissertação e de tese na pós-graduação stricto sensu da Universidade Federal de Juiz de Fora, de forma presencial, virtual ou híbrida.
1 Para agendamento da defesa, as seguintes condições são obrigatórias:
1.1 Utilização de e-mail institucional (com terminações: @estudante.ufjf.br, @ufjf.br ou @visitante.ufjf.br) para preenchimento e envio do requerimento de agendamento de banca de defesa.
Para saber qual é o seu e-mail institucional, alterá-lo e/ou cadastrar/alterar a senha, é preciso acessar o Siga 3 > e-mail institucional > Google > alterar/cadastrar senha do e-mail pessoal > alterar endereço do e-mail pessoal (facultativo, pois o endereço inicial geralmente é o n° do CPF/matrícula) > alterar endereço de recuperação (facultativo).
1.2 O(a) orientador(a) e o(a) orientando(a) devem estar de acordo com o requerimento de agendamento da banca de defesa e, aquele(a) que preencher e encaminhar o documento, fazer a confirmação da veracidade das informações registradas.
1.3 O(a) discente deve possuir cadastro de usuário externo do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFJF para assinatura nos documentos da defesa (declaração de cumprimento de requisitos e ata de defesa). Caso já possua, não há necessidade de fazê-lo novamente.
Sendo o(a) discente servidor(a) da UFJF, a assinatura dos documentos será por meio do acesso ao bloco de assinatura SEI, disponibilizado pela secretaria do PPGE ao respectivo setor de lotação.
1.4 Dissertação/Tese pré-defesa, em um único arquivo PDF, tamanho máximo de 20Mb, deve ser encaminhada por meio do formulário Google de requerimento de agendamento da banca de defesa (item 1.5).
Quanto à normalização do texto da dissertação/tese, temos:
– Mestrado: Template de dissertação do PPGE
– Doutorado: Template de tese do PPGE
Orientações sobre normalização podem ser obtidas na Biblioteca da Faculdade de Educação.
No site do Centro de Difusão do Conhecimento (CDC) / Biblioteca é possível encontrar os seguintes recursos de estruturação/normalização de trabalhos acadêmicos:
– Manual de normalização UFJF (2023);
– Template de trabalhos acadêmicos da UFJF (2023);
– Geradores de referências ABNT, APA e Vancouver;
– Identificadores digitais DOI e ORCID;
– Gerador de ficha catalográfica para trabalhos acadêmicos.
1.5 Formulário Google de requerimento de agendamento de banca de defesa.
As informações da banca de defesa, inclusive o link da sala do Google Meet, gerado por meio da conta institucional do(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca, ou da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa – RNP (para bancas virtuais e híbridas, conforme item 5), o CPF dos membros (para aqueles que não constam nas opções no formulário) e o e-mail dos membros devem ser encaminhados por meio dos seguintes formulários Google:
– Mestrado: Requerimento de agendamento de banca de defesa de dissertação
– Doutorado: Requerimento de agendamento de banca de defesa de tese
– Mestrado: para a composição da banca de defesa de dissertação, exige-se, além do(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca, no mínimo, dois(duas) doutores(as) para membros titulares, sendo pelo menos um(a) deles(as) externo(a) à UFJF. A indicação de membros suplentes é opcional.
– Doutorado: para a composição da banca de defesa de tese, exige-se, além do(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca, no mínimo, quatro doutores(as) para membros titulares, sendo pelo menos dois(duas) deles(as) externos(as) à UFJF. A indicação de membros suplentes é opcional.
– Estando o(a) orientador(a) impedido(a) de compor a banca por conta de afastamento (estágio pós-doutoral, férias, licença saúde etc.), deve-se sugerir o Presidente da Banca, que dependerá da aprovação do colegiado do PPGE.
Conforme Instrução Normativa PROPP/UFJF nº 3/2026, que estabelece orientações para a composição de bancas examinadoras na pós-graduação:
– São considerados membros externos à UFJF, as pessoas que se doutoraram e que possuem vínculo formal, por contrato ou estatuto, a outra instituição ou que não possuem vínculo profissional institucional formal.
