Cadastrar um Estágio
Para começar um estágio é preciso cumprir etapas de cadastro de informações, registro e assinatura de documentos. As atividades de estágio somente podem começar depois que todas estas etapas forem cumpridas e o estágio estiver homologado (todos os documentos assinados e validados pela Gerência de Estágios).
Nesta página está detalhado o passo a passo deste processo, em 14 etapas.
Para visualização em melhor qualidade, baixe o fluxograma acima no link a seguir: Etapas do Cadastro de Estágios – Fluxograma (arquivo .pdf, 399 KB).
Sumário:
- Etapa 1: Conhecer o Regulamento da Comissão Orientadora de Estágios (COE Design) e demais documentos que regem a realização de estágios
- Etapa 2: Ser aprovado(a) em uma vaga de estágio
- Etapa 3: Contato com a COE Design
- Etapa 4: Matrícula na disciplina “Estágio”
(Somente para Estágio Obrigatório, no caso de Estágio Não obrigatório, seguir para Etapa 5) - Etapa 5: Registro do estágio no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA)
- Etapa 6: Aguardar liberação de documentos no SIGA
- Etapa 7: Providenciar cadastro de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
- Etapa 8: Enviar os documentos de Termo de Compromisso de Estágio (TCE) e Plano de Atividades de Estágio (PAE) para COE Design
- Etapa 9: Aguardar registro dos documentos no SEI e aviso para assinaturas
- Etapa 10: Assinar os documentos de estágio no SEI e monitorar a assinatura das pessoas da concedente
- Etapa 11: Avisar à COE Design que as assinaturas da concedente estão completas
- Etapa 12: Aguardar a notificação de homologação do estágio
- Etapa 13 (caso o estágio seja homologado): Salvar os documentos assinados e enviar para a concedente
- Etapa 14 (caso o estágio não seja homologado): Fazer as alterações necessárias e retomar o processo
- Nota
Etapa 1: Conhecer o Regulamento da Comissão Orientadora de Estágios (COE) e demais documentos que regem a realização de estágios
Conhecer todas as regras relacionadas à realização de estágios é crucial para saber se a atividade que você vai realizar está de acordo com a legislação e as definições da universidade e do curso. Veja mais informações sobre a COE na página Cursos e COEs, no site da Gerência de Estágios.
Etapa 2: Ser aprovado(a) em uma vaga de estágio
Veja as dicas sobre como buscar vagas na página Encontrar um Estágio. Uma vez consolidada a sua aprovação em um estágio, você deve entrar em contato com a COE Design para ter indicação de professor(a) orientador(a) para, depois, fazer o cadastro no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA).
Etapa 3: Contato com a COE Design
Quando já tiver em mãos os dados do estágio, você deve entrar em contato com a COE Design por meio do preenchimento do Formulário de Informações sobre registro de Estágio em Design. Ao receber as informações, a COE Design faz uma avaliação das atividades para enviar uma resposta indicando um(a) professor(a) orientador(a).
Clique aqui para enviar o formulário: Informações sobre registro de Estágio em Design.
Etapa 4: Matrícula na disciplina “Estágio”
A etapa 4 deve ser realizada somente no caso de Estágio Obrigatório. No caso de Estágio Não obrigatório, seguir para Etapa 5.
Entrar em contato com a Coordenação do Bacharelado em Design através de email coordenacao.design@ufjf.br para solicitar a realização de matrícula na disciplina “Estágio” do curso.
Etapa 5: Registro do estágio no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA)
Depois de ter recebido a indicação de professor(a) orientador(a) pela COE Design e de ter feito a matrícula na disciplina “Estágio” (somente no caso de Estágio Obrigatório), você deve cadastrar as informações de estágio no SIGA, seguindo as Orientações da Gerência de Estágios, disponível no documento Passo a Passo Solicitação de Estágios (Arquivo .pdf, 213 KB).
Etapa 6: Aguardar liberação de documentos no SIGA
As informações cadastradas no SIGA são avaliadas pela Coordenação de Estágios e, caso a atividade seja aprovada, os documentos de Termo de Compromisso de Estágio (TCE) e Plano de Atividades de Estágio (PAE) são liberados. Provavelmente, você vai receber um email automático com o aviso de liberação dos documentos, mas você pode também acompanhar o andamento pelo SIGA.
Etapa 7: Providenciar cadastro de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de gestão de documentos da UFJF. Os documentos de estágio são registrados no SEI para poderem ser validados e assinados eletronicamente, substituindo assim as assinaturas à caneta e o trâmite de papéis. Para que possam acessar e assinar os documentos que serão lançados no SEI, o(a) estudante, a pessoa responsável pela concedente e o(a) supervisor(a) do estágio precisam fazer seus cadastros na plataforma como usuários externos.
