O que é o inventário patrimonial?
Qual a importância do inventário patrimonial?
Quais são os prazos da minha Unidade?
O QUE É O INVENTÁRIO PATRIMONIAL?
O inventário patrimonial é um processo que busca registrar, de maneira detalhada, os bens de uma empresa. Apontado como um dos grandes desafios da gestão de patrimônio, a sua realização exige muita atenção. Afinal, listar corretamente todos os ativos físicos permite não só o controle dos equipamentos, como pode garantir a sua conservação e reduzir custos em manutenção. Assim, o inventário não apenas registra, como classifica de acordo com o seu uso e estado de conservação.
QUAL É A IMPORTÂNCIA DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL?
Quando o inventário patrimonial é realizado, são levantadas informações patrimoniais em cada bem, que permitem documentar que aquele insumo pertence e é controlado por uma organização. Auxilia, além disso, nas etapas de conciliação física X contábil. Como o inventário exige também a observação do estado de conservação e estabelecer um regime de uso, a tendência é que qualquer equipamento dure muito mais. Ter o registro desses ativos e um controle de entrada e saída dos mesmos permite total controle sobre o uso de cada ferramenta.
Um inventário patrimonial eficiente pode ser preparado em 6 etapas. Conheça agora quais são elas:
1 – Planejamento
Consiste no diagnóstico da situação atual da empresa, na análise das reais necessidades e na definição do planejamento em si. Ou seja, aqui a empresa deve listar todos seus bens, definir quais serão utilizados, quem será o responsável pela liberação dos equipamentos e outras questões relacionadas.
2 – Execução
Etapa de identificação de todos os bens físicos do negócio, com etiquetas numeradas e seriadas.
3 – Levantamento e conciliação
Aqui, são analisados saldos com o balancete, padronizadas descrições, verificar se os bens estão contabilizados e operacionalmente ativos, além de realizar a reconstituição contábil, caso necessário. É muito importante que as notas fiscais dos bens adquiridos sejam devidamente guardadas não só por questões de fiscalização, mas também para comprovar a movimentação e poder efetuar eventuais reparos.
4 – Saneamento
Etapa que busca eliminar as sobras – tanto as contábeis como as físicas –, analisado cada caso individualmente e buscando a solução mais adequada para tal. Ou seja, após organizar a documentação, haverá o domínio sobre o que ainda está em funcionamento, o que necessita reparos, o que pode ser vendido, entre outros.
5 – Implementação de normas e procedimentos
Hora de revisar ou criar normas para controle, movimentação e uso dos bens, com o principal objetivo de manter o controle e conservação do patrimônio. Na primeira etapa, definiu-se o que pode ser usado pelos colaboradores, quais equipamentos podem ser levados para reuniões externas, entre outros assuntos pertinentes. Agora, tudo deve ser transformado em regras, normas de conduta e orientações. É interessante compor um manual e fornecê-lo aos colaboradores.
6 – Finalização
Hora de transformar todas as informações captadas nos cinco passos anteriores em relatórios escritos e de imagens, com dados de todos os ativos patrimoniais da empresa. Essas descrições também podem ajudar na revisão do manual.
Fazer um inventário patrimonial não é tão simples, mas extremamente relevante para garantir o crescimento organizado e a manutenção adequada dos bens de uma instituição. O controle do patrimônio não é só uma medida burocrática, mas também inteligente de manter os ativos protegidos e conservados, evitando prejuízos e, consequentemente, garantindo economia em recursos.
(Fonte: https://syhus.com.br/2019/10/30/inventario-patrimonial)
Os prazos para a realização do inventário foram estipulados pela Pró-Reitoria de Infraestrutura através da Portaria 1974, DE 28 de novembro de 2022 (PROINFRA).
- Unidades acadêmicas – 30/11/2023
- Unidades administrativas – 30/11/2023
Veja aqui o resumo da última reunião com os diretores da UFJF (24/03/2023).
Acesse aqui a Apresentação sobre Levantamento de Bens.