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Setor de Licitações | Campus GV

Manuais, Fluxogramas, Orientações e Formulários

Sumário

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  1. Acesso SIASG (Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais).
  2. Aquisição de Materiais ou Serviços de TIC.
  3. Aquisições de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
  4. Ata de Registro de Preços de outros órgãos federais.
  5. Cadastro CATMAT/CATSER.
  6. Calendário de Compras.
  7. Catálogo Eletrônico de Padronização (Itens Padronizados).
  8. Consulta ao Catálogo CATMAT/CATSER.
  9. DFD (Documento de Formalização de Demanda).
  10. Elementos de Despesa.
  11. Formulários e Modelos de Documentos.
  12. Fluxogramas para Aquisições de Materiais e Contratações de Serviços.
  13. Instrumentos de Padronização dos Procedimentos de Contratação (IPPC).
  14. Listas de Verificação para Pregoeiros.
  15. Locação de Imóveis.
  16. Manuais, Guias e Cartilhas.
  17. Manual de Compras e Contratações – UFJF/GV.
  18. Notas Técnicas.
  19. Parecer Referencial.
  20. Parecer Técnico.
  21. Planilha Orçamentária Padrão.
  22. Orientações para o Preenchimento de Documentos.
  23. Requisições.
  24. Termos de Referência.

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CADASTRO CATMAT/CATSER

  • Catálogo de Compras do Governo Federal (CATMAT/CATSER) (abre em nova janela)

    • De forma excepcional, caso no Catálogo de Materiais do Compras.gov não exista um CATMAT para a descrição técnica do produto a ser cotado, o requisitante deverá fazer solicitação de cadastro no Catálogo de Materiais e Serviços do Governo Federal, conforme tutorial a seguir: Cadastro de itens no Catálogo de Materiais.

    • Uma vez cadastrado o CATMAT no Catálogo, o requisitante deverá enviar o código e a descrição para o e-mail cadastro.cosup@ufjf.br para que seja realizado o cadastro no SIGA.

    • Caso no Catálogo de Serviços não exista um CATSER para a descrição técnica do serviço a ser cotado, o requisitante deverá enviar e-mail para cadastro.cosup@ufjf.br para que seja verificada a possibilidade de inclusão no sistema do Governo Federal.

    • Caso algum CATMAT/CATSER já cadastrado no Catálogo não conste no SIGA, o requisitante deverá enviar e-mail para cadastro.cosup@ufjf.br.

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Acesso SIASG (Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais)

O que é o SIASG?
● O Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG) é um sistema informatizado desenvolvido para otimizar a gestão de compras públicas, permitindo o acesso a diversas funcionalidades relacionadas à administração de recursos e contratações pelo governo federal.

Por que é necessário o acesso ao SIASG?
● O acesso ao SIASG é necessário para que o requisitante possa cadastrar itens no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC), criar Matriz de Riscos, criar Estudo Técnico Preliminar (ETP), criar Termo de Referência (TR), realizar Pesquisa de Preços, entre outras possibilidades.

Solicitando cadastro de perfil no SIASG
● Para solicitar o cadastro de perfil no SIASG, o requisitante deverá acessar o SEI (https://sei.ufjf.br/) e preencher o Formulário SEI “PROGEFI 01- CADASTRO SIASG” disponível no processo SEI no 23071.912694/2024-77. A primeira solicitação deve obrigatoriamente ser feita por meio desse formulário no SEI. Acesse aqui o modelo desse formulário a ser preenchido. Campos a serem preenchidos:

  1. NO CAMPO 1 – DADOS DE IDENTIFICAÇÃO, PREENCHER OS SEGUINTES CAMPOS:
    1.1 – Nome do Servidor.
    1.2 – CPF (somente números, sem pontos).
    1.3 – Unidade / Setor.
    1.4 – Cargo / Função.
    1.5 – Telefone de Contato.
    1.6 – Email.
  2. NO CAMPO 2 – ATRIBUTOS PARA CADASTRO, SELECIONAR UM DOS ATRIBUTOS PARA CADASTRO:
    2.1 – (  ) Primeira Solicitação.
    2.2 – (  ) Recuperação de Senha.
    2.3 – (  ) Exclusão de perfil devido à alteração de setor, remoção, vacância ou aposentadoria.
  3. NO CAMPO 2.1 – PERFIL SOLICITADO, MARQUE OS CAMPOS 1 E 2 ABAIXO:
    3.1 – (  ) PAC-REQUI (PGC).
    3.2 – (  ) FASEINT1 (ETP DIGITAL e/ou TERMO DE REFERÊNCIA).
    3.3 – (  ) SICAF DIGITAL.

