A partir desta segunda-feira, 17, uma série de reportagens desenvolvida pela equipe da Diretoria de Imagem Institucional da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) vai apresentar um balanço do que foi realizado em 2018 e as perspectivas para 2019, a partir das informações e ações desenvolvidas pelas pró-reitorias e diretorias de gestão acadêmica. A gestão “Reconstruir a UFJF” assumiu a Reitoria em abril de 2016. Desde então, tem se pautado no princípio de transparência das atividades realizadas pela Administração Superior. Nesse contexto, a participação da comunidade acadêmica nas tomadas de decisão que envolvem a Universidade aparece de maneira estratégica. Na primeira matéria da série, o destaque é para a Diretoria de Imagem Institucional.

A Diretoria de Imagem Institucional da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) tem como principal objetivo desenvolver uma comunicação integrada e fundamentada em ampla participação dos vários setores da Instituição. No ano de 2018, a Diretoria buscou, por meio de diversas plataformas, informar e divulgar as atividades e ações desenvolvidas pela UFJF no âmbito da pesquisa, ensino, extensão e inovação. Com um trabalho pautado nos princípios da comunicação pública, conquistou relevância nas mídias digitais, como o Facebook, o Instagram e o YouTube.

Políticas de comunicação

Para o diretor de Imagem Institucional, Márcio de Oliveira Guerra, a principal conquista do ano foi a realização do 1º Fórum de Comunicação da UFJF. O evento, que ocorreu em abril, buscou discutir políticas, ações e ferramentas que fazem parte do dia a dia das assessorias de comunicação de instituições públicas e promoveu o diálogo, para que a comunidade acadêmica manifestasse sugestões sobre a comunicação da Universidade.

Segundo Guerra, além de uma oportunidade de formação e troca de experiências, foi, acima de tudo, um momento para ouvir e estreitar a relação com os públicos da UFJF. De acordo com ele, esse era um dos compromissos da gestão Reconstruir a UFJF, que encontra-se à frente da Reitoria desde abril de 2016. “Foi a oportunidade de debatermos junto à comunidade o que temos feito e no que podemos melhorar. O resultado foi muito satisfatório. O próximo passo é a criação de um documento para ser enviado ao Conselho Superior (Consu), que vai definir as políticas de comunicação da UFJF. Essa era uma de nossas principais metas e foi uma grande conquista”.

Referência nacional

O diretor destaca também as campanhas institucionais desenvolvidas ao longo do ano, sobretudo a campanha nacional de caráter preventivo e informativo do Setembro Amarelo, que foi contemplada nas ações desenvolvidas pela UFJF durante todo o mês de setembro. Visando debater sobre o suicídio e divulgar as formas de apoio para toda a comunidade acadêmica, foi desenvolvida uma campanha nas redes sociais, além da instalação de banners e reportagens de conscientização sobre a temática, orientando sobre as formas de apoio existentes nos dois campi.

A iniciativa refletiu positivamente em diversas instituições federais do país, que repercutiram a campanha por meio da reprodução e compartilhamento do vídeo nas plataformas digitais.

Também ganharam destaque as ações em prol da Semana da Consciência Negra, pensadas e organizadas em conjunto com os coletivos negros Resistência Viva, Descolônia e Vozes da Rua. Todo o processo produtivo da campanha foi realizado de forma coletiva: as ideias das fotos dos banners, do vídeo institucional e das demais ações partiram de reuniões que envolveram representantes da UFJF e dos coletivos. Além disso, artistas negros da comunidade acadêmica foram convidados para estampar, por meio do grafite, cada banner com o tema da campanha: “Nós sim!”. O principal objetivo da iniciativa foi promover a celebração do Dia Nacional da Consciência Negra e representar os negros e negras de todos os seguimentos da Instituição, reafirmando suas presenças no ambiente universitário.

Visando reafirmar o papel da Universidade Pública como espaço de transformação social, a Diretoria lançou, recentemente, a campanha “UFJF Presente”, cujo objetivo é mostrar que a Instituição vai muito além de seus muros. Destacando a presença da Universidade no dia a dia da população, com seus trabalhos de Pesquisa, Extensão e Cultura, a iniciativa serve como modelo para um projeto maior, envolvendo todas as universidades públicas do país.

No vídeo inaugural e nos banners localizados nas imediações do campus, foram mostrados projetos de diferentes áreas e seu impacto nas mudanças sociais. Esses materiais são o início de uma campanha permanente na UFJF, que deverá ser adotada por outras universidades públicas, de forma unificada.

Para Guerra, as campanhas deste ano foram marcos importantes nas produções da Imagem Institucional. “Todas conquistaram muita relevância, visibilidade e retorno positivo nas redes sociais. Os números de visualizações e os comentários que obtivemos refletem que estamos no caminho certo, além de várias outras universidades se inspirarem no nosso trabalho. Isso significa que estamos avançando cada vez mais”, argumenta.

Eventos

Outro setor que teve relevância durante o ano foi o serviço de Cerimonial e suporte na organização de eventos, oferecido pela Diretoria. De acordo com Guerra, houve um avanço significativo nesta parte, uma vez que quase todas as unidades acadêmicas recorreram ao serviço para a realização dos eventos.

