Esta página reúne informações sobre as atividades de gestão de documentos desenvolvidas pelo Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF).
Normatização da transferência de documentos de unidades da UFJF para o Arquivo Central
As normas e padrões aprovadas pelo Arquivo Central visam orientar e unificar os procedimentos técnicos dos integrantes do Sistema de Arquivos da UFJF, buscando garantir a gestão dos documentos arquivísticos na UFJF, nos termos da Resolução n. 15, de 31 de maio de 2011, do Conselho Superior.
A Coordenação de Arquivos Intermediários tem realizado o trabalho de identificação de massa documental acumulada por vários anos pela UFJF e que se encontra em um galpão no campus. Atualmente, para haver a transferência de documentos é necessário que o setor produtor inicie o trabalho de gestão documental em seu arquivo corrente sob a orientação técnica dos arquivistas. Antes de serem transferidos à guarda da Coordenação de Arquivos Intermediários, os documentos devem ser classificados, identificados com folha de rosto tipológica, organizados fisicamente em caixas de arquivo e registrados no Sistema de Gestão de Informações Arquivísticas.
Ainda, nenhum documento pode ser transferido sem autorização da Direção do Arquivo Central, visto que há de se proceder a uma transferência organizada e de acordo com o espaço disponível.
Os documentos que já cumpriram o prazo para eliminação, são transferidos para um espaço reservado, onde aguardam a Publicação do Edital de Ciência de Eliminação e a confecção do Termo de Eliminação de Documentos.
A normatização dos procedimentos de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da UFJF, em complemento à legislação federal, é competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
Sumário
Apresentação
De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/1991 (Lei de Arquivos), entende-se por gestão de documentos:
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
Nesse sentido, o Arquivo Central é responsável pela implementação da gestão unificada dos documentos produzidos e acumulados pelos órgãos e Unidades da UFJF no curso de suas atividades (finalísticas ou não). Para tanto, propõe e estabelece diferentes instrumentos, tais como diretrizes, normas e padrões, com vistas a garantir o acesso à informação nos termos da legislação vigente.
A equipe orienta os setores quanto a/ao:
padronização de tipologias documentais;
atribuição de códigos de classificação das tipologias documentais;
acondicionamento dos documentos arquivados;
padronização de etiquetas e espelhos identificadores dos documentos arquivados;
uso do sistema para armazenamento e recuperação das informações;
transferência de documento que já tenha cumprido os prazos de guarda em arquivo corrente.
Carta de Serviço
Público atendido:
- Setores e Unidades da UFJF
Serviços prestados
- Atendimento presencial (visitas);
- Orientação e capacitação;
- Divulgação de relatórios, normas e padrões.
Canais de atendimento
- Telefone: 32 2102 3984
- E-mail: gestao.documentos@ufjf.br
- SEI: Solicitação de Assessoria ao Arquivo Central (abre em nova aba)
Legislação
Página Legislação / Gestão Documental (abre em nova aba).
Estatísticas de Gestão
Página Dados de Gestão de Documentos (abre em nova aba).
Artigos
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