Recuperação de Senha de Acesso ao SIASG
● No caso de recuperação de senha, alternativamente, o usuário poderá solicitar à Pró-Reitoria de Gestão e Finanças (PROGEFI), apenas por e-mail, informando o CPF. E-mail para contato com a Secretaria da PROGEFI: progefi@ufjf.br.

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Atas de Registro de Preços

  1. Acesso às Atas de Registro de Preços da UFJF e suas vigências.
  2. Como solicitar adesão a Ata de Registro de Preços de outros órgãos federais.

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FLUXOGRAMAS

  1. Fluxograma para Aquisição de Materiais (abre em nova guia).
  2. Fluxograma para Contratação de Serviços (abre em nova guia).
  3. Fluxograma para Aquisição e Contratação de TIC (abre em nova guia).
  4. Fluxograma para Contratação Direta por Inexigibilidade (abre em nova guia).
  5. Fluxograma para Contratação Direta por Dispensa Eletrônica (abre em nova guia).
  6. Fluxograma para Obras e Serviços de Engenharia (abre em nova guia).

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Manual de Compras e Contratações – UFJF/GV

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Instrumentos de Padronização dos Procedimentos de Contratação (IPPC)


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Catálogo Eletrônico de Padronização (Itens Padronizados).

  • A utilização do Catálogo Eletrônico de Padronização é de observância obrigatória pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional e da Administração Pública Estadual, Distrital ou Municipal, Direta ou Indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, nos termos do art. 2º da Portaria Seges/ME nº 938, de 2 fevereiro de 2022 (abre em nova janela), sendo facultativa para todos os entes não enquadrados no espectro sobredito, sendo que a não utilização do Catálogo é uma excepcionalidade, que deverá ser justificada por escrito e anexada ao processo de contratação.
  • Para consultar os itens que compõem o Catálogo Eletrônico de Padronização, clique aqui (abre em nova janela).

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DFD (Documento de Formalização de Demanda).

Dúvidas para elaborar o DFD (Documento de Formalização de Demanda)?

  • O Documento de Formalização de Demanda (DFD) é o documento que inicia todo e qualquer processo de contratação.
  • Basicamente ele demonstra a necessidade da contratação. O DFD é documento que nasce de uma demanda / necessidade.
  • A Nova Lei de Licitações e Contratos (NLLC) exige o DFD, sendo esse um elemento obrigatório do planejamento das contratações.
  • Prazos:
    • Até 16 de março: A Unidade Requisitante deverá inserir no Sistema PGC os dados de seu planejamento para aquisições (inclusive de material permanente) e contratações para o próximo ano. Todas as previsões devem constar do PCA, tanto as novas contratações quanto as renovações contratuais. Para INCLUSÃO de novo DFD, o setor requisitante acessa o sistema PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações), inclui o novo DFD para a análise pela PROGEFI.
    • De 15 de setembro a 15 de outubro. Período para inclusão, exclusão ou redimensionamento dos dados inseridos no Sistema PGC.
      • Para EXCLUSÃO ou REDIMENSIONAMENTO de ITEM e/ou DFD, o setor requisitante envia e-mail à Cosup (logistica.cosup@ufjf.br) informando o número do DFD que necessita alterar, para que seja retornado o DFD ao requisitante para alteração ou exclusão.
      • Para INCLUSÃO de novo DFD: o setor requisitante acessa o sistema PGC, inclui o novo DFD para a análise pela PROGEFI. Neste caso, a demanda não tem relação com os DFD’s já enviados anteriormente.
      • Após esse prazo, o setor de contratações poderá devolver os DFD’s às unidades para correções, hipótese em que a unidade requisitante terá até 30 de outubro para as adequações e reenvio à Cosup.
  • Para acessar o documento que orienta como criar um DFD, clique aqui (abre em nova janela).
  • O preenchimento dos DFDs deverá ir até o nível do PDM (Padrão Descritivo de Materiais) do material/serviço. Esta medida se justifica para que o PCA reflita um nível mais adequado de planejamento e de identificação das futuras contratações, possibilitando uma melhor gestão dos processos de contratação (NOVO). O PDM organiza e padroniza o cadastro de materiais e serviços, o que permite que o PCA seja construído com dados consistentes, reduzindo o fracionamento de despesas e melhorando a governança.
  • O sistema SIASGnet disponibiliza as seguintes ferramentas de pesquisa:
  • Os DFD’s devem levar em consideração a natureza do objeto para atendimento do Decreto 10.947/2022. Desta forma, podem ser agrupados os itens semelhantes em um mesmo DFD, de acordo com o subelemento. Objetos de natureza diferente devem ser feitos em DFD’s separados. Logo, os materiais de expediente podem ser feitos em um único DFD, mas materiais laboratoriais devem ser relacionados em outro DFD, e assim por diante. Em relação aos serviços, deve ser feito um DFD para cada serviço.
  • Além disso, é importante separar em DFD’s diferentes aqueles itens com grau de prioridade ALTA, uma vez que o sistema exige justificativa específica para os itens de alta prioridade.


