Parte da equipe de pró-reitores e diretores, juntos por uma Universidade inovadora e atenta às demandas sociais (Foto Carolina de Paula UFJF)
Com a nova gestão liderada pela professora Girlene Alves e pelo professor Telmo Ronzani, novas pró-reitorias e diretorias foram criadas. A mudança organizacional não foi apenas para fins administrativos, mas surgiu em consonância com transformações na sociedade, tornando a Universidade ainda mais atenta à conjuntura atual.
A cultura de inovação, fundamental para consolidar trabalhos de desenvolvimento científico e tecnológico e permear as atividades universitárias, fez com que a Diretoria de Inovação fosse elevada à Pró-Reitoria de Inovação (ProInova). Em tempos em que a promoção da sustentabilidade não é mais uma escolha, mas uma decisão estratégica, a UFJF dispõe agora da Diretoria de Sustentabilidade e Patrimônio – antes um setor da Pró-Reitoria de Infraestrutura. É responsável, entre outros fins, por coordenar a gestão de resíduos sólidos, incluindo resíduos comuns, químicos, de saúde e recicláveis.
Por sua vez, para assegurar a excelência na gestão e avaliação dos dados institucionais, promovendo a transparência, a eficiência e a qualidade das informações, a Universidade conta com a Pró-Reitoria de Sistemas de Dados e Avaliação. E com objetivo de coordenar a execução financeira, contratos, convênios e licitações, foi criada a Pró-Reitoria de Gestão e Finanças, que anteriormente integrava a Pró-Reitoria de Planejamento.
Veja a seguir as ações desenvolvidas por esses novos setores e os principais desafios previstos para este ano. Esta reportagem faz parte da série sobre o primeiro ano do reitorado de 2024-2028 da UFJF.
Mais integração e indicadores
A UFJF celebra os avanços obtidos no primeiro ano de atuação da Pró-Reitoria de Sistemas de Dados e Avaliação (Prosdav), consolidando uma gestão mais integrada, eficiente e orientada por evidências.
Marcel de Toledo, pró-reitor de Sistemas e Dados (Foto Carolina de Paula UFJF)
Composta pela Coordenação de Registros Acadêmicos (Cdara), pelo Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO), pelo Centro de Difusão do Conhecimento (CDC) e pelo Setor de Avaliação e Regulação, a Prosdav tem assumido um papel estratégico na articulação entre dados, regulação, tecnologia da informação e acesso à informação acadêmica na UFJF.
“Ao reunir em uma mesma estrutura áreas como registros acadêmicos, o sistema de bibliotecas, os sistemas de informação e a avaliação e regulação institucional, a Prosdav permite uma atuação integrada e orientada por evidências, fortalecendo a tomada de decisões baseada em indicadores confiáveis e promovendo maior sinergia entre setores historicamente fundamentais, mas por vezes fragmentados”, frisa o pró-reitor Marcel Vieira.
Dentre os principais avanços alcançados pela Prosdav, destaca-se a reformulação do processo seletivo para preenchimento de vagas ociosas, resultando em regras mais claras e equânimes. Além disso, a Coordenação de Registros Acadêmicos (Cdara) implementou melhorias no regulamento de matrícula da graduação, reforçando a inclusão de estudantes e promovendo a sistematização de procedimentos para mais agilidade no atendimento.
Na área de tecnologia, o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) avançou na digitalização da UFJF com o lançamento do Portal do Aluno. A ferramenta centraliza informações acadêmicas e facilita a interação entre estudantes e instituição. Outras inovações incluem a ampliação da rede Wi-Fi em unidades acadêmicas, renovação do contrato com o Google Workspace e a aquisição de novos servidores, garantindo mais segurança e estabilidade para os sistemas institucionais.
“Já o Observatório de Dados da UFJF representa um salto na governança da informação. Trata-se de uma plataforma que permite o acompanhamento em tempo real de indicadores estratégicos da instituição, com potencial para subsidiar decisões acadêmicas, administrativas e de planejamento.”
O Centro de Difusão do Conhecimento (CDC) também desempenhou papel essencial ao transformar as bibliotecas da UFJF em espaços mais inclusivos e dinâmicos. A ampliação de áreas de convivência, a criação de salas de acolhimento parental e a implantação de novos serviços, como a “Biblioteca das Coisas”, estão entre as iniciativas que melhoram a experiência acadêmica e social da comunidade universitária.
“Nesse mesmo sentido, a criação da sala de acolhimento parental marca um avanço importante nas políticas de apoio a servidores professores e técnico-administrativos, bem como estudantes com filhos, oferecendo infraestrutura adequada e acolhedora para mães, pais e responsáveis que frequentam a universidade com suas crianças.”
Gestão de dados
No campo da avaliação e regulação, a Prosdav aprimorou a gestão de dados acadêmicos e a atualização de informações no sistema e-MEC, garantindo transparência e conformidade regulatória. A participação da UFJF em rankings acadêmicos internacionais e o acompanhamento de indicadores institucionais reforçam o compromisso com a qualidade do ensino.
