Solicitação de Reembolso

Procedimento adotado para tratar requisições de reembolso das taxas de inscrição em eventos para servidores do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas. A solicitação de reembolso é um tipo de requisição que pode ser realizada quando da participação de servidores em eventos acadêmicos, treinamentos, cursos de aperfeiçoamento, entre outros, e que tenham arcado com o custeio da taxa de inscrição. O reembolso é efetuado somente após a participação do interessado no evento, uma vez que é necessária a comprovação da participação.

Atenção: Preferencialmente antes de iniciar o processo de reembolso, o interessado deverá solicitar um parecer prévio para a PROGEPE – GAQC. Após o parecer FAVORÁVEL da participação do interessado pela PROGEPE na ação de desenvolvimento ou capacitação, este poderá solicitar o reembolso da inscrição. Contudo, para tanto é necessário observar o interstício de 60 dias entre um evento e outro, no caso dos servidores que não irão apresentar trabalho. Para os servidores que irão apresentar trabalhos, a participação será considerada como atividade funcional, conforme Ofício/SEI nº 4/2021/PROGEPE-NUDEP, de 23 de março de 2021, não havendo, portanto, necessidade de observar o interstício de 60 dias nem submissão à avaliação da GAQC. Ressalta-se que o parecer da PROGEPE excepcionalmente pode ser solicitado após a participação do interessado no evento, dentro do próprio processo de reembolso que tramita no SEI, porém a solução de eventuais pendências nesse caso tende a ser mais dificultosa.

Para solicitação do parecer da GAQC PROGEPE: Passo a passo para solicitar parecer pelo SEI

Após o parecer FAVORÁVEL ser emitido pela PROGEPE, realize a solicitação do reembolso no NAA – ICSA, enviando (através do e-mail nucleo.icsa@ufjf.br ou da unidade SEI (CAMPUSGV-NÚCLEO-ICSA), que passarão a integrar um processo instruído no SEI:

• Folder/Prospecto do Evento (que contenha informações para identificação do evento – datas, local em que ocorrerá, se é presencial ou virtual, etc). No caso de eventos internacionais, o prospecto deverá ser traduzido para o português, além do que deverá ser apresentada a fatura proforma (proforma invoice).
• Programação Completa do Evento (cronograma).
• Formas de Pagamento (valores das taxas de inscrição – informações de como essa inscrição poderá ser realizada e paga, informações de valores, descontos, formas de pagamento).
• Documentos do SEI de afastamento do servidor (Nacional: SCDP 05.01, SCDP 05.02, SCDP 05.03 e SCDP 05.04; Internacional: SCDP 04.01, SCDP 04.02, SCDP 04.03 e Portaria publicada no D.O.U.). Tais documentos não são exigidos no caso de evento virtual.
• Parecer favorável (Ofício) da Gerência de Afastamentos, Qualificação e Capacitação – GAQC, vinculada a Coordenação de Carreiras e Desenvolvimento de Pessoas – CCDP/PROGEPE em relação ao Plano de Desenvolvimento de Pessoas (PDP) da UFJF, exceto se a participação no evento for apenas para apresentação de trabalho.
• Resumo do Trabalho (caso o interessado for apenas participar do evento, o resumo não se faz necessário).
• Comprovante de Participação*
• Comprovante de Pagamento*

       * Cópias autenticadas (conferidas com o documento original – autenticação simples) ou documentos nato-digitais, a serem autenticados no SEI com a ferramenta apropriada.

• Serão aceitos os seguintes comprovantes de pagamento pelo beneficiário do reembolso (interessado):
  • Comprovante de transferência ou depósito bancário, em nome da promotora do evento, com valor correspondente à taxa de inscrição, efetuado pelo interessado; ou
  • Cópia da fatura do cartão de crédito, em nome do interessado; ou
  • Cópia do boleto bancário, bem como o comprovante do seu devido pagamento pelo interessado; ou
  • Para pagamentos em espécie, recibo com identificação da organizadora do evento, valor e data,  emitido em nome do interessado; ou
  • Para pagamentos efetuados via PagSeguro, deve-se encaminhar também o extrato de transações contendo os dados do interessado e do evento.

• Não serão aceitos os comprovantes abaixo:
  • Comprovante de agendamento;
  • Pagamentos efetuados em dinheiro, no local do evento, sem a comprovação de desembolso;
  • Pagamentos parcelados, exceto se todas as parcelas estiverem quitadas até a data limite para entrega da documentação;
  • Pagamentos efetuados em nome de terceiros;
  • Recibos sem o comprovante do efetivo pagamento.