Política de Disparo de E-mail
A Política de Disparo de E-mail da Universidade Federal Juiz de Fora procura normatizar e organizar o envio de mensagens eletrônicas institucionais com o objetivo de disciplinar as datas, modelos de solicitação e segmentação de públicos para evitar spams e sobrecarga de disparos.
Para isso, a DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL organiza estes envios por diferentes canais de conteúdo de e-mail marketing. Cada um dos produtos possui uma linha editorial, público e periodicidade definidos pela DCI. O envio excessivo de mensagens acaba fazendo com que o destinatário ignore a maioria delas (prejudicando, assim, a potencialidade comunicativa esperada), a DCI envia e-mails aos públicos cadastrados apenas para divulgar assuntos muito específicos, de alto interesse institucional, ou seja, que tenham impacto para pelo menos 40% do público ao qual se dirigem. A DCI não realiza disparos de mensagens avulsas ou que não se encaixem nos canais criados. Isso se justifica para evitar múltiplos envios na mesma data e demandas internas que impossibilitam a previsibilidade da rotina de e-mail marketing.
De antemão, já é possível esclarecer a impossibilidade de atendimento nos seguintes casos:
- Comunicados sobre atividades desenvolvidas por organizações independentes da UFJF, que estejam sendo organizadas sem a participação direta da Universidade e que possam trazer resultados ou consequências sobre os quais a UFJF não possa atuar diretamente para a solução de possíveis problemas. Nesses casos, sugere-se a manutenção de um cadastro próprio pelos organizadores, para que possam entrar em contato com seus membros;
- Conteúdos voltados aos públicos da UFJF, porém que envolvam interesses da iniciativa privada;
Canais institucionais
Um canal é um produto de comunicação em formato de boletim que possui uma linha editorial, periodicidade e público alvo determinados de acordo com o planejamento de comunicação da UFJF e sua execução pelos núcleos da DCI. A Comunicação Institucional opera os seguintes canais de e-mail marketing:
- Comunica UFJF: Este canal tem por objetivo promover a identidade e a imagem da instituição junto aos servidores por meio do compartilhamento de informações sobre programas, projetos, ações e iniciativas nas diferentes seções que o compõe. O informativo ainda se propõe a valorizar o trabalho dos servidores e incentivar a comunicação horizontal e participativa. Semanalmente, às sextas-feiras, a Comunicação Institucional envia, para todos os servidores uma newsletter com uma compilação das princiapais notícias da semana e informes sobre eventos, editais, procedimentos administrativos e de gestão necessários, etc.
- Se liga na UFJF: A ideia é fortalecer a imagem institucional junto aos estudantes por meio de conteúdos que estabeleçam o diálogo com universo acadêmico, tais como: oportunidades internas e externas à universidade, divulgação e convites para participação em pesquisas (aprovadas pelo CEP/UFJF), eventos e outros. Toda quarta-feira a Comunicação Institucional envia, para discentes (de graduação e de pós-graduação) e outros interessados, previamente cadastrados conforme exige a LGPD, uma newsletter com os assuntos e pautas previamente selecionadas.
Observação:
A divulgação de notas informativas, eventos, pesquisas e campanhas será realizada como uma seção de um dos canais acima listados, de acordo com público a ser alcançado e a avaliação de prioridade pelo setor de Comunicação Institucional. Pedidos de disparo de e-mails com notas ou outros conteúdos destacados deverão ser avaliados antecipadamente – pela curadoria da DCI – para evitar excesso de envios.
- É fundamental que os órgãos da UFJF ou grupos que programem atividades que afetam o curso das atividades no campus façam a solicitação de divulgação por e-mail, nunca deixando de avisar a Comunicação sobre essas iniciativas. É o caso de interrupções no trânsito, alterações em horários de atendimento ao público, alterações em serviços que afetam a um amplo setor da comunidade, entre outros.
- Solicitações de envio/ disparo de e-mails (salvo os destinados ao canal UFJF INFORMA) devem ser feitas com, no mínimo, 48 horas de antecedência.
Envio direto de mensagens
Pró-reitorias, diretorias e comissões que necessitem se comunicar frequentemente com segmentos da comunidade interna (estudantes, docentes, técnicos administrativos e terceirizados) via e-mail institucional podem solicitar o envio de mensagens com temas/ assuntos específicos. Nesse caso, o responsável pelo setor deve estar ciente de que:
- As listas de e-mail institucional da UFJF só podem ser utilizadas para comunicações internas diretamente relacionadas às atribuições institucionais de cada setor;
- É proibida o uso das listas para uso pessoal e/ou sua utilização para finalidades não institucionais;
- As mensagens enviadas são de responsabilidade exclusiva do setor remetente;
- Antes do envio da mensagem, o texto deve ser submetido à rigorosa revisão de Português.
Notas de Falecimento (obituário)
A COMUNICAÇÂO da UFJF divulga notas de falecimento de servidores ativos e inativos, funcionários terceirizados e estudantes matriculados.
No caso de falecimento de parentes de primeiro grau e segundo grau de servidores ou de funcionários terceirizados (pai, mãe, filho ou filha, irmão ou irmã, cônjuge, tio, sogros, sobrinhos, avós, cunhados, etc.) a divulgação deverá ser feita pela unidade acadêmica/departamento/setor de referência. Os pedidos de publicação devem ser enviados para o e-mail: imagem@ufjf.br. As notas de falecimento de pessoas com vínculo direto com a UFJF serão enviadas para as listas de e-mail institucional. Caso a nota refira-se a ex-diretores, ex-reitores ou servidores com importância histórica para a UFJF, poderão ser publicadas notas no portal institucional da UFJF. Há famílias que preferem que não haja divulgação de nota, e a Instituição deve respeitar essa posição. O solicitante, antes enviar as informações do falecimento, deve se certificar de que a família concorda com a divulgação. As informações completas sobre o falecimento devem ser encaminhadas pelo solicitante, que se responsabiliza por sua exatidão. Não serão enviadas ou publicadas notas com errata ou correção de informações que tenham sido repassadas equivocadamente.
