A Central de Atendimento (CAT) da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) está com novo sistema de gerenciamento de atendimento. As novidades são para dinamizar o trabalho e o acesso dos funcionários aos dados de alunos. Durante os atendimentos, as informações fornecidas pelos estudantes passam a ser armazenadas em um banco de dados para agilizar futuras assistências. Atualmente em fase de teste, a nova configuração passa a ser definitiva a partir do dia 5 de agosto.
O novo sistema é para uso interno dos funcionários da Central e foi idealizado pelos auxiliares de pesquisa do setor, Gilson Couto e Bráulio Silveira. Eles explicam que, num primeiro momento, os procedimentos de atendimento eram feitos em papel e, posteriormente, por meio de formulários eletrônicos, apenas para registro das demandas. “As informações de identificação do aluno não iam para um banco de dados. Agora, elas são armazenadas e ajudam nos atendimentos futuros”, ressalta o coordenador da Central, Mauro Eduardo Leopoldino Vicente Pires.
O coordenador explica, ainda, que a ideia é controlar as demandas quando elas exigirem complementação. Assim, os requisitos necessários para determinadas solicitações são informados. “Por exemplo, para o trancamento de curso, é preciso apresentar a identidade e o nada consta; para a antecipação da colação de grau, é necessário documentação, comprovando que o aluno se encaixa nessa requisição. Esses detalhes não apareciam antes, o que podia atrasar a resolução do atendimento.” Ele considera que as vantagens do novo funcionamento incluem a redução de eventuais falhas de atendimento, mais agilidade nas resoluções, acompanhamento do processo por parte dos funcionários e clareza nas informações.
Whatsapp e impressão de senha
Para atender aos alunos, fornecer informações mais completas e esclarecer dúvidas, a Central conta agora com um número de whatsapp. Por meio do número (32) 2102-3911, os interessados podem entrar em contato com o setor, de segunda a sexta-feira, das 8h às 20h; e aos sábados, das 9h às 12h. O número não atende chamada de voz, mas recebe mensagens de texto e por áudio.
A ideia da utilização do whatsapp, segundo Pires, foi pensada para agilizar os atendimentos por meio de uma ferramenta de comunicação que facilita o acesso a diversas funções. “As dúvidas podem ser esclarecidas com o acréscimo de links, modelos de documentos e envio do calendário acadêmico, por exemplo, quando o aluno estiver com dificuldade em encontrá-los.”
Como parte do novo sistema de gerenciamento de atendimento e para otimizar o trabalho dos funcionários, a CAT está com um terminal de impressão de senha. Com o aparelho, o próprio interessado informa seu tipo de atendimento, se comum ou prioritário, imprime a senha e aguarda ser chamado.
Outras informações: (32) 2102-3911 (Central de Atendimento da UFJF)