por Adriely Furtado
Equipe do setor de manutenção da Pró-reitoria de Infraestrutura e Gestão da UFJF. Da esquerda para a direita: Reinaldo Chagas, Fábio Brum, Higor Coimbra e Edimilson Almeida. / FOTO: Adriely Furtado
Em pesquisa realizada por Fábio Martins Brum, Coordenador de Manutenção Civil e Reforma da Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão da UFJF, foi comprovado o aumento significativo do número de requisições no último ano. O estudo avalia o número total de requisições recebidas mensalmente, entre os meses de janeiro a maio deste ano, com o mesmo período em 2016.
Com o aumento de chamadas telefônicas e a cobrança cada vez maior em relação a informações sobre ao atendimento das requisições solicitadas, a equipe de manutenção percebeu o quanto as coisas estavam mudando e como consequência, o surgimento de maior contato do setor com a comunidade acadêmica. Existem algumas diferenças da situação atual para a que se encontrava anteriormente, em 2016: “Ao final do ano de 2015 estávamos com uma defasagem grande de mão de obra, a empresa terceirizada da época estava no fim do contrato, conduzindo a situação de forma indevida em relação ao cumprimento do mesmo. Neste período a sensação foi de que as unidades acadêmicas estavam desacreditadas, pois eles faziam solicitações e não conseguíamos atender. Esta fase foi uma luta”, Fábio comenta.
Quando a SM21 (atual empresa terceirizada de manutenção) iniciou suas atividades na UFJF, o foco do setor de manutenção foi atender as demandas, que se encontravam acumuladas: “Existia uma enorme demanda reprimida de pedidos de manutenção, sendo a estratégia do setor priorizá-las”, relata o Coordenador Fábio.
Em 2017, o quadro se inverteu. Segundo Fábio, a situação já era esperada: “É natural que as pessoas queiram mais. Já saímos do básico, e agora estamos avançando.” O primeiro sinal de que as mudanças estavam ocorrendo de forma acelerada foram os telefones, já que o número de ligações recebidas aumentou consideravelmente. Levando em conta a maior agitação, a equipe percebeu que seria necessário um novo planejamento. “Em reunião, foi constatado que estávamos perdendo tempo durante o deslocamento das equipes. Nós espalhávamos os trabalhadores pelo campus e com isso tínhamos várias rotas para deslocamento de mão de obra, material e ferramentas, gerando maior tempo gasto com transporte e gestão das equipes.”, explica Brum. A solução foi programar a execução dos serviços através de setores. A UFJF e as unidades externas ao Campus foram distribuídas ao longo de quatro grandes setores em função da posição geográfica, correspondendo em um total de 61 unidades. Assim, as diversas equipes são enviadas para uma unidade específica e são atendidas todas as requisições de serviço interno daquela região, facilitando o envio de material e a gestão dos trabalhadores na tarefa, e como consequência, maior eficiência no atendimento.
A Pesquisa
FONTE: PROINFRA
Edimilson Almeida, gerente de manutenção civil e um dos colaboradores do projeto, explica como foi o processo de recolhimento dos dados: “A partir do ano de 2016 começamos a fazer uma estatística do número de requisições que entram e que chegam através do SIGA e aquilo que a gente consegue executar. Criamos um banco de dados e gráficos estatísticos que nos mostravam esses índices, até chegarmos a esses resultados.”
O gerente ainda reitera como as solicitações ocorrem: “A unidade faz a requisição através do SIGA, que são separadas de acordo com sua área de atuação. Posteriormente, elas são agrupadas de acordo com os setores criados visando, como já citado, diminuir o tempo de deslocamento das equipes e dos materiais envolvidos. Semanalmente, repassamos o planejamento para a SM21 e, ao final do processo, eles nos dão um retorno do que foi executado. Assim, comparamos o quantitativo executado com o que chegou das unidades. A partir desses números, temos a percepção se houve acumulação de pedidos ou se estamos conseguindo atender de forma proporcional. Assim, traçamos estratégias para melhor atender a comunidade acadêmica.” Esse processo pode ser conferido com mais detalhes na página dedicada a manutenção.
As equipes avaliadas foram as responsáveis pela hidráulica, obras civis, pintura, marcenaria, serralheria, vidraçaria, pintura industrial e paisagismo, sendo que todos os setores apresentaram aumento. O menor número registrado é o setor de hidráulica com 2,16%; já o maior aumento foi o setor responsável pela vidraçaria, registrando quase 300%.
Fábio Brum avalia os resultados positivamente. “O setor acaba sendo reconhecido. É um sinal de que a nossa credibilidade entre a comunidade acadêmica aumentou. Quando te procuram significa que você está conseguindo atender de uma forma satisfatória. Se tivéssemos prestado um serviço de má qualidade, com certeza o resultado seria outro.”
O que muda
Quando questionado sobre o que mudará daqui para frente, Fabio não hesita: “Nós estamos fazendo um trabalho mais informativo com as pessoas, frisando que o setor não está mais realizando as pequenas reformas ou fabricações que costumávamos fazer, visto o aumento da demanda dos serviços de manutenção. A reforma exige muito tempo e, por isso, não conseguimos focar em nenhuma das duas (reforma ou manutenção). A nossa equipe tem uma capacidade produtiva limite, portanto, se eu travá-la por muito tempo em um local com serviços de reforma ou fabricação, as requisições de serviços vão acumular, o número de ligações aumentarão e, como consequência, a insatisfação também.”
O engenh
eiro também destaca os prejuízos que as pequenas reformas podem causar, visto que elas exigem mais materiais e, como conseqüência, podem faltar para uma manutenção corriqueira, por exemplo. “Estamos focando em manutenção. Tudo o que seja novo não estamos fazendo: Abertura de uma nova porta, construção de paredes e bancadas, fabricação de móveis e portões… É importante frisar que somente estamos atacando a infraestrutura já existente e trabalhando para mantê-la.”
O futuro é visto com otimismo pelo coordenador: “Esse ano estamos conseguindo dar uma respirada, planejar e direcionar melhor as equipes. Agora estamos focados. Ano passado tudo aconteceu na correria da urgência, já este ano, é o do planejamento. Creio que os próximos anos serão mais calmos, pois estamos trabalhando para deixar tudo direcionado.”
Edimilson confirma, e ainda finaliza: “A pergunta que estamos tentando responder a partir de agora é como conseguiremos aumentar a nossa produção com a mesma equipe e como manter a qualidade diante do aumento do número de pedidos. A resposta é o resumo de tudo o que o Fabio falou: otimizando, criando circuitos, melhorando a logística e ainda deixando de atender as reformas e fabricações, dando enfoque à manutenção.”
Os gráficos completos com dados detalhados podem ser conferidos em arquivo anexo.