A ideia inicial para a implementação do Escritório de Processos da UFJF surgiu a partir da experiência dos TAE’s Administradores da Pró-reitoria de Planejamento (PROPLAN) em projetos de reestruturação de setores e de processos de trabalho ao longo dos anos de 2010 a 2012 (anos finais do programa REUNI). Dentre esses, destacam-se a Reestruturação do Processo de Compras, a Reestruturação do Setor de Convênios e a implementação do Sistema de Registro de Preços no âmbito da UFJF.
Entretanto, a pedra fundamental foi lançada a partir de 2014, quando membros da equipe realizaram dois cursos voltados à Gestão por Processos no setor público: um ministrado por um consultor em gestão de Instituições Públicas de Ensino Superior e outro realizado pela Esaf – Escola Superior de Administração Fazendária, no qual foi relatada a experiência do Serpro – Serviço Federal de Processamento de Dados, na implantação do seu Escritório de Processos.
Além desses, no primeiro semestre de 2015, ainda na fase de planejamento da implantação do Escritório, a equipe realizou um benchmarking com o Escritório de Processos da UFRGS, com o intuito de coletar experiências reais sobre a implantação da Gestão por Processos em Instituições Públicas de Ensino Superior, visto que a UFRGS é pioneira em gestão por processos no setor acadêmico.
Mas foi em janeiro de 2016, atendendo a diretrizes estratégicas estabelecidas no PDI/UFJF 2016-2020 – Plano de Desenvolvimento Institucional, que o Escritório de Processos foi efetivamente criado, por meio das portarias nº 13 e 15 de 2016, as quais tratam, respectivamente, da criação e da atribuição de funções ao Escritório.
Inicialmente, uma versão beta do Modelo de Governança de Processos da UFJF – documento que estabelece os fundamentos para a implantação e manutenção da Gestão por Processos na Universidade Federal de Juiz de Fora – foi redigido e nele foram estabelecidos projetos-piloto a serem conduzidos ao longo do primeiro semestre de 2016.
Todavia, por orientação da Administração Superior, os projetos-piloto foram alterados e passou-se a mapear e modelar processos organizacionais de cunho estratégico para a universidade, que estivessem contemplados nos macroprocessos organizacionais da instituição[1].
Ainda nesse sentido, para se conseguir resultados significativos em um curto ou médio prazo, foi acordado entre o Escritório de Processos e a Pró-reitoria de Planejamento (órgão interno ao qual o Escritório de Processos está vinculado) que, inicialmente, pelo menos ao longo dos dois primeiros níveis de maturidade em processos[2], todos os processos organizacionais seriam mapeados e modelados com vistas à automação por meio do SIGA – Sistema Integrado de Gestão Acadêmica.
Essa estratégia constituiu-se não somente por empirismo, mas tendo por base direcionamentos estratégicos do próprio PDI e do diagnóstico institucional de demandas administrativas realizado no âmbito do Programa de Gestão da Qualidade (GESQUALI), conduzido pela Pró-Reitoria de Planejamento em 2014, o qual constatou, junto aos gestores das Unidades Acadêmicas, que os principais gargalos administrativos encontram-se na Administração Central, sejam em atividades meio ou nas atividades finalísticas. Desse modo, constatou-se que, ao atacar vícios de gestão na Administração Central, a repercussão positiva para os clientes internos e externos da instituição seria muito mais expressiva e os resultados chegariam com muito mais rapidez.
Assim, a UFJF está na vanguarda da gestão pública ao estabelecer, por meio do Escritório de Processos, princípios, políticas, diretrizes e melhores práticas em Gestão por Processos que visem à eficiência na utilização dos recursos públicos, à satisfação das demandas dos clientes internos e externos, à transparência pública e à efetividade de suas ações no campo do ensino, da pesquisa e da extensão.
[1] Vide cadeia de valor – Macroprocessos Institucionais da UFJF (PDI/UFJF, 2016-2020).
[2] Vide Estágios de Maturidade em Processos (MGOP/UFJF, 2016).