– São considerados membros internos da UFJF, as pessoas que se doutoraram e que possuem vínculo empregatício com a UFJF: servidores ativos da instituição, profissionais vinculados ao HU-UFJF, professores convidados ou visitantes no âmbito da UFJF no momento de realização da banca e professores aposentados da UFJF mesmo com novos vínculos profissionais estabelecidos.
– No caso das pessoas egressas do doutorado do PPGE e da UFJF em geral, os critérios seguem os de vínculo empregatício acima informados.
– Configura impedimento para atuar como membro da banca as seguintes relações dos membros entre si e com o discente ou com o respectivo cônjuge ou companheiro: ser cônjuge ou companheiro, parente e afins até o terceiro grau; estar litigando judicial ou administrativamente; ter relações societárias e/ou comerciais; ter interesse direto ou indireto na aprovação ou na reprovação do discente; ou incorrer em qualquer outra potencial situação de conflito de interesses.
A forma de realização da banca pode ser:
– Presencial: todos(as) presencialmente na UFJF e reserva de sala física;
– Virtual: totalmente virtual, sendo necessário o envio do link do Google Meet/RNP; ou
– Híbrida: mais de um participante presencialmente na UFJF e os demais de forma virtual, sendo necessário o envio do link do Google Meet/RNP e a reserva de sala física.
1.6 O convite e o envio da dissertação/tese pré-defesa aos membros da banca, em prazo razoável, são de responsabilidade do(a) discente/orientador(a).
2 Entrega da documentação: o formulário Google de requerimento de agendamento de banca de defesa (item 1.5) deve ser enviado com pelo menos 30 dias de antecedência da banca, inclusive quando se tratar de remarcação de defesa que foi cancelada.
Para editar as informações, favor utilizar o ícone disponibilizado após o encaminhamento do formulário ou no comprovante enviado por e-mail. Nesse caso, pedimos a gentileza de comunicar qual a informação editada também por e-mail: ppge.faced@ufjf.br.
3 Aprovação da banca: após a análise das informações encaminhadas, serão feitas as seguintes solicitações pela secretaria, por e-mail:
3.1 À Coordenação PPGE: aprovação ad referendum da banca, inclusão em pauta do colegiado do PPGE para ratificação da decisão e assinatura SEI na declaração de cumprimento de requisitos para a defesa, colocando-se em cópia na mensagem o(a) orientador(a) e o(a) discente para ciência.
3.2 Ao(À) discente: assinatura SEI na declaração de cumprimento de requisitos para a defesa.
4 O agendamento: estando tudo certo, o agendamento da banca presencial, virtual ou híbrida será realizado pela secretaria do PPGE em uma das duas salas de defesa físicas e/ou na sala virtual do Google Meet ou da RNP.
No caso de agendamento da banca em outros locais da UFJF, favor verificar a disponibilidade e informar antecipadamente, preferencialmente no momento do envio da documentação.
Havendo necessidade de ajuste das informações enviadas, a secretaria do PPGE fará o contato por e-mail.
5 Realização das bancas: conforme art. 42 do Regulamento Interno do PPGE, todas as bancas de defesa do PPGE são públicas, sendo divulgadas na página de agenda do PPGE.
Excepcionalmente, poderá haver restrição ao público, desde que o(a) orientador(a) apresente a solicitação justificada e seja aprovada pelo colegiado do PPGE.
5.1 Bancas híbridas e virtuais: as bancas híbridas e virtuais ocorrerão por meio de sala virtual do Google Meet, gerada por meio de conta institucional UFJF do(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca.
Apenas no caso de orientador(a) externo(a) à UFJF, a sala virtual do Google Meet poderá ser gerada por meio de conta institucional UFJF do(a) discente.
