Com o SEI, será possível o fluxo de documentos exclusivamente por meio eletrônico e o uso de papel será extinto, de forma gradual, na Universidade (Foto: Gustavo Tempone/UFJF)
Será lançado nesta segunda-feira, 1º de outubro, o ambiente de treinamento do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Com ele, todos os processos da instituição passarão ser abertos e tramitados exclusivamente em meio eletrônico.
O SEI foi instituído pela Portaria 001/2018 do Arquivo Central da UFJF, que credencia setores, habilita processos e cadastra usuários para utilização do sistema. Em fase de testes junto aos usuários, a plataforma pode ser acessada no Portal Sei UFJF, clicando no botão “Acesse o SEI!UFJF”, à direita da página. Na página seguinte, o servidor deve fazer login no sistema, informando número do Siape e senha do Siga.
A ideia é que os servidores de toda a Universidade acessem a plataforma na fase de treinamento, para conhecer suas funcionalidades e se familiarizem com o sistema. “Ao acessar o ambiente de treinamento do SEI, o servidor terá dois perfis, que podem ser vistos no canto superior direito. O primeiro mostra o setor onde o servidor está vinculado e o segundo, a plataforma de testes. A intenção é de que os usuários simulem aberturas de processos diversos e, no campo de testes, confira como o documento é recebido e gerado. O período de treinamento é justamente para que os usuários entrem em contato com o sistema”, informa o diretor do Arquivo Central, David Medeiros de Oliveira Sucar. Todos os documentos gerados pelo sistema no período de treinamento não terão validade.
Com o SEI, será possível, por exemplo, iniciar processos, controlá-los, fazer pesquisas avançadas de documentos – inclusive pelo inteiro teor – e despachar com a chefia sem a necessidade de carregar pastas de papel ou fazer assinaturas à mão, uma vez que uma das funcionalidades é a assinatura digital. Todas as outras funções do sistema estão dispostas na plataforma, no menu vertical à esquerda.
Profunda mudança cultural
O reitor da UFJF, Marcus Vinicius David, considera que a implantação vai exigir um grande esforço profissional dos servidores. “Vamos precisar de envolvimento e mudança de cultura. Por esse motivo, planejamos um processo gradual. O SEI vai permitir agilidade, automação, controle no fluxo de informações e utilização racional de recursos, evitando uso e desperdício de papel, por exemplo.”
De acordo com o pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan), Eduardo Salomão Condé, a adesão ao sistema é obrigatória. “Com a implantação completa, o uso de papel para processos será definitivamente descontinuado. Por isso é importante que todos os servidores aprendam a lidar com o sistema.”
Em longo prazo, a adesão ao sistema representa maior controle, economia de material, redução de prazos, melhor gestão arquivística de documentos, extinção da necessidade de espaço físico para arquivamento, redução de perda de pastas físicas e emissão de relatórios de tempo de tramitação de processos.
Implantação em todo o Brasil
A implantação do SEI é uma determinação do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, a ser cumprida em toda a administração pública do país. Segundo Condé, a adesão ao SEI foi realizada pela UFJF em 2017. De lá para cá foi criada uma comissão, feita a adesão formal e preparada a plataforma para uso na UFJF. “O sistema veio por cessão do Tribunal Regional Federal da 4ª Região ao Ministério do Planejamento. Trabalhamos fazendo as adaptações necessárias à nossa realidade e atualmente estamos implantando a plataforma de testes.”
Na UFJF, a adesão ao SEI foi monitorada e acompanhada por um comitê composto por representantes da Proplan, da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe), das unidades acadêmicas, da Coordenação de Suprimentos, Licitação e Pregão (Cosup) e da Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (Coesf). Dentro da Proplan, são responsáveis pela implantação do sistema o Arquivo Central, o Escritório de Projetos e o Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO).
Início com trâmites da Progepe
Após a fase de treinamento, o sistema será implantado aos poucos. “Vamos introduzir o SEI gradativamente, começando com trâmites da gestão de pessoas. Ao longo de 2019, a intenção é introduzir os demais”, projeta Condé. O primeiro processo a ser realizado de forma exclusivamente eletrônica na UFJF será o de Incentivo à Qualificação.
A pró-reitora da Progepe, Kátia Maria Silva de Oliveira e Castro, explica porque a pasta será a primeira a usar a plataforma. “No ano passado, implantamos internamente o projeto Mapeamento e Otimização de Processos (MOP), que tem nos ajudado a organizar todos os trâmites de trabalho no setor. Como já mapeamos o Processo de Incentivo à Qualificação, ele foi escolhido para ser disponibilizado no sistema a partir de novembro.”
Para Kátia, o uso do sistema representa uma mudança de hábito na Universidade. “Será uma transformação cultural com a qual todos nós precisaremos lidar, em prol da melhoria e da otimização do trabalho na instituição”, considera.
Cursos online ensinam a usar a plataforma
Dois cursos gratuitos de capacitação à distância voltados para manejo da plataforma estão disponíveis no site do SEI. O primeiro, oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), aborda a introdução ao sistema, operações com processos e documentos, utilização de ferramentas, recuperação de informações e manejo por usuários externos. O segundo curso é oferecido pelo Portal Colaborativismo, indicado para usuários que queriam aprofundar seus conhecimentos sobre o SEI.
Quase cem servidores de diversos setores da UFJF já foram capacitados presencialmente para uso da plataforma. A intenção é que esses servidores sirvam como multiplicadores do conhecimento adquirido em seus setores.