Controle

O controle orçamentário no âmbito do ICV se dá pela realização pelos departamentos, programas de pós-graduação e direção da Unidade, das ações de planejamento de gastos (distribuição de recursos), requisição e prestação de contas.

• O controle se dará por planilha disponível no link (Clique aqui), acessível a todos os servidores do ICV que possuem e-mail institucional (@ufjf.br) cadastrado no RH-GV.
• Deverão ser lançadas na planilha todas as requisições de Material de Consumo (Almoxarifado, Material de Consumo, Reembolso – Taxa de Inscrição, Serviços externos – Pessoa Física (Pró-labore) Serviços externos – Pessoa Jurídica e Veículo), Capital (Equipamentos e Livros) e SCDP (Passagens aéreas e Diárias).
• O lançamento de cada requisição realizada por um setor, independente do tipo, deverá ser realizada exclusivamente na aba destinada ao setor.
• Para o ano de 2024, a planilha possibilitará o registro da distribuição do recurso no âmbito do departamento (planejamento de gastos), fase essa que antecede a de requisição nos sistemas institucionais.

Lançamento da distribuição de recursos nos setores – Planejamento de Requisição/Gastos

• Recomenda-se que todos os setores do ICV realizem algum tipo de planejamento de distribuição dos recursos destinados ao setor. Para isso, a planilha de controle do ICV poderá ser utilizada.
• Os gastos planejados deverão ser registrados como tal, “planejado”, na Coluna F.
• Uma vez que o gasto planejado se concretize em uma requisição, a posição da Coluna F deverá ser alterado para “requisitado” e as demais informações referentes à requisição deverão ser inseridas na planilha.
• Todos os gastos planejados impactaram no saldo do Departamento, uma vez que corresponde ao aprovisionamento de recursos para execução futura.

Lançamento de requisições realizadas nos sistemas institucionais

• Ao efetivar uma requisição no SIGA ou no Sistema SCDP, o requisitante deverá realizar o lançamento da requisição na planilha de controle.
• A partir de 2024, as requisições de almoxarifado e veículos deverão ser lançadas na aba destinada ao setor.
• Embora devam ser lançados na aba destinado ao setor, os gastos com almoxarifado e veículos não onerarão o setor, mas sim as Direções do ICV ou do Campus.
• A autorização da requisição pela direção se dará somente após constatado o lançamento na planilha de controle.
• Entre outras informações a serem inseridas planilha no ato da requisição realizadas, o status (Coluna F) a ser lançado deverá ser “requisitado” e o  valor requisitado deverá ser informado na coluna K, mantendo-se a coluna L, valor executado vazia.
• As requisições recusadas antes do processo licitatório deverão ter o status (Coluna F) alterado para “recusado” e o valor executado (coluna L), alterado para 0 (zero)

Acompanhamento do saldo do setor

• O acompanhamento do valor destinado ao setor, o valor executado (compras que foram exitosas) e do saldo existente poderá ser verificado no campo Controle pelo Gestor
• O saldo do setor consistirá do valor destinado ao setor, subtraídos gastos planejados, requisitados e executados. Serão acrescidos de gastos recusados ou executados parcialmente (estornos).

Acompanhamento da execução das requisições ao longo do exercício orçamentário

• Devido necessidade de otimizar a utilização do recurso frente a elevada demanda existente, recomenda-se ao gestor do setor que realize o acompanhamento da execução das requisições existentes.
• O acompanhamento da execução ao longo do ano, possibilita identificar compras que não foram exitosas, cujos recursos retornaram para o departamento e, portanto, podem ser utilizados para o atendimento de outras demandas, conforme as possibilidades que o momento permitir.
• Para o acompanhamento do das requisições ao longo do exercício orçamentário, deverão ser considerados os seguintes aspectos:
  • Superada a etapa de emissão de parecer técnico relativo a um sub-elemento SIGA/requisição, aguardar um tempo (aproximadamente um mês) para que a COSUP execute as etapas posteriores da licitação e execute os devidos lançamentos no SIGA.
  • Pesquisar no SIGA pela requisição lançada na planilha de controle orçamentário;
  • Sem acessar a requisição avalie o status de cada item da requisição no campo destacado em amarelo.

• • • Caso algum item esteja com status de aprovado pelo gestor, aprovado pelo executor ou em licitação (pregão em andamento), encerre a ação. 
    • Caso todos os itens com status como recusado, executado, executado parcialmente ou entregue, dê continua ação. 
  • Acessar a requisição e verificar o valor informado no campo “Valor Real” da compra;

• • Acessar a planilha de controle orçamentário;
  • Inserir o valor real constatado no SIGA na planilha no campo “Valor Executado” (coluna L) .
  • Alterar o status da requisição (coluna F) de “Requisitado” para “Executado” ou “Recusado”

A diferença entre o valor real e o valor estimado constantes no SIGA corresponde ao valor estornado para o departamento e, portanto, disponível para reutilização. 

Acompanhamento detalhado da utilização dos recursos destinados ao setor no ano vigente ou anos anteriores.

• Acessar o painel disponível neste link (Acessar Clique);
• Nas abas existentes, filtrar os dados, por setor ou outra variável desejada.

Lançamento de informações para prestação de contas

Nos dois primeiros meses do ano sequente ao exercício orçamentário encerrado, para contribuição na elaboração do relatório de prestação de contas do ICV, deverão ser executados os seguintes passos:

1. Acessar a planilha de orçamento
2. Identificar o número da requisição;
3. Acessar o SIGA
4. Ir no menu “Administrativo → Requisições → Consultar Requisição”.
5. Em seguida digitar o número da requisição no campo indicado no SIGA
6. Verificar o valor informado no campo “Valor Real” da compra;
7. Inserir o valor real na planilha no campo “Valor Executado” (coluna L) .
8. Alterar o status da requisição (coluna F) de “Requisitado” para “Executado” ou “Recusado”