Apenas no caso de orientador(a) externo(a) à UFJF e de necessidade de gravação da banca, sala virtual poderá ser a da RNP, gerada por meio de acesso federado do(a) discente à UFJF, pois as contas institucionais do Google dos(as) docentes externos(as) (@visitante.ufjf.br) e dos(as) discentes (@estudante.ufjf.br) não têm permissão para fazer gravações pelo Meet.
Sendo necessário e justificável, pelo Meet, o responsável pela sala virtual também poderá excluir e/ou restringir a entrada de participante.
Caso queira verificar como funciona a sala virtual, as instruções gerais de uso encontram-se disponíveis em: treinamento e ajuda do Google Meet ou em conferenciaweb da RNP.
Orientamos a fazer o teste da sala virtual e dos equipamentos antes da realização da banca.
No caso de bancas presenciais e híbridas, o teste dos equipamentos do PPGE precisa ser agendado junto à secretaria do Programa, pois eles podem estar em uso.
5.1 Criação da sala virtual: pode ser realizada pelos seguintes procedimentos:
5.1.1 Google Meet:
– Conta institucional UFJF > Google Apps (nove pontos no canto superior direito da tela) > Meet > nova reunião > criar uma reunião para depois > copiar e salvar o link; ou
– Conta institucional UFJF > Google Apps (nove pontos no canto superior direito da tela) > Agenda > ícone “+ Criar” > evento > selecionar o dia da banca > selecionar o horário de início da defesa > adicionar um título para o evento > estabelecer a previsão de término/duração da banca (sugestão é de no mínimo 4h) ou marcar a opção “dia inteiro” > opcional: adicionar os e-mails dos membros, do(a) discente e de convidados(as), que poderão entrar na sala sem a necessidade de autorização, evitando essa tarefa durante a banca > adicionar sala virtual do Google Meet > copiar e salvar o link > opcional: acrescentar outras informações que julgar necessárias > salvar.
5.1.2 RNP:
– Conferenciaweb da RNP > entrar > acesso federado > entrar > UFJF > login: CPF > senha: do Siga > entrar > criar agendamento > preencher as informações solicitadas > salvar > copiar e salvar o link.
5.2 Problemas técnicos: conforme a Portaria nº 53/2024-PROPP, o Presidente da Banca tem autonomia para adotar as providências administrativas acadêmicas necessárias para dar efetividade à finalização da banca, como a mudança para outra plataforma de webconferência oficial da UFJF (Google Meet de outra conta institucional UFJF, do(a) discente ou de membro interno(a), ou da RNP), caso ocorram problemas técnicos e a defesa não possa ser adiada ou não for recomendável o seu adiamento.
5.3 Gravação e arquivamento:
5.3.1 As bancas híbridas e virtuais não precisam mais ser gravadas nem arquivadas.
5.3.2 Para aqueles(as) que optarem por fazer a gravação, mesmo não sendo mais obrigatória, lembramos que é preciso fazer a solicitação aos participantes e ter espaço de armazenamento suficiente no Google Drive da conta institucional UFJF do(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca, geradora da sala virtual, pois a gravação é salva automaticamente. No caso da sala virtual da RNP, as gravações ficam disponíveis para download por 30 dias, sendo excluídas automaticamente após esse prazo.
5.3.3 Compartilhamento da gravação: a segurança e o compartilhamento da gravação é de responsabilidade do(a) proprietário(a) da conta institucional UFJF geradora da sala virtual.
Aquele(a) que optar por realizar a banca de forma híbrida ou virtual, deverá concordar com o termo de responsabilização em caso de gravação da banca, assinalando o respectivo campo no requerimento de agendamento da defesa.
6 Preenchimento e assinatura na ata de defesa e no termo de aprovação: serão por meio do SEI servidor(a) e/ou do SEI usuário(a) externo(a).
6.1 Preenchimento da ata de defesa: no campo observação da ata, deve constar o seguinte texto, adequando-o no que couber:
“Banca de Defesa realizada de forma presencial, virtual ou híbrida. Todos os membros titulares da banca e o(a) discente participaram da sessão de Defesa e acompanharam-na em sua integralidade”.
