Em novembro foi implementado o novo módulo da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa. Esse módulo foi o primeiro a ser implementado tendo como base o novo processo de desenvolvimento de novos sistemas do SIGA, no qual todo o processo é modelado pelo Escritório de Processos e, posteriormente, a partir da modelagem do processo, ele é automatizado pelo CGCO na plataforma SIGA.
Essa sistemática foi colocada em prática a partir da criação do Escritório de Processos, em janeiro de 2016, com a finalidade de reduzir erros de desenvolvimento e também retrabalho para os Analistas do CGCO. Além disso, como o Escritório de Processos está focado no processo, e não somente no sistema, a análise de melhorias do processo ajuda a trazer mais eficiência ao setor bem como traz novas possibilidades de imprimir mais qualidade aos serviços prestados pela UFJF.
Além da automatização, a Gestão por Processos pode contribuir também para a gestão do Conhecimento e para a Gestão por Competências, duas estratégias de gestão que vem sendo trabalhadas pelo Escritório de Processos em conjunto com outros órgãos internos. Tanto a Gestão por Competências quanto a Gestão do Conhecimento encontram-se amparadas no Plano de Desenvolvimento Institucional da UFJF para o período de 2015 a 2019, sendo a Gestão por Competências uma estratégia a ser desenvolvida pela PROGEPE.
Contribuímos para a Gestão do Conhecimento no momento em que externalizamos o processo de trabalho do setor, trazendo mais transparência e a possibilidade de compartilhar conhecimento. Da mesma forma, contribuímos para a Gestão por Competências no momento em que a partir do mapeamento é possível descrever o cargo e trabalhar as competências necessárias para exercê-lo.
A expectativa dessa automação é tornar o processo de inscrição ágil e todo ele realizado dentro da plataforma SIGA, ou seja, todo o processo será on-line desde a inscrição, perpassando pelo comitê de avaliação até o aceite do bolsista e a inscrição do mesmo pelo docente responsável. Além de facilidades como a redução de demanda por atendimento presencial (retirada da necessidade de ir à Central de Atendimento para solicitar o certificado de conclusão do projeto de pesquisa), o propósito maior é otimizar o processo de negócio fornecendo melhorias para alunos, docentes e servidores. Tornar os projetos de pesquisa da UFJF mais eficientes, ágeis, transparentes e dinâmicos é a proposta do Escritório de Processos.
Trabalhando nessa mesma sistemática a expectativa é que em breve outros dois novos módulos sejam implementados: o do Setor de Estágios da PROGRAD e o de Transferência de itens patrimoniais da Gerência de Patrimônio.