Solicitação de Reembolso – Taxa de inscrição

Prezado(a) professor(a), abaixo traremos as informações necessárias para que você solicite o reembolso de valores pagos com taxa de inscrição em eventos acadêmicos.

De início, é preciso observar que:

• O direito ao reembolso cabe aos docentes EFETIVOS do ICSA;
• A solicitação visa ressarcir a taxa de inscrição paga pelo docente, necessária para a sua participação em eventos acadêmicos, treinamentos, cursos de aperfeiçoamento, entre outros.
  • Tratando-se de ressarcimento, frise-se, desde já, que ela somente pode ser requerida após a comprovação da participação do interessado no evento.
    • ATENÇÃO! Caso o evento ocorra nos meses de novembro ou dezembro, atente-se ao calendário que fixa o exercício financeiro, pois a Direção tem uma data limite anual para lançar as requisições via SIGA.
      • É possível realizar o reembolso, porém a requisição via SIGA tem data limite para ser lançada, usualmente em novembro de cada ano.

Dito isso, a tramitação do pedido conta com a atuação do professor solicitante e do Núcleo de Apoio Administrativo do ICSA.

Caberá ao professor o envio da documentação exigida pela COESF ao Núcleo, pelo seguinte e-mail: nucleo.icsa@ufjf.br.

O Núcleo, por sua vez, fará a requisição via SIGA e a tramitação do pedido via SEI.

1º) VERIFIQUE SE O SEU EVENTO SE ENQUADRA COMO AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO

A documentação é padrão para todos os pedidos, com uma única diferenciação: o evento ser ou não considerado como ação de desenvolvimento.

Isso, pois, caso seja considerado ação de desenvolvimento, o docente precisará enviar um parecer da PROGEPE.

E o que é considerado ação de desenvolvimento? A resposta encontra-se na RESOLUÇÃO CONSU/UFJF Nº 35, DE 17 DE JULHO DE 202, artigo 2º (para acessar a resolução, clique aqui).

Na oportunidade, ante a recorrência dos pedidos, registre-se que, CASO O PROFESSOR APRESENTE ALGUM TRABALHO NO EVENTO, não será ação de desenvolvimento, razão pela qual NÃO É NECESSÁRIO OBTER O PRONUNCIAMENTO DA PROGEPE (conforme Ofício/SEI nº 4/2021/PROGEPE-NUDEP, de 23 de março de 2021)

Caso o evento de sua participação seja enquadrado como ação de ddesenvolvimento você deverá, primeiramente:

• Compreender que não é possível reembolsar taxa de inscrição de evento desse tipo (ação de desenvolvimento) que ocorram com interstício menor que 60 dias.
  • É dizer: se no intervalo de 60 dias você participou de dois eventos considerados ação de desenvolvimento, você não receberá o reembolso da taxa de inscrição dos dois eventos.
• Acessar o seguinte POP (Procedimento Operacional Padrão), que instrui o docente como solicitar o parecer da PROGEPE: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O POP.
• Enviar o parecer da PROGEPE junto com a documentação abaixo listada.

2º) DOS DOCUMENTOS PADRÃO A SEREM ENVIADOS VIA E-MAIL

Superado esse ponto, segue relação de documentos em PDF indispensáveis:

1. Folder/Prospecto do Evento (que contenha informações para identificação do evento – datas, local em que ocorrerá, se é presencial ou virtual, etc). No caso de eventos internacionais, o prospecto deverá ser traduzido para o português, além do que deverá ser apresentada a fatura proforma (proforma invoice).
2. Programação Completa do Evento (cronograma).
3. Formas de Pagamento (valores das taxas de inscrição – informações de como essa inscrição poderá ser realizada e paga, informações de valores, descontos, formas de pagamento).
4. Documentos do SEI de afastamento do servidor (Nacional: SCDP 05.01, SCDP 05.02, SCDP 05.03 e SCDP 05.04; Internacional: SCDP 04.01, SCDP 04.02, SCDP 04.03 e Portaria publicada no D.O.U.). Tais documentos não são exigidos no caso de evento virtual.
5. Resumo do Trabalho (caso o interessado for apenas participar do evento, o resumo não se faz necessário).
6. Comprovante de Participação*
7. Comprovante de Pagamento*

Para comprovação do pagamento da taxa serão aceitos os seguintes documentos:

• Comprovante de transferência ou depósito bancário, em nome da promotora do evento, com valor correspondente à taxa de inscrição, efetuado pelo interessado; ou
• Cópia da fatura do cartão de crédito, em nome do interessado; ou
• Cópia do boleto bancário, bem como o comprovante do seu devido pagamento pelo interessado; ou
• Para pagamentos em espécie, recibo com identificação da organizadora do evento, valor e data, emitido em nome do interessado; ou
• Para pagamentos efetuados via PagSeguro, deve-se encaminhar também o extrato de transações contendo os dados do interessado e do evento.

 Ainda, atente-se que A COESF NÃO ACEITA os seguintes documentos como forma de comprovação:

• Comprovante de agendamento;
• Pagamentos efetuados em dinheiro, no local do evento, sem a comprovação de desembolso;
• Pagamentos parcelados, exceto se todas as parcelas estiverem quitadas até a data limite para entrega da documentação;
• Pagamentos efetuados em nome de terceiros;
• Recibos sem o comprovante do efetivo pagamento.

Caso existam outras dúvidas, entre em contato conosco via e-mail: nucleo.icsa@ufjf.br.