Essa informação padrão já está inserida na ata de defesa, precisando apenas de ajuste, conforme o caso (ex.: participação de suplente e ausência de titular).
Outras observações gerais sobre a dissertação/tese e sobre a defesa, as quais a banca julgue pertinentes, podem ser registradas também no campo de observações da ata.
Quando for o caso de mudança de título, o novo título deve ser informado apenas no campo específico da ata de defesa.
No caso de participação de suplente, as informações do membro (titulação, nome, função e vínculo) devem ser inseridas no quadro de participantes e a situação informada também no campo de observação da ata de defesa.
No caso de ausência de titular, as informações do membro (titulação, nome, função e vínculo) devem ser excluídas do quadro de participantes e a situação informada também no campo de observação da ata de defesa.
No caso de aprovação condicional, deve-se atentar-se para as condições estabelecidas no art. 12 da Portaria nº 53/2024-PROPP e no art. 46 do Regulamento Interno do PPGE.
6.1.1 No caso de Presidente / orientador(a) externo(a), deve-se informar à secretaria do PPGE por e-mail:
– O resultado da banca;
– Se houve mudança de título;
– Alteração na participação dos membros (ausência de titular, participação de suplente, por exemplo);
– Observações da banca a serem inseridas na ata;
– Condicionalidades, no caso de aprovação condicional.
De posse dessas informações, faremos os registros necessários e liberaremos os documentos para conferência e assinatura do(a) Presidente por meio do SEI usuário(a) externo(a).
6.2 No preenchimento do termo de aprovação, deve-se atentar às seguintes situações:
Quando for o caso de mudança de título, deve-se retificar o título antes de proceder a assinatura.
No caso de participação de suplente, deve-se incluir as informações do membro (titulação, nome e vínculo) antes de proceder a assinatura.
No caso de ausência de titular, deve-se excluir as informações do membro (titulação, nome e vínculo) antes de proceder a assinatura.
6.3 Assinatura na ata de defesa e no termo de aprovação: a assinatura na ata de defesa e no termo de aprovação deve ser por meio do SEI servidor(a) e/ou do SEI usuário(a) externo(a), inclusive pelo(s) membro(s) externo(s) e pelo(a) discente (o(a) discente assina apenas na ata de defesa).
6.3.1 A assinatura pelo(a) orientador(a) e/ou Presidente da Banca e pelo(s) membro(s) interno(s), será por meio do acesso ao bloco de assinatura do SEI servidor(a), disponibilizado pela secretaria do PPGE ao(s) respectivo(s) setor(es) de lotação.
6.3.2 Já a assinatura do(a) discente e do(s) membro(s) externo(s) será por meio SEI usuário(a) externo(a). Para tanto, eles precisam fazer o cadastro de usuário(a) externo(a) do SEI, seguindo as orientações para a liberação. Caso já possua, não há necessidade de fazê-lo novamente.
Concluída essa etapa, favor comunicar à secretaria do PPGE para que possamos liberar os documentos para assinatura.
No caso de discente servidor(a) da UFJF, a assinatura na ata de defesa também será por meio do acesso ao bloco de assinatura do SEI servidor(a), disponibilizado pela secretaria do PPGE ao respectivo setor de lotação.
Solicitamos que o preenchimento e a assinatura na ata de defesa e do termo de aprovação sejam realizados no prazo de até sete dias após a defesa para fins de emissão da declaração de participação na banca, de homologação da dissertação/tese e de outras demandas por parte do(a) discente.
7 Declaração de participação na banca: a declaração de participação dos membros da banca será enviada pela secretaria do PPGE, por e-mail, aos membros que efetivamente participaram da sessão após completadas as assinaturas na ata de defesa e no termo de aprovação.
8 Orientações sobre a homologação da dissertação/tese: após o preenchimento e a assinatura na ata de defesa e no termo de aprovação, esses documentos e as orientações sobre a homologação da dissertação/tese serão enviadas pela secretaria do PPGE, por e-mail, ao(à) discente aprovado(a).