Apresentação
A equipe de Cerimonial e Eventos atua, preferencialmente, nos eventos oficiais protocolares como:
- Colações de Grau Unificadas;
- Cerimônias de posse;
- Cerimônias de transmissão de cargo;
- Inaugurações;
- Outorga de títulos honoríficos;
- Assinaturas de acordos/convênios;
- Visitas de autoridades;
- Entrega de prêmios e homenagens;
- Outras cerimônias e eventos em que o reitor e/ou vice-reitor estiverem presentes.
Em todos os eventos oficiais, compete à nossa equipe: o planejamento, a organização, a execução e condução das solenidades e cerimônias.
Para a abertura oficial de eventos acadêmicos, científicos, culturais promovidos no âmbito da Universidade (aula inaugural, congresso, conferência, seminário, semana acadêmica, jornada, lançamento de livros, abertura de exposição, data comemorativa, videoconferência etc.), o Cerimonial da UFJF oferece, mediante solicitação e disponibilidade de agenda da equipe:
- Redação do roteiro da cerimônia de abertura.
- Assessoramento aos organizadores, ou seja, orientar quanto às normas do cerimonial público.
- Mestre de Cerimônias para conduzir a cerimônia de abertura.
- Orientação para quem for atuar na condução do evento.
- Coordenação dos atos, ou seja, a presença de cerimonialista para atuar na coordenação da cerimônia ou solenidade.
De acordo com a abrangência e a dimensão, em eventos como mesas-redondas, palestras, workshop, cursos, colóquios, rodas de conversa, dentre outros, cabe à equipe de Cerimonial orientar os organizadores do evento acerca das normas que regem o Cerimonial, incluindo as de âmbito universitário, e a própria organização conduz a abertura.
Responsabilidades do Cerimonial nos Eventos:
- Reunir-se e/ou manter contato com a coordenação do evento;
- Orientar quanto às normas do Cerimonial e do Protocolo, do Cerimonial Universitário, a ordem de precedência etc.;
- Redigir o roteiro da cerimônia ou solenidade de abertura;
- Conduzir a cerimônia de abertura, quando houver disponibilidade de pessoal;
- Orientar quem atuará na condução da abertura do evento;
Responsabilidades do(s) Organizador(es) do Evento:
- Repassar à equipe do Cerimonial todas as informações, inclusive as alterações na programação, para que constem do roteiro da cerimônia de abertura;
- Confirmar a presença dos componentes da mesa de honra/diretiva, e informar ao Cerimonial;
- Sobre a composição da mesa e pronunciamentos, consultar o Cerimonial sobre as sugestões antes do envio dos convites, para que haja definição de acordo com as normas protocolares;
- Informar aos participantes do evento as mudanças na programação geral. Providenciando os avisos necessários, e repassar ao Cerimonial;
- Informar aos componentes da mesa de honra/diretiva sobre os pronunciamentos e detalhes da cerimônia;
- Nomear os responsáveis por dar continuidade as apresentações, após a participação do Cerimonial na abertura do evento;
- O cerimonial conduz a abertura do evento até a apresentação do primeiro palestrante, em seguida, a coordenação assume a condução;
- Se for presencial, agendar, verificar e organizar o espaço que sediará o evento;
- Se for híbrido ou virtual, definir a plataforma e o canal de transmissão;
- Organizar/decorar a mesa de honra/diretiva no local, com a quantidade de cadeiras necessárias à cerimônia;
- Verificar junto ao setor responsável a disponibilidade de microfones adicionais e outros recursos para as apresentações culturais;