ENVIO DE DFD FORA DO PRAZO:

  • Salientamos que DFD’s encaminhados fora do prazo somente poderão ser aprovados para inclusão no PCA mediante justificativa fundamentada, nos casos em que não seja possível a previsibilidade da contratação.
  • Para acessar as informações sobre o envio de DFD fora dos prazos estabelecidos no Decreto nº 10.947/2022, que dispõe sobre o PGC, clique aqui (abre em nova janela).

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Orientações para o Preenchimento de Documentos


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Calendário de Compras

O cronograma anual de compras da UFJF busca a contemplação de todas as possíveis aquisições a serem realizadas em determinado ano, definindo o planejamento de compras e o envio de toda documentação à COSUP via SEI.


Considerando as datas limites no Calendário de Compras em que os documentos listados abaixo devem ser enviados para a COSUP, é necessário que os requisitantes enviem essa documentação para o Setor de Licitações / Suprimentos até 2 (dois) dias úteis antes do prazo limite.

Lista de Documentos:

  1. Documento de Formalização de Demanda (DFD).
  2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) assinado.
    NOVO!!! Para o correto preenchimento do ETP, favor acessar a Lista de Verificação Detalhada para ETP (exceto TIC, Obras e Serviços de Engenharia).
  3. Termo de Referência (TR) assinado.
  4. Certificação Processual do Termo de Referência assinada. Obs. De acordo com o Ofício Nº 00529/2025/SECON/PFUFJF/PGF/AGU, de 07/11/2025, a certificação processual deixa de ser obrigatória, passando a ser imprescindível a Declaração de Utilização de Modelos AGU/MGI, cujo modelo está disponível no Instrumento de Padronização de Contratação (IPP).
  5. Declaração de Utilização de Modelos AGU/MGI (Site da Cosup) – NOVO. A declaração de utilização de modelos AGU/MGI deve conter a indicação expressa dos modelos utilizados, link e data de extração.
  6. Declaração de Adequação ao Planejamento Estratégico do Órgão (Site da Cosup) – NOVO. A partir da emissão de pareceres referenciais no ano de 2025, tornou-se obrigatória a juntada ao processo da Declaração de Adequação ao Planejamento Estratégico do Órgão, como parte das recomendações da Advocacia-Geral da União para a regularidade jurídica do processo licitatório. O modelo da Declaração de Adequação ao Planejamento Estratégico do Órgão está disponível no Instrumento de Padronização de Contratação (IPP) e, também, no site da Cosup.
  7. Pesquisa de Preços / Orçamentos.
    ⚠️ O Tribunal de Contas da União (TCU) entende que a pesquisa de preços realizada exclusivamente junto a fornecedores, sem a consideração de contratações públicas similares, é irregular. Assim, pesquisas limitadas apenas aos fornecedores, sem apresentação de justificativa para a escolha desses fornecedores, são consideradas deficientes e não atendem aos requisitos legais de fundamentação e transparência exigidos nas contratações públicas.

    📌 De acordo com o Tribunal de Contas da União, no Acórdão 1712/2025-TCU-Plenário, não é válida a elaboração de orçamento estimativo com base apenas em cotações obtidas diretamente junto a fornecedores. Segundo a Corte, a Administração Pública deve constituir uma “cesta de preços”, contemplando também os valores praticados por outros órgãos em contratações similares, garantindo maior referência e confiabilidade ao orçamento. Além disso, a seleção dos fornecedores consultados deve ser devidamente justificada, de forma clara e transparente, demonstrando a fundamentação da pesquisa. Na ausência dessas práticas, a pesquisa de preços incorre em irregularidade, violando os arts. 23, §1º, inciso IV, e 82, §5º, inciso I, da Lei nº 14.133/2021, comprometendo a economicidade, a competitividade e a isonomia do processo licitatório.
  8. Planilha Orçamentária a ser anexada à Nota Técnica.
  9. Nota Técnica com a análise crítica da pesquisa de preços assinada.
  10. Matriz de Gerenciamento de Riscos (MGR) assinada.

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Consulta ao Catálogo CATMAT/CATSER

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Manuais, Guias, Cartilhas e Vídeos

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Formulários e Modelos de Documentos

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Notas Técnicas

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Planilha Orçamentária

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Termos de Referência (TR)

Minutas da Advocacia-Geral da União (AGU) – ATENÇÃO! ATUALIZAÇÃO DAS VERSÕES!.

Os modelos de artefatos digitais são minutas padronizadas pela Advocacia-Geral da União (AGU) em parceria com a Secretaria de Gestão e Inovação (Seges), para simplificar e uniformizar os processos de contratação pública, garantindo maior segurança jurídica, rastreabilidade, controle e eficiência, tornando-os mais simples e rápido.