Segundo o diretor, o sucesso dos eventos internos ressaltam a capacidade de organização, seriedade no planejamento e profissionalismo da UFJF, refletindo o grau de excelência da própria Instituição. “Foi um ano muito produtivo”, conclui.

Desafios futuros

Além de todas as conquistas já mencionadas, Márcio Guerra foi eleito presidente do Colégio de Gestores de Comunicação das Universidades Federais (Cogecom). O anúncio foi feito durante o encontro nacional de assessores de instituições federais de ensino superior (Ifes), realizado no mês de agosto, em Foz do Iguaçu (PR). A posse se dará em janeiro de 2019 e a administração tem duração de um ano.

Guerra será o terceiro diretor do Cogecom e tem a atribuição de assessorar a Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes), contando com a participação de comunicadores de todo o país. Para ele, “é uma avanço importante para a UFJF como um todo, porque é o nome da nossa Universidade sendo representado. É uma conquista nossa”.

Setor estratégico

São muitas as expectativas para o próximo ano, segundo o diretor. A principal é a luta pela permanência de uma comunicação livre para criar, produzir e divulgar as ações da Universidade. Além disso, de acordo com Guerra, a comunicação será um setor estratégico na defesa da universidade pública, gratuita e de qualidade. “Nosso maior desafio é, através do nosso trabalho, mostrar para as pessoas a importância das universidades públicas como agentes de mudanças sociais, culturais e econômicas para o país. Além disso, nossa meta é conquistar uma participação mais ativa dos públicos internos na nossa divulgação”, finaliza.

Central de Atendimento: pequenas atitudes geram grandes melhorias

A Central de Atendimento da UFJF campus Juiz de Fora (CAT) é um órgão vinculado à Diretoria de Imagem Institucional, localizado na reitoria do campus-base, que realiza o contato mais próximo com a comunidade acadêmica, com os servidores e com a comunidade externa. Segundo o coordenador-geral interino, Mauro Eduardo Leopoldino, a CAT, em 2018, deu continuidade a uma série de processos de melhoria, implementados desde o ano passado.

“Passamos do formulário impresso para o eletrônico. Agora, quando o interessado vem ao setor, não precisamos descobrir a demanda dele, ir até um armário e pegar o formulário correspondente, para que ele preencha. Isso gera agilidade ao atendimento e, também, permite com que nós tenhamos nossa própria fonte de dados”, conta.

Leopoldino acrescenta que, com o banco de dados em mãos, a Central enviou aos usuários uma pesquisa de satisfação, compartilhada com mais de 10 mil endereços de e-mail, com o intuito de fazer uma verificação qualitativa do serviço que está sendo prestado.

Diálogo com outros setores

A CAT possui, ainda, a função de intermediadora, centralizando e facilitando os atendimentos presenciais de outros setores da Universidade, permitindo que os usuários encontrem as informações e os serviços relativos à UFJF em um único lugar. E foi através do intercâmbio de ideias entre a Central e os demais órgãos que alguns avanços puderam ser alcançados.

Em conversa com o Centro de Difusão do Conhecimento (CDC), que gerencia as bibliotecas, a CAT passou a oferecer um serviço que interessa, diretamente, a quem necessita retirar diplomas e certificados na UFJF e precisa do ‘nada consta’ para isso. “Os concluintes de mestrado e doutorado, por exemplo, que precisavam verificar, na Central, a disponibilidade do documento, ir até a Biblioteca pegá-lo e depois voltar, não precisa mais. Agora, a consulta à disponibilidade do ‘nada consta’ já está sendo feita na própria CAT”, informa o coordenador.

O mesmo tem sido feito com outros setores, como cita Leopoldino. “Neste ano, a Copese já recebeu os recursos do Pism por e-mail. Então dos 87, somente quatro passaram pela Central; o pedido de isenção da taxa do Pism também já é online. A Pró-reitoria de Pós-graduação e Pesquisa, por exemplo, já não envia o relatório final para a CAT; o faz pela internet. Essas melhorias nos outros setores influenciam no nosso atendimento, tornando-o mais dinâmico”.

Impactos positivos para usuários e atendentes

Para o coordenador, essa maior aproximação com os diferentes setores administrativos têm gerados bons frutos e os impactos positivos já são sentidos por usuários e profissionais da unidade. “Experimentamos menos filas em 2018. Os processos ficaram mais rápidos e os usuários puderam ter respostas mais breves às suas demandas. Temos trabalhado no sentido de facilitar a vida do usuário; dimensionar a nossa equipe para os dias de maior procura, como nos 575 atendimentos de vagas ociosas que recebemos, que desta vez não tivemos grandes filas”.

Leopoldino afirma que, aos olhos do observador comum, as iniciativas tomadas pela Central de Atendimento ao longo de 2018 podem até parecer de pequena monta, mas que, na verdade, como o trabalho do órgão é individualizado e permanente, os benefícios observados são extremamente relevantes. “São pequenas atitudes, que impactam positivamente na vida dos usuários e da própria equipe atendente”, avalia.

Outras informações: (32) 2102-3970 – Diretoria de Imagem Institucional

(32) 2102-3911 – Central de Atendimento (CAT)