O setor também organizou e acompanhou avaliações externas de renovação de reconhecimento de 19 cursos de graduação, cujos resultados expressam o compromisso com a qualidade.
Para 2025, a Pró-Reitoria pretende expandir a flexibilização curricular no Siga, modernizar a gestão documental e ampliar as políticas de inclusão e acessibilidade. O CGCO também pretende avançar na segunda etapa do processo de reestruturação do Siga, promovendo melhorias na usabilidade.
Além disso, a UFJF, por meio da Prosdav, sediará o 14º Encontro Nacional dos Procuradores Educacionais, Recenseadores e Auxiliares Institucionais das Instituições Públicas de Ensino Superior. A Pró-Reitoria objetiva ainda revalidar e registrar 100% dos diplomas médicos estrangeiros por meio do Revalida e ampliar o recebimento digital de documentos acadêmicos. E está prevista a criação de novos espaços de convivência na biblioteca da Odontologia, Farmácia e Enfermagem.
“Os resultados alcançados demonstram a capacidade da Prosdav de articular setores em torno de um propósito comum: qualificar a trajetória dos estudantes, garantir a integridade dos dados institucionais, assegurar a legalidade dos cursos e promover o uso estratégico da informação na tomada de decisões”, sintetiza o pró-reitor Marcel Vieira.
Sustentabilidade
Criada em 2024, a Diretoria de Sustentabilidade e Patrimônio da UFJF consolidou-se como um importante setor da instituição ao longo de seu primeiro ano de atuação. Vinculada à Reitoria, a diretoria sucedeu a antiga Coordenação de Sustentabilidade e Patrimônio, anteriormente subordinada à Proinfra, mantendo as gerências de patrimônio, estoques e pós-compras sob sua responsabilidade.
Rosana Colombara, diretora de Sustentabilidade e Patrimônio – Foto: Carolina de Paula/UFJF
Um dos principais avanços em 2024 foi o fortalecimento da gestão de resíduos sólidos na UFJF, abrangendo desde resíduos comuns, químicos e de saúde até materiais recicláveis e de obra, estes últimos incluídos recentemente na gestão.
“Houve aumento significativo dos materiais recicláveis destinados a Associações de Catadores”, ressalta a diretora Rosana Colombara. A iniciativa contribui diretamente para o alcance dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Organização das Nações Unidas (ONU).
A Diretoria também firmou um Termo de Cooperação com a empresa Green Eletron, garantindo a coleta e destinação ambientalmente adequada de pilhas, baterias e eletroeletrônicos. Outra iniciativa relevante foi a criação de um grupo de trabalho, para a elaboração do Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos, buscando formalizar as diretrizes para a gestão ambiental na universidade.
A manutenção e o reaproveitamento de bens móveis, como cadeiras, carteiras e persianas, também foi um dos focos da diretoria, atendendo a aproximadamente 1.100 requisições ao longo do ano. Paralelamente, foi criada uma comissão para a elaboração da Política de Sustentabilidade da UFJF, alinhada aos 17 ODS.
Para 2025, a Diretoria planeja avançar na implementação do Plano de Desenvolvimento Institucional, com metas como o tratamento adequado de resíduos de poda e varrição, o funcionamento do Almoxarifado Central de Produtos Químicos e a centralização de dados de sustentabilidade para aprimorar os índices institucionais. Além disso, a diretoria busca formalizar o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos e implantar o Sistema Integrado de Administração de Serviços (Siads) para otimizar a gestão de estoque e patrimônio.
Inovação
A ProInova conseguiu, este ano, dar início às ações do Projeto de Desenvolvimento Institucional de Inovação como resultado da Política de Inovação da UFJF – documento aprovado em 2021, que norteia e visa estimular a produção científica e tecnológica, valorizar a cultura inovadora e promover o empreendedorismo. O desafio, segundo o pró-reitor Fabrício Campos, é agora levar o projeto para as unidades acadêmicas e criar um Conselho de Inovação para a UFJF.
Fabrício Campos, pró-reitor de Inovação – Foto: Carolina de Paula/UFJF
Já em relação ao Parque Tecnológico (Partec), houve lançamento do edital para ocupação de empresas nas áreas do Módulo 2, no Distrito Industrial, e o avanço das obras do prédio que será a sede do parque no campus.
Novas etapas também foram cumpridas em relação ao projeto de produção de biodiesel a partir de óleo de cozinha, realizado no Partec. O combustível está sendo usado pelo ônibus circular da UFJF e foi testado em frota de caminhões de uma transportadora. A intenção é avaliar os resultados e ir aumentando, aos poucos, o percentual do biodiesel utilizado por esses veículos.
Outras ações previstas incluem a programação de aniversário de 30 anos do Critt, por meio da segunda edição do Prêmio de Inovação da UFJF, a ser realizada no dia 17 de junho. O setor, inclusive, tem razões para comemorar, pois conquistou, recentemente, as certificações ISO 9001 em qualidade total e Cerne 3 (Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Nível 3).