 

Cláusulas OBRIGATÓRIAS a serem inseridas no Termo de Referência:


Além disso, para a elaboração do Termo de Referência pedimos que se atentem ao esquema das cores sugeridos pela AGU, conforme quadro abaixo:

Modelo de Termo de Referência:

  • Será disponibilizado pela Coordenação de Suprimentos (COSUP/UFJF-JF), em Modelos de Documentos, neste link, um modelo de Termo de Referência para Aquisição – Pregão Eletrônico, baseado na última versão do modelo da AGU, para ser usado como referência no preenchimento desse artefato. Sempre antes de confeccionar esse artefato, favor consultar o link anterior para ver se alguma alteração no modelo e/ou alteração da versão do modelo.
  • Acesse aqui o modelo de preenchimento do TR/Dez 2025, baseado no modelo da Cosup para aquisições.
  • Atenção: Após o Parecer da Procuradoria, o Termo de Referência final, a ser publicado no Compras.gov e no PNCP deverá ter:
    (*)     Os itens tachados removidos;
    (*) As marcações de cores retiradas;
    (*) Os itens renumerados;
    (*) A cor do texto mudada para preto.

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Listas de Verificação

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Parecer Referencial

Os pareceres referenciais da equipe de licitações e contratos são manifestações jurídicas padronizadas pela Advocacia-Geral da União (AGU) e outros órgãos, aplicáveis a temas recorrentes (como pregão, dispensa de licitação e prorrogações), dispensando a análise individualizada de cada processo quando os requisitos técnicos forem atendidos. Eles racionalizam a demanda consultiva com base na Portaria AGU nº 262/2017 e Nova Lei de Licitações (14.133/2021).

 

Acesse aqui outros modelos de pareceres referenciais.

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Parecer Técnico

O parecer técnico é o documento utilizado para determinar se as especificações do material/serviço apresentadas pelos licitantes estão de acordo com as exigências ou restrições técnicas que constam no Edital.  Dessa forma, o parecer técnico é indispensável nos processos licitatórios.

Acesse os modelos abaixo:

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Requisições

A requisição no SIGA (https://siga.ufjf.br/) é uma etapa essencial no processo de licitação. A sua elaboração deve ser precisa para garantir a contratação de serviços ou a compra de produtos que atendam adequadamente às demandas das Unidades.

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Elementos de Despesa

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Locação de Imóveis

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Aquisições de Equipamentos de Proteção Individual (EPI)

  • Conforme Ofício/SEI Nº 15/2025/CPEPI, para a aquisição de EPI’s, a Unidade deverá elaborar planilha contendo os EPI’s necessários, bem como os quantitativos e encaminhar para apreciação da Comissão Permanente Responsável pelo Gerenciamento de Compra e Distribuição de Equipamentos de Proteção Individual (CPEPI).
  • Conforme orientações do presidente da Comissão Permanente de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) da UFJF, Rodrigo Nunes da Cruz, as demandas de materiais de proteção e segurança deverão ser encaminhadas por e-mail para comissao.epi@ufjf.br.
  • Caso haja a necessidade de algum EPI que não esteja contemplado na planilha, pedimos que a solicitação de inclusão seja feita por meio do mesmo e-mail.
  • Maiores informações, favor entrar em contato com a Comissão Permanente de EPI’s: E-mail: comissao.epi@ufjf.br. Ramal: 3817. Responsáveis: Rodrigo Nunes da Cruz (Presidente) / Tiago.
  • Consulte aqui a Resolução CONSU/UFJF Nº 126, de 20 de setembro de 2024, que dispõe sobre a Política de Saúde e Segurança do Trabalho e de Prevenção de Riscos Ocupacionais no âmbito da UFJF.

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AQUISIÇÃO DE MATERIAIS OU SERVIÇOS DE TIC

Sobre a aquisição de Softwares e Equipamentos de informática: IN SGD/ME 94/2022

  • As demandas de compras de softwares e equipamentos de informática deverão ser encaminhadas, primeiramente, ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação da UFJF para análise, antes da elaboração da requisição no SIGA e do respectivo Termo de Referência.
  • O processo deverá seguir os trâmites do Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO), conforme data prevista no calendário de compras.
  • Segue e-mail do setor que cuida desta parte de compras e aquisições de TI: aquisicoesti.cgco@ufjf.br. O servidor responsável é o Sérgio Luís Lima Corrêa.
  • Demais informações poderão ser consultadas no CGCO: (32) 2102-3371 – secretaria.cgco@ufjf.br. Site: https://www2.ufjf.br/cgco/aquisicoestic/ (abre em nova guia).


Fluxograma e Documentos Sobre Compra de TIC


Orientações Sobre a Abertura de Processos TIC


Legislação Aplicada

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