A gestão “Reconstruir a UFJF” assumiu a Reitoria da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) em abril de 2016. Um dos principais compromissos de campanha, à época, era de oferecer transparência às atividades desenvolvidas pela Administração Superior, tornando possível a participação da comunidade acadêmica nas tomadas de decisão que envolvem a Universidade. Esta série de reportagens apresenta um balanço do que foi realizado em 2017 e as perspectivas para o próximo ano, a partir das informações e ações das pró-reitorias e diretorias de gestão acadêmica. Nesta segunda matéria, destaque para o trabalho da Diretoria de Imagem Institucional.

A Diretoria de Imagem Institucional buscou, ao longo do ano, diversificar a comunicação organizacional, com o objetivo de, por meio das diversas mídias digitais, como o Facebook, o Instagram e o YouTube, aproximar a Universidade de seu público-alvo mais abrangente: os estudantes. Segundo o diretor de Imagem Institucional, Márcio de Oliveira Guerra, este objetivo foi atingido: “Acho que 2017 foi um ano em que a gente, definitivamente, encontrou um espaço de interlocução com os estudantes, através de uma linguagem bem próxima deles. A gente conseguiu aproximar a comunicação institucional do nosso público maior, que são os alunos. E essa aproximação fez com que a Imagem tivesse uma ampliação das suas ações.”

Inclusão e pioneirismo

Em junho, a UFJF se tornou a primeira instituição de ensino do país a produzir material organizacional acessível às pessoas surdas, quando dois tradutores e intérpretes de Língua Brasileira de Sinais (Libras) passaram a integrar o quadro de funcionários da Diretoria de Imagem. O primeiro conteúdo produzido pela Instituição com Libras foi um vídeo no qual é divulgada a seleção de 200 alunos para a especialização a distância em Tecnologias de Informação e Comunicação para o Ensino Básico.

Os profissionais atuam nas traduções das principais atividades da UFJF, como palestras e conferências, além de darem suporte nas produções audiovisuais inseridas no canal da Instituição no YouTube e divulgadas, também, no site e na página da Universidade no Facebook. “A nomeação dos dois novos servidores para atuarem como intérpretes de libras, foi uma grande conquista no ano. Isso propiciou a adaptação do espaço de comunicação para os surdos, o que se configura como um ganho significativo”, pondera Guerra.

Transparência e protagonismo

Em agosto, o professor Márcio Guerra representou a UFJF no II Encontro Nacional do Colégio de Gestores de Comunicação das Universidades Federais (CGCUF), promovido pela Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes) e realizado na Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). O diretor de Imagem Institucional apresentou as ações de comunicação que vêm norteando o trabalho da Universidade. “Fizemos um trabalho bem interessante, reforçando a ideia da gestão pela transparência, pela inclusão e pela defesa da universidade pública.”

Já durante o Programa de Ingresso Seletivo Misto (Pism) 2018, cerca de 115 bolsistas da Diretoria de Imagem Institucional e da Central de Atendimento estiveram nos arredores dos locais de aplicação das provas, orientando os candidatos. Os bolsistas também trabalharam nos 22 ônibus das linhas 545 e 555, que percorreram o trajeto Centro-UFJF, nos dias 9 e 10 de dezembro.

Segundo Guerra, o trabalho desenvolvido ao longo do ano faz parte de um projeto de fortalecimento da imagem da Universidade diante de seus diversos públicos, dentro da comunidade interna ou externa, “seja através do Pism, do Domingo no Campus, da interface da Imagem Institucional com a Pró-reitoria de Cultura (Procult), com a Pró-reitoria de Extensão (Proex) e todas as pró-reitorias”.

Central de Atendimento valoriza bem-estar institucional

O extenso inventário de serviços atribuídos à Central de Atendimento (CAT) não só reflete a característica própria de ser o primeiro setor de contato entre o público e a Universidade, mas também demonstra a necessidade constante de implementar novos projetos, em consonância com as leis e as diretrizes de acolhimento do público. Assim pensa o coordenador-geral da CAT, Helder Dalamura.

“Uma vez que a Central se encontra em seu máximo potencial de operação, ao longo do ano de 2017 buscamos novos mecanismos que pudessem servir de anteparo para o aperfeiçoamento das relações de trabalho com todas as demais unidades da Universidade. Em resumo, implementamos novos sistemas de informatização das atividades e reformulamos o espaço de trabalho.”

O coordenador destaca algumas das principais atividades desenvolvidas pela CAT ao longo de 2017, destinadas ao melhor atendimento do público, como a organização do espaço de arquivo de documentos, em consonância com o Sistema de Arquivos (SIARQ) da UFJF; a disposição mais acessível do mobiliário, visando maior acessibilidade do público; o arejamento do ambiente, a partir da troca de ventiladores e instalação de novas persianas; a padronização dos relatórios mensais de atendimento da CAT e do Serviço de Informação ao cidadão (SIC); e a implementação de página de comunicação interna em WordPress.

Dalamura também pondera a importância do início da implementação do Instrumento Padrão de Pesquisa de Satisfação; e do início da capacitação para uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) da UFJF, um sistema de gestão de processos de trabalho e documentos eletrônicos com previsão para ser implementado em 2018.

Em junho, bolsistas e servidores da Central de Atendimento apresentaram, na Diretoria de Imagem Institucional, um plano de reestruturação do espaço físico e de implantação de novas tecnologias e softwares, visando agilidade, comodidade e qualidade no serviço prestado pela CAT. A apresentação foi feita em reunião que contou com a presença do reitor Marcus David, da vice-reitora Girlene Silva, e do diretor de Imagem Institucional, Márcio Guerra.

Além disso, a Central também promoveu a adaptação do Sistema de Gerenciamento de Atendimento (SGA), um sistema open source adaptável para grandes e pequenas organizações. Através do SGA, é possível gerenciar filas e fluxo de atendimento em quaisquer tipos de empresas ou organizações que prestam serviço de atendimento presencial. “Reconhecendo o espírito de equipe como potencializador do que temos e alcançamos, almejamos em 2018 dar sequência às atividades desenvolvidas e continuar promovendo o fator humano como essencial, na medida em que a relação com o público não se reduz a uma mera operação mecanizada”, finaliza Dalamura.

Desafios a serem vencidos

Ainda segundo o diretor, a implantação do Fórum de Comunicação – antes prevista para o segundo semestre de 2017 – é uma das prioridades para a Imagem Institucional em 2018. O projeto, que irá traçar os rumos do relacionamento entre a UFJF e os diversos atores sociais atingidos pelo seu raio de ação, é um dos compromissos de campanha da gestão “Reconstruir a UFJF”, que comanda a atual reitoria.

“O desafio que não foi cumprido neste ano – não por nossa vontade, mas por outras razões – é o do Fórum de Comunicação, que pretendemos realizar em março de 2018, impreterivelmente. A gente precisa realizá-lo, para que se possa avaliar as nossas ações, além de projetar o que se tem pela frente.” Guerra finaliza, afirmando que o objetivo, para o próximo ano, é ampliar as formas de comunicação, “atendendo, por exemplo, aos cegos, e estabelecendo outras estratégias para fazer circular a informação e fazer com que a sociedade, cada vez mais, entenda o papel imprescindível da Universidade”.

Outras informações: (32) 2102-3970 ( Diretoria de Imagem Institucional)

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