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Instituto de Ciências Humanas

Convidados(as) externos(as) – bancas e demais eventos

Resumo – Processo SEI – Formulário de Convidado Externo

  • Todos os documentos deverão ser encaminhados via SEI, impreterivelmente, com uma antecedência mínima de 30 dias do início da viagem para a unidade no SEI da Secretaria do ICH, com todas as autorizações de chefias e portarias já emitidas;
  • O processo de Afastamento no SEI deve ser aberto na MESA do Departamento;
  • Tela inicial SEI – Iniciar Processo (lado esquerdo);
  • Tipo do Processo – Formulário SCDP 04 – Concessão diárias/passagens convidados;
  • Preencher o Formulário e salvar;

Solicitar que o proposto se cadastre como usuário externo pelo link: https://www2.ufjf.br/sei/usuario-externo/, confira os dados do formulário, documentação e assine o formulário.

  • Disponibilizar o Processo para o usuário externo (Proposto), através do botão Gerenciar Disponibilizações de Acesso externo;
  • Liberar assinatura para o Proposto no Processo – Clicar no Formulário criado e em Gerenciar Liberações para assinatura externa.
  • Para assinar o proposto deve clicar no ícone da caneta e assinar com e-mail e senha.

Incluir documentos externos no Processo: Clicar no ícone (folha branca) – Incluir documento e selecionar externo – o Sistema permite anexar um arquivo de cada vez:

  • Anexar Formulário de dados pessoais do Proposto;
  • Anexar Folder do Evento; (se houver)
  • Anexar a Programação do Evento (Cronograma completo);
  • Anexar convite feito ao convidado;
  • Anexar aceite do convidado (Ex: print e-mail);
  • Anexar passagens.

Criar Grupo de Acompanhamento Especial:

  • Menu lateral – botão acompanhamento especial – grupos – criar novo;
  • Clicar no botão Acompanhamento Especial (Menu de Ferramentas do Processo) – localizar grupo e salvar.

Atribuir o Processo à Chefia Imediata para avaliação do requerimento:

  • Clicar no Botão Atribuir Processo – selecionar nome da Chefia Imediata;

Em seguida, a Chefia Imediata irá fazer a análise quanto a pertinência do convite e inserir despacho:

  • Inserir Despacho – Clicar em Incluir Documento;
  • Tipo do documento: SCDP 04.2 – Despacho Proponente;
  • Preencher os campos e clicar em confirmar os dados;
  • Não esquecer de salvar e assinar.

Atribuir o Processo à Direção (Proponente):

  • Inclusão do despacho com parecer favorável ou não favorável à participação do convidado no evento;
  • Salvar e assinar.

Após esse trâmite e deferimento da Chefia e Direção, o processo deverá ser encaminhado à Secretaria em prazo hábil para ser lançado no sistema SCDP;

Após a conclusão do evento/missão: Deverá ser inserido no Processo SEI, o relatório de viagem para prestação de Contas (com assinaturas do Proposto, Chefia de Departamento e Direção). Além disso, deverão ser anexadas cópias de passagens rodoviárias e/ou cartões de embarques aéreos (ida e volta). De posse desses documentos, a Secretaria fará os lançamentos devidos, no SCDP e finalizará os
processos.

Observação:

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