Indicamos que, enquanto aguarda a liberação dos documentos de estágio, o(a) estudante já providencie seu cadastro como usuário externo do SEI, e que comunique-se com o(a) supervisor(a) de estágio e a pessoa responsável pela concedente para sugerir que façam o mesmo. Este cadastro pode demorar alguns dias e, caso não seja providenciado a tempo, pode atrasar o processo de registro e assinatura dos documentos.
As orientações para cadastro de usuário externo estão na página de usuário externo do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
O cadastro é feito uma única vez. Assim, caso você ou as pessoas da concedente já tenham feito o cadastro em alguma outra oportunidade, não há necessidade de refazê-lo.
Etapa 8: Enviar os documentos de Termo de Compromisso de Estágio (TCE) e Plano de Atividades de Estágio (PAE) para COE Design
Depois que os documentos TCE e PAE forem liberados no SIGA, o(a) estudante deve baixa-los e convertê-los para formato JPEG na resolução 843 X 1192 (esta definição é importante para que os documentos sejam corretamente visualizados no SEI). Em seguida, enviar os documentos em formato JPEG para a COE Design por meio do Formulário de Envio de TCE e PAE.
Clique aqui para enviar o formulário: Envio de TCE e PAE
Etapa 9: Aguardar registro dos documentos no SEI e aviso para assinaturas
A COE Design abre um processo no SEI, faz o registro dos documentos TCE e PAE e libera o acesso para as assinaturas. O processo é compartilhado com o(a) estudante, que pode acompanhar o andamento acessando a plataforma.
Etapa 10: Assinar os documentos de estágio no SEI e monitorar a assinatura das pessoas da concedente
A plataforma SEI envia um aviso automático informando que os documentos foram liberados. Ao receber o aviso, o(a) estudante deve acessar a plataforma e registrar sua assinatura. Além disso, sugerimos que acompanhe o registro de assinaturas no processo e que entre em contato com a pessoa responsável da concedente e com o(a) supervisor(a) do estágio caso verifique que há demora. Este monitoramento feito pelo(a) estudante é importante para não termos atrasos no processo.
Normalmente, o TCE é assinado por:
- estudante;
- responsável da concedente;
- instituição de ensino (Coordenação de Estágios).
Já o PAE é assinado por:
- estudante;
- supervisor(a);
- orientador(a);
- Comissão Orientadora de Estágios (COE).
Em caso de dúvida, confira os nomes registrados no final de cada documento.
Etapa 11: Avisar à COE Design que as assinaturas da concedente estão completas
Assim que as assinaturas do(a) estudante, da pessoa responsável pela concedente e do(a) supervisor(a) de estágio forem registradas, o(a) estudante deve enviar uma mensagem de aviso para a COE, no e-mail comissao.coedesign@ufjf.br . Assim, a COE pode seguir com as etapas de assinatura dos professores e encaminhamento do processo para a Coordenação de Estágios. O(A) estudante pode acompanhar o andamento do processo acessando a plataforma Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Etapa 12: Aguardar a notificação de homologação do estágio
Após assinatura de todas as partes, a COE Design encaminha o processo para a Gerência de Estágios, que é responsável por conferir toda a documentação e registrar a última assinatura no TCE. A Gerência de Estágios envia uma notificação avisando sobre a homologação do estágio, caso o processo tenha sido aprovado.
Etapa 13 (caso o estágio seja homologado): Salvar os documentos assinados e enviar para a concedente
Ao final você deve gerar um PDF dos documentos TCE e PAE assinados a partir do SEI. Basta acessar o processo na plataforma, selecionar cada um dos documentos na lista de itens à esquerda, e escolher o ícone de impressora (imprimir web) para salvar o arquivo do documento com assinaturas. Você deve guardar uma cópia dos documentos e enviar uma cópia para a concedente.
Etapa 14 (caso o estágio não seja homologado): Fazer as alterações necessárias e retomar o processo
Se o processo não for aprovado você deve fazer as alterações necessárias, de acordo com as indicações da Gerência de Estágios, para retomar o processo.
Nota
A descrição acima registra e detalha apenas as etapas que estão relacionadas a atividades realizadas pelo(a) estudante. Caso queira consultar o documento original com a definição de todas as etapas do processo, veja o Procedimento Operacional Padrão (POP PGD), elaborado pela Coordenação de Estágios.