O Escritório de Processos da UFJF, em conjunto com os professores da Faculdade de Administração e Ciências Contábeis (FACC), Lívia Almada, Víctor Paradela e Virgílio Oliveira, com a participação dos bolsistas de treinamento profissional Lucas Aucar, Márcio Leite, Marcus Vinícius Miranda e Bianca Agatha, com a direção da Pró-reitora de Gestão de Pessoas, Kátia Castro, além da colaboração de todos os servidores dessa Pró-reitoria, participa de projeto pioneiro na UFJF, denominado Mapeamento e otimização de processos (MOP).
Trata-se de um projeto no qual os processos organizacionais da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe) estão sendo inteiramente mapeados. O propósito principal é mapear e modelar os processos da Progepe com vistas à otimização das diversas rotinas de trabalho de seus setores internos (coordenações e gerências).
Com início em março/2017 e previsão de conclusão para junho/2018, o MOP está sendo conduzido conforme a seguinte programação:
- Descrição dos processos de trabalho dos setores internos;
- Identificação de pontos de convergência entre processos e atividades;
- Identificação de lacunas;
- Identificação de handoffs;
- Identificação dos responsáveis por cada atividade e tarefa;
- Descrição minuciosa dos processos com elaboração de procedimentos operacionais padrão (POPs);
- Proposição de melhorias;
- Redesenho dos processos;
- Implementação das melhorias.
A vida funcional de todos os servidores que operam para a realização da missão institucional da UFJF depende diretamente das atividades empreendidas pela Progepe, daí a relevância desse esforço.