Solicitação de Reembolso – Taxa de inscrição

Prezado(a) servidor (a), abaixo traremos as informações necessárias para que você solicite o reembolso de valores pagos com taxa de inscrição em eventos acadêmicos.

De início, é preciso observar que:

• A solicitação precisa ser enviada ao Núcleo de Apoio Administrativo em até 50 (cinquenta) dias após a realização do evento, sob pena de negativa da solicitação.
• Não é possível utilizar deste procedimento para ressarcir taxa de inscrição relativo a eventos considerados como ação de desenvolvimento.
• O direito ao reembolso cabe aos servidores EFETIVOS do ICSA;
• A solicitação visa ressarcir a taxa de inscrição paga pelo servidor, necessária para a sua participação em eventos acadêmicos, treinamentos, cursos de aperfeiçoamento, entre outros.
  • Tratando-se de ressarcimento, frise-se, desde já, que ela somente pode ser requerida após a comprovação da participação do interessado no evento.
    • ATENÇÃO! Caso o evento ocorra nos meses de novembro ou dezembro, atente-se ao calendário que fixa o exercício financeiro, pois a Direção tem uma data limite anual para lançar as requisições via SIGA.
      • É possível realizar o reembolso, porém a requisição via SIGA tem data limite para ser lançada, usualmente em novembro de cada ano.

Dito isso, a tramitação do pedido conta com a atuação do servidor solicitante e do Núcleo de Apoio Administrativo do ICSA.

Caberá ao servidor o envio da documentação exigida pela COESF ao Núcleo, pelo seguinte e-mail: nucleo.icsa@ufjf.br.

O Núcleo, por sua vez, fará a requisição via SIGA e a tramitação do pedido via SEI.

1º) AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO NÃO CONFERE DIREITO AO REEMBOLSO

E o que é considerado ação de desenvolvimento? A resposta encontra-se na RESOLUÇÃO CONSU/UFJF Nº 35, DE 17 DE JULHO DE 202, artigo 2º (para acessar a resolução, clique aqui).

Na oportunidade, ante a recorrência dos pedidos, registre-se que, CASO O SEVIDOR APRESENTE ALGUM TRABALHO NO EVENTO, não será ação de desenvolvimento. Por conta disso, é possível o reembolso da taxa de inscrição.

2º) DA DOCUMENTAÇÃO PADRÃO A SER ENVIADA POR E-MAIL

Superado esse ponto, segue relação de documentos em PDF indispensáveis:

1. Folder/Prospecto do Evento (que contenha informações para identificação do evento – datas, local em que ocorrerá, se é presencial ou virtual, etc). No caso de eventos internacionais, o prospecto deverá ser traduzido para o português, além do que deverá ser apresentada a fatura proforma (proforma invoice).
2. Programação Completa do Evento (cronograma).
3. Formas de Pagamento (valores das taxas de inscrição – informações de como essa inscrição poderá ser realizada e paga, informações de valores, descontos, formas de pagamento).
4. Documentos do SEI de afastamento do servidor (Nacional: SCDP 05.01, SCDP 05.02, SCDP 05.03 e SCDP 05.04; Internacional: SCDP 04.01, SCDP 04.02, SCDP 04.03 e Portaria publicada no D.O.U.). Tais documentos não são exigidos no caso de evento virtual.
5. Resumo do Trabalho (caso o interessado for apenas participar do evento, o resumo não se faz necessário).
6. Comprovante de Participação*
7. Comprovante de Pagamento*

3º) FORMAS DE COMPROVAR O PAGAMENTO DA TAXA DE INSCRIÇÃO

Quando o pagamento é realizado em MOEDA NACIONAL:

• a) Fatura do cartão de crédito, em nome do beneciário do reembolso, no valor correspondente ao pagamento da taxa de inscrição e com idencação do organizador do evento;
• b) Recibo emido pela instuição promotora do evento, com valor, assinado pelo respecvo responsável, em nome do beneciário;
• c) Boleto emido pela fornecedora do evento, no nome do beneciário e respecvo comprovante de pagamento do boleto;
• d) No caso de transferência, pix ou depósito bancário, comprovante da transação em nome do beneciário em favor da conta indicada pelo organizador do evento, conforme previsto no prospecto do evento.
• e) Nota Fiscal emida pela fornecedora em nome do beneciário do reembolso;

Quando o pagamento é realizado em MOEDA ESTRANGEIRA:

• a) Fatura do cartão de crédito, em nome do parcipante, no valor correspondente ao pagamento da taxa de inscrição e com idencação do organizador do evento, que contenha a taxa de câmbio ulizada para conversão;
• b) Fatura Invoice, em nome do beneciário do reembolso, com a respecva tradução assinada;
• c) No caso de transferência entre contas internacionais, anexar comprovante de conversão do câmbio rerado do site do Banco Central do Brasil na data da transferência, além do comprovante do valor transferido.

 Ainda, atente-se que A COESF NÃO ACEITA os seguintes documentos como forma de comprovação:

• Comprovante de agendamento;
• Pagamentos efetuados em dinheiro, no local do evento, sem a comprovação de desembolso;
• Pagamentos parcelados, exceto se todas as parcelas estiverem quitadas até a data limite para entrega da documentação;
• Pagamentos efetuados em nome de terceiros;
• Recibos sem o comprovante do efetivo pagamento.

Caso existam outras dúvidas, entre em contato conosco via e-mail: nucleo.icsa@ufjf.br.