“…Caso os termos acadêmicos da parceria já tenham sido acordados entre os envolvidos, pedimos que nos envie a minuta do MoU para análise. Se a minuta estiver redigida em idioma estrangeiro, também deverá nos ser enviada uma cópia da mesma traduzida para o português por servidor público que comprovou sua proficiência no idioma estrangeiro e compatibilidade com suas atribuições. Estando a minuta adequada aos termos do PARECER REFERENCIAL N. 004/2024/SECON/PFUFJF/PGF/AGU (em anexo), que exige a adequação da mesma com relação aos itens de Justificativa, Tipo de Instrumento, Cláusula de Vigência, Cláusula de Solução de Controvérsias e Tradução da Minuta, o processo de oficialização do acordo entre as instituições poderá seguir pelos trâmites regulares”.
fluxograma simples com as etapas pra dar um panorama geral do processo, e depois o formulário SEI pra preencherem.
Depois de preencherem o formulário e de fornecer a tradução, como você pediu, o interessado deixa de participar do processo. Mesmo que participasse, os pormenores técnicos estão na nossa competência, não na dele. Dito de outro modo, por mais que o interessado saiba que existe um parecer referencial e quais itens devem ser observados na redação da minuta, ele não tem competência delegada para formular essa minuta ou atestar essa adequação, como tem a DRI. Nesse sentido, considero a atualização dos nossos modelos de acordo segundo o parecer referencial mais recente um mecanismo mais eficaz para agilizar o processamento dos acordos do que a prestação desse tipo de informação.
O texto preserva sua utilidade pra um POP para consulta da equipe da DRI, por exemplo, como você já sinalizou que queria fazer.
As parcerias internacionais podem se originar por iniciativa de docentes da própria UFJF ou por provocação de instituição ou rede estrangeira, representadas por seus docentes ou equipe de relações internacionais. Em ambos os casos, é importante contatar o Núcleo de Acordos da Diretoria de Relações Internacionais, que poderá prestar informações importantes para as negociações com o interlocutor apontado pela instituição internacional.
O passo a passo a seguir se aplica à formalização da parceria por iniciativa de servidor docente ou TAE da UFJF.
1) Delineamento da parceria (…Caso os termos acadêmicos da parceria já tenham sido acordados entre os envolvidos…)
Num primeiro momento, o interessado deve fazer um balanço da cooperação preexistente junto a seu ponto de contato na instituição estrangeira escolhida. Essa conversa inicial determinará os pontos a serem formalizados, como as atividades de cooperação, a que áreas acadêmicas ou administrativas estarão circunscritas, dentre outros pontos que possam surgir durante a conversa.
2) Escolha do instrumento jurídico (…pedimos que nos envie a minuta do MoU para análise. Se a minuta estiver redigida em idioma estrangeiro, também deverá nos ser enviada uma cópia da mesma traduzida para o português por servidor público que comprovou sua proficiência no idioma estrangeiro e compatibilidade com suas atribuições. )
Delineada a parceria passamos à etapa de escolha do instrumento jurídico mais adequado para formalizá-la. Essa fase também tem participação da instituição estrangeira que, em diálogo com a UFJF, escolherá o melhor instrumento cotejando as informações levantadas no exercício de delineamento com cada espécie de instrumento disponível. O núcleo de Acordos da DRI facilita esta etapa disponibilizando modelos institucionais de cartas, acordos e memorandos, dentre outros instrumentos. A utilização desses modelos não é obrigatória, mas pode acelerar não só as negociações como também a tramitação interna do instrumento escolhido. Para acessar nossos modelos, clique aqui.
3) Preencher o Formulário de Parceria Internacional
Antes de enviar a proposta de parceria, os interessados deverão preencher o Formulário de Parceria Internacional disponível aqui.
Nesse formulário, o interessado presta informações importantes para a tramitação do instrumento, obtidas durante as negociações com seu parceiro internacional.
4) Detalhamento da parceria e redação da minuta
Após a escolha do instrumento jurídico, os interessados deverão detalhar seus termos específicos. Deve-se atentar para pontos como objeto, vigência, contatos, endereços, responsáveis, mecanismo de solução de controvérsias, e outras aplicáveis a cada caso.
No caso das Cotutelas, deve-se atentar para a necessidade de definição de todo o rito acadêmico pertinente (onde, quando e em que proporção serão distribuídos os créditos entre cada instituição, como serão aproveitados os estudos feitos no exterior, onde será a defesa, como será a banca, que custos financeiros se aplicam e quem são os responsáveis por cada um, em que idioma será redigido o trabalho, etc.)
Essas informações vão gerar uma minuta de acordo, que precisará ser formalmente aprovada pela UFJF e pelo parceiro internacional, segundo os trâmites internos de cada instituição antes de iniciar a próxima etapa.
4) Trâmites de assinatura
Os trâmites de assinatura devem ocorrer em sequência, não paralelamente, em cada instituição.
Com a implementação do SEI e do parecer referencial 01/2022, a tramitação interna de acordos na UFJF se tornou muito mais simples e célere, de modo que o maior fator determinante do tempo de tramitação da parceria é justamente o tempo do parceiro internacional. Por essa razão, o núcleo de Acordos tem recomendado iniciar o processo de assinatura no exterior, para posterior conclusão na UFJF.
Recebido o acordo assinado pelo parceiro, a equipe da DRI fará a abertura e montagem do processo eletrônico de Acordo Internacional que tramitará pelas instâncias pertinentes, conforme a natureza do instrumento.
Via de regra, os acordos internacionais tramitam pela DRI, Coordenação de Convênios na PROPLAN, Pró-Reitorias e pelas Unidades Acadêmicas relacionadas com o tema do acordo. Se o instrumento se enquadrar no Parecer referencial 01/2022, não há necessidade de exame pela Procuradoria Jurídica.
A tramitação interna pode ser acompanhada em tempo real pelo SEI, informando o número de processo.
5) Assinatura e Vigência
A partir da aprovação interna pelos órgãos institucionais, o acordo é assinado pela autoridade competente e encaminhado à DRI, que se encarregará de notificar o parceiro internacional de sua conclusão bem sucedida; e à Coordenação de Convênios, que providenciará publicação do extrato do convênio em DOU e em seu site.
Os acordos celebrados na UFJF encontram-se aqui na íntegra em formato digital.
6) Acompanhamento e Renovação
Formalizado o instrumento, os interessados ficam habilitados a desenvolver as atividades de cooperação nele detalhadas.
Fiquem atentos ao prazo de vigência do acordo! Caso seja necessário mais prazo para execução das tarefas, ou caso haja interesse mútuo em continuar desenvolvendo ações de cooperação, o interessado deve notificar a DRI, informando resultados obtidos e a justificativa para a renovação. Se a notificação é feita com antecedência de pelo menos três meses do vencimento do acordo, existe a possibilidade de renovar o instrumento por meio de um termo aditivo de prazo, simplificando e acelerando muito a tramitação.
Do contrário, a DRI recomendará à Coordenação de Convênios o arquivamento da parceria, que poderá ser reativada seguindo os mesmos trâmites, quando houver novamente interesse institucional.
As parcerias internacionais podem se originar por iniciativa de docentes da própria UFJF ou por interesse direto da instituição ou rede estrangeira por meio de docentes ou da equipe de relações internacionais. Quando ocorre a segunda opção, o contato é feito diretamente à DRI, que segue com as negociações da parceria. Segue o passo a passo para a celebração da parceria com iniciativa própria de docente ou TAE da UFJF.