Finanças
Cuidar das atividades administrativas da UFJF, coordenar a execução financeira, contratos, convênios e licitações. Essas são as prerrogativas da Pró-Reitoria de Gestão e Finanças (Progefi), uma das novas pastas da administração central da UFJF criadas na atual gestão. Tarefas complexas e que são fundamentais para o funcionamento da Instituição – que, inclusive, registrou contenção da expansão das despesas, em cumprimento ao orçamento aprovado pelo Conselho Superior da Universidade (Consu).
Elcemir Paço Cunha, pró-reitor de Gestão e Finanças – Foto: Carolina de Paula/UFJF
A partir da criação da pró-reitoria, em meio ao processo de reestruturação da administração central, dois braços da gestão foram acomodados sob o guarda-chuva da Progefi: a área orçamentária e financeira e o setor de processos licitatórios, convênios e contratos – área que engloba instrumentos jurídicos, além dos processos de licitação em si.
A otimização de processos de aquisições e contratações é uma frente importante de trabalho realizado pela pró-reitoria nesse primeiro ano – o que não é uma tarefa simples, já que a pasta conta com cinco coordenações e diversas gerências.
Na avaliação do pró-reitor de Gestão e Finanças, Elcemir Paço Cunha, é sempre um desafio seguir os regramentos devidos sem deixar de lado a agilidade para resolver os assuntos.
“Muitos dos usuários que a gente atende, professores, discentes, esperam celeridade. De fato, é um dos objetivos da administração pública, ser célere. Só que ao mesmo tempo a gente tem que obedecer ao regramento. Fazer essas coisas convergirem é o que a gente chama de otimização dos processos. Ou seja, sem deixar de observar os regramentos, aumentar a nossa produtividade. E nós passamos 2024 estudando como melhorar esses processos”, aponta.
Entre os estudos realizados pela Progefi, está a criação de um novo modelo de compras, que possibilita uma rapidez maior na aquisição de itens importantes para o cotidiano das unidades acadêmicas, com menor burocracia no processo – uma medida que já vem dando resultado.
Foram criadas as Comissões Especiais de Planejamento de Compras, vinculadas à Coordenação de Suprimentos (Cosup), uma das divisões da Progefi. Essas comissões fazem o planejamento de compras de modo concentrado, em vez de cada unidade acadêmica fazer um pedido e encaminhar à pró-reitoria. Segundo Paço Cunha, anteriormente unidades diferentes poderiam pedir itens iguais. Agora todas as unidades que necessitam do determinado item integram uma comissão.
“Essa comissão prepara uma documentação, em vez de várias documentações de várias unidades. A gente tem várias comissões hoje funcionando de modo experimental. Para quando a documentação chegar na Cosup, já estar redonda. No que antes se levava quatro meses, a gente vai levar dois”, avalia o pró-reitor.
Foram formadas seis comissões especiais para a aquisição dos seguintes conjuntos de materiais: produtos químicos, produtos laboratoriais, material médico-hospitalar, material odontológico, material esportivo e material de áudio, vídeo e foto. As comissões foram estabelecidas por meio de portaria da Progefi e os representantes das unidades acadêmicas que integram as comissões foram definidos por meio de edital. Cada unidade requisitante pode inscrever pelo menos um servidor para cada conjunto de materiais.
Ainda de acordo com Paço Cunha, a centralização do processo de compra promovido pelas comissões contribui para a diminuir a sobrecarga de trabalho e os erros no processo. “A gente vai evitar perder dinheiro. Melhora também a execução orçamentária da Universidade”, afirma o pró-reitor que destaca, ainda, a realização de um processo de reestruturação interna, com ampliação da participação dos servidores no processo orçamentário.
Com o novo modelo de governança global, também passou a ser possível estabelecer prazos e identificar possíveis problemas no processo. Como exemplo bem sucedido de aplicação do novo modelo está a abertura de licitação para a contratação da nova empresa responsável pela administração do serviço de alimentação do Restaurante Universitário (RU), no campus Juiz de Fora.
“O RU foi um grande caso de sucesso do ano passado, em que a gente fez uma licitação grande. Uma licitação desse porte não leva menos que seis meses e a gente fez em menos de três. Mas por quê? A gente fez um processo de supervisão do processo. Antes do modelo era muito descentralizado, então cada um fazia o seu próprio prazo. Agora não, a gente estabelece os prazos, acompanha, trabalha junto, muito próximo”, afirma.
A intenção para o futuro é aperfeiçoar esse novo modelo de governança global, por meio do uso da tecnologia da informação, já que boa parte do trabalho é feita de forma manual, por meio de planilhas.
Sobre a natureza do trabalho da Progefi, Elcemir Paço Cunha reflete: “A gente é o meio da coisa. Então quando conseguimos ajudar o outro a fazer, é muito gratificante. É basicamente isso que a gente faz, tentar resolver os problemas. Ainda mais nesse caso do RU, incrível. Mas eu acho que essa é a noção de servidor, não é?”.
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