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Pagamento da taxa de inscrição.

Prezado(a) servidor(a), abaixo traremos as informações necessárias para que você solicite o reembolso de valores pagos com taxa de inscrição em eventos acadêmicos.

  • Inicialmente, frise-se que é da responsabilidade do servidor verificar se a instituição aceita receber a inscrição mediante nota de empenho. 
    • Isso, pois, o pagamento em si, via de regra, somente será realizado após a comprovação de participação no evento. 
      • Noutras palavras, a instituição receberá o empenho, mas o pagamento em si mesmo só ocorrerá quando o servidor comprovar frente à UFJF que participou do evento.
      • Nos exatos termos da normativa: “O pagamento será efetuado para o organizador do evento, por meio de OB (ordem bancária) após a realização do evento, assim que forem enviados os documentos necessários para prestação de contas, atendidas as condições e os critérios estabelecidos por esta normava“.
        • Considerando a peculiaridade desse trâmite, é de inteira responsabilidade do servidor verificar se a instituição aceita receber a sua inscrição mediante nota de empenho. 
    • Caso o evento seja internacional, existe a possibilidade de pagamento da inscrição previamente ao evento.

Ainda, é preciso observar que:

  • A solicitação precisa ser enviada ao Núcleo de Apoio Administrativo em até 20 (vinte) dias ANTES da realização do evento, sob pena de negativa da solicitação.
  • Após a realização do evento, o solicitante tem até 50 (cinquenta) dias para comprovar a participação no evento, sob pena de ser obrigado a ressarcir os cofres públicos.
  • Não é possível utilizar deste procedimento para ressarcir taxa de inscrição relativo a eventos considerados como ação de desenvolvimento.
  • O direito ao reembolso cabe aos servidores EFETIVOS do ICSA;

 

Dito isso, a tramitação do pedido conta com a atuação do servidor solicitante e do Núcleo de Apoio Administrativo do ICSA.

Caberá ao servidor o envio da documentação exigida pela COESF ao Núcleo, 20 DIAS ANTES DA DATA DO EVENTO, pelo seguinte e-mail: nucleo.icsa@ufjf.br.

O Núcleo, por sua vez, fará a requisição via SIGA e a tramitação do pedido via SEI.

1º) AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO NÃO CONFERE DIREITO AO REEMBOLSO

E o que é considerado ação de desenvolvimento? A resposta encontra-se na RESOLUÇÃO CONSU/UFJF Nº 35, DE 17 DE JULHO DE 202, artigo 2º (para acessar a resolução, clique aqui).

Na oportunidade, ante a recorrência dos pedidos, registre-se que, CASO O SERVIDOR APRESENTE ALGUM TRABALHO NO EVENTO, não será ação de desenvolvimento. Por conta disso, é possível o reembolso da taxa de inscrição.

2º) DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA INÍCIO DO TRÂMITE 

ATÉ 20 DIAS ANTES DO EVENTO

A documentação abaixo deverá ser enviada para o e-mail do núcleo (nucleo.icsa@ufjf.br), respeitado o prazo de até 20 dias antes do evento:

  1. Prospecto do evento, contendo:
    • programação completa, localidade, período do evento, valor da taxa de inscrição, período de inscrição.
    • Todo documento em língua estrangeira deve ter seu respectivo documento de tradução assinado por pelo menos um dos participantes do evento.
    • Quando se tratar de eventos internacionais, o prospecto deverá ser traduzido para português, com a tradução assinada pelo interessado e deverá ser apresentada a Proforma Invoice.
  2. Formulário do afastamento do servidor (SCDP):
    • Quando for viagem nacional.
    • Sendo evento online, não há necessidade de apresentar este documento.
  3. Portaria de Afastamento publicada no D.O.U.
    • Quando for evento internacional.
    • Na Portaria deverá estar expressamente previsto o pagamento da inscrição. (Caso não esteja previsto, deverá ser solicitado à NUDEP – PROGEPE alteração na portaria)
  4. Resumo do trabalho apresentado.
  5. Comprovante da inscrição.

3º) DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PARA COMPROVAR A PARTICIPAÇÃO NO EVENTO

ATÉ 50 DIAS APÓS O EVENTO

  1. Comprovante de Participação no Evento.
    • Certificado, Declaração de Participação.
  2. Nota Fiscal emitida pelo favorecido (mesmo CNPJ) do empenho com devido atesto.
    • Atenção: é aceito somente Nota Fiscal como documento de pagamento.
  3. Declaração de isenção ou imunidade de impostos, conforme Anexo II, III ou IV da IN 1234/2012 RFB, assinada pelo repsonsável da empresa e com data dentro dos últimos 60 dias a contar do envio do documento no processo para a COESF-GL.
    • A Unidade requesitante deve informar à empresa que, caso esta declaração não seja enviada nos moldes descritos estará sujeita à retenção